ตัวอย่าง SOP และ Work Instruction (WI) ของงาน HR ฉบับสมบูรณ์

หลายครั้งที่เห็นคำถามในกลุ่ม HR ว่า “ใครมีตัวอย่าง WI หรือ SOP ของงาน HR บ้าง?” — เป็นคำถามที่เจอซ้ำบ่อยมาก เพราะงาน HR มีกระบวนการเยอะ แต่หลายบริษัทยังไม่เคยจัดทำ SOP อย่างเป็นระบบ

บทความนี้รวบรวม ตัวอย่าง SOP และ Work Instruction (WI) ของงาน HR ที่ใช้งานได้จริง พร้อมคำอธิบาย ขั้นตอน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง — เอาไปปรับใช้ตามบริบทบริษัทได้เลยค่ะ

SOP กับ Work Instruction (WI) ต่างกันยังไง?

ก่อนจะเริ่ม มาทำความเข้าใจก่อนว่า SOP กับ WI ต่างกันอย่างไร เพราะหลายคนยังสับสน:

	SOP (Standard Operating Procedure)	WI (Work Instruction)
ระดับ	ภาพรวมของกระบวนการ	รายละเอียดวิธีทำแต่ละขั้นตอน
ตอบคำถาม	ทำอะไร? ใครรับผิดชอบ? ลำดับขั้นตอนเป็นอย่างไร?	ทำยังไง? กดตรงไหน? กรอกอะไร?
ตัวอย่าง	SOP การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน	WI วิธีลงประกาศงานบน JobThai
ความยาว	1-5 หน้า	อาจยาวกว่า เพราะมี Screenshot/รูปประกอบ

สรุปง่ายๆ: SOP = แผนที่ | WI = คู่มือนำทางแบบ step-by-step

SOP ของงาน HR ที่ควรมี (เรียงตาม Employee Life Cycle)

การจัดทำ SOP ตาม Employee Life Cycle ช่วยให้ครอบคลุมทุกกระบวนการตั้งแต่พนักงานเข้ามาจนออกจากองค์กร:

1. SOP Recruitment — การสรรหาและคัดเลือก

วัตถุประสงค์: ให้กระบวนการสรรหามีมาตรฐาน โปร่งใส และได้คนที่เหมาะสมกับตำแหน่ง

ขั้นตอนหลัก:

1. หัวหน้าแผนกส่ง ใบขอกำลังคน (Manpower Requisition) ให้ HR พร้อมระบุ JD และคุณสมบัติ
2. HR ตรวจสอบอัตรากำลังและขออนุมัติจากผู้บริหาร
3. ลงประกาศตำแหน่งงาน (JobThai, LinkedIn, เว็บไซต์บริษัท)
4. คัดกรองใบสมัคร (Screening) — เทียบกับ JD
5. นัดสัมภาษณ์รอบ 1 (HR) และรอบ 2 (หัวหน้าแผนก)
6. ประเมินผลสัมภาษณ์ด้วย แบบประเมินมาตรฐาน
7. ตรวจสอบ Reference Check
8. ออก Offer Letter และนัดวันเริ่มงาน

เอกสารที่เกี่ยวข้อง: ใบขอกำลังคน, Job Description, แบบประเมินสัมภาษณ์, Offer Letter Template

ผู้รับผิดชอบ: HR Recruiter, หัวหน้าแผนก, ผู้บริหาร (อนุมัติ)

2. SOP Onboarding — การรับพนักงานเข้างาน

วัตถุประสงค์: ให้พนักงานใหม่พร้อมทำงานเร็วที่สุด และรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

ขั้นตอนหลัก:

1. ก่อนวันเริ่มงาน: เตรียมเอกสาร, อุปกรณ์, Email, บัตรพนักงาน
2. วันแรก: ปฐมนิเทศ (แนะนำบริษัท, นโยบาย, สวัสดิการ), แนะนำทีมและหัวหน้า
3. สัปดาห์แรก: มอบหมายงาน, แนะนำ Buddy/Mentor, ทำความเข้าใจ KPI
4. 30 วัน: ติดตามผล, รับ Feedback จากหัวหน้า
5. 90 วัน: ประเมินช่วงทดลองงาน, ตัดสินใจบรรจุ
6. 119 วัน: ส่งแบบประเมินทดลองงานให้หัวหน้าแผนก (ก่อนครบ 120 วันตาม กม.แรงงาน)

เอกสารที่เกี่ยวข้อง: Onboarding Checklist, สัญญาจ้างงาน, แบบประเมินทดลองงาน, คู่มือพนักงาน

3. SOP Leave Management — การลางาน

วัตถุประสงค์: ให้การลางานเป็นระบบ ถูกต้องตามกฎหมาย และตรวจสอบได้

ขั้นตอนหลัก:

1. พนักงานยื่นใบลา (ระบบออนไลน์หรือแบบฟอร์ม) ล่วงหน้าตามระเบียบ
2. หัวหน้าแผนกอนุมัติ/ไม่อนุมัติ พร้อมเหตุผล
3. HR บันทึกเข้าระบบ ตัดยอดวันลาคงเหลือ
4. สรุปรายงานการลาประจำเดือน ส่งให้ Payroll

ประเภทการลาตามกฎหมาย: ลาป่วย (≤30 วัน/ปี มีค่าจ้าง), ลากิจ (≥3 วัน/ปี มีค่าจ้าง), ลาพักร้อน (≥6 วัน/ปี หลังทำงานครบ 1 ปี), ลาคลอด (98 วัน), ลาทหาร (≤60 วัน), ลาบวช (ตามระเบียบบริษัท)

เอกสารที่เกี่ยวข้อง: แบบฟอร์มลางาน, ตารางสรุปวันลาคงเหลือ, ใบรับรองแพทย์ (กรณีลาป่วย ≥3 วัน)

4. SOP Payroll — การทำเงินเดือน

วัตถุประสงค์: ให้การจ่ายเงินเดือนถูกต้อง ตรงเวลา และเป็นไปตามกฎหมาย

ขั้นตอนหลัก:

1. รวบรวมข้อมูล: วันทำงาน, OT, ลา, หักเงิน, เบี้ยเลี้ยง, คอมมิชชั่น
2. คำนวณเงินเดือน: เงินได้ − หัก (ประกันสังคม, ภาษี, กองทุนสำรอง)
3. ตรวจสอบความถูกต้อง (HR ตรวจ + หัวหน้าแผนกยืนยัน OT)
4. ผู้บริหารอนุมัติ
5. โอนเงินเข้าบัญชีพนักงาน
6. ออกสลิปเงินเดือน
7. นำส่ง ภ.ง.ด.1, ประกันสังคม ภายในกำหนด

เอกสารที่เกี่ยวข้อง: Payroll Checklist, ตารางคำนวณเงินเดือน, สลิปเงินเดือน, แบบ ภ.ง.ด.1

5. SOP Performance Review — การประเมินผลงาน

วัตถุประสงค์: ให้การประเมินผลงานเป็นธรรม โปร่งใส และนำไปสู่การพัฒนาพนักงาน

ขั้นตอนหลัก:

1. ต้นปี/ต้นไตรมาส: หัวหน้าและลูกทีมร่วมกำหนด KPI (3-5 ตัว/คน)
2. ระหว่างปี: ติดตามผลรายเดือน/ไตรมาส, ให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอ
3. ปลายปี: ประเมินผลงานเทียบกับเป้าหมาย, พนักงานประเมินตนเอง
4. สื่อสารผล: หัวหน้าคุยกับลูกทีม 1-on-1 เพื่อแจ้งผลและรับ Feedback
5. วางแผนพัฒนา: จัดทำ IDP (Individual Development Plan) สำหรับปีถัดไป
6. เชื่อมโยงผลลัพธ์: นำผลไปประกอบการปรับเงินเดือน, โบนัส, เลื่อนตำแหน่ง

เอกสารที่เกี่ยวข้อง: แบบฟอร์ม KPI, แบบประเมินผลงาน, แบบฟอร์ม IDP, Calibration Sheet

💡 อ่านเพิ่มเติม: KPI คืออะไร และทำไมองค์กรต้องมี (EP.1)

6. SOP Offboarding — การลาออก/พ้นสภาพ

วัตถุประสงค์: ให้กระบวนการลาออกเป็นระบบ ส่งมอบงานครบ และรักษาความสัมพันธ์ที่ดี

ขั้นตอนหลัก:

1. พนักงานยื่นใบลาออก ล่วงหน้าตามสัญญาจ้าง (โดยทั่วไป 30 วัน)
2. HR รับเรื่องและนัด Exit Interview
3. หัวหน้าแผนกจัดทำ แผนส่งมอบงาน
4. พนักงานคืนทรัพย์สินบริษัท (บัตร, Laptop, กุญแจ, Uniform)
5. HR คำนวณเงินงวดสุดท้าย (เงินเดือน + วันลาที่ไม่ได้ใช้ + เงินอื่นๆ)
6. ปิดสิทธิ์ระบบ (Email, VPN, Access Card)
7. ออก หนังสือรับรองการทำงาน

เอกสารที่เกี่ยวข้อง: ใบลาออก, Exit Interview Form, Offboarding Checklist, หนังสือรับรองการทำงาน

ตัวอย่าง Work Instruction (WI) ของงาน HR ที่ใช้บ่อย

Work Instruction เป็นคู่มือปฏิบัติงานแบบ step-by-step ที่ลงรายละเอียดมากกว่า SOP เหมาะสำหรับพนักงาน HR ใหม่หรืองานที่ต้องทำซ้ำบ่อยๆ:

รหัส	ชื่อ Work Instruction	ใช้เมื่อไหร่
WI-HR-001	วิธีลงประกาศงานบน JobThai / LinkedIn	เปิดรับสมัครพนักงานใหม่
WI-HR-002	วิธีคำนวณ OT ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน	ทำ Payroll ทุกเดือน
WI-HR-003	วิธีขึ้นทะเบียนประกันสังคมพนักงานใหม่ (สปส.1-03)	มีพนักงานเข้าใหม่
WI-HR-004	วิธีออกหนังสือเตือนพนักงาน	พนักงานกระทำผิดระเบียบ
WI-HR-005	วิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1)	ทำ Payroll และนำส่งสรรพากร
WI-HR-006	วิธียื่นแบบประกันสังคม (สปส.1-10) ออนไลน์	นำส่งเงินสมทบทุกเดือน
WI-HR-007	วิธีจัดทำ Individual Development Plan (IDP)	หลังประเมินผลงาน
WI-HR-008	วิธีดำเนินการ Exit Interview	พนักงานลาออก

Tips สำหรับคนที่เพิ่งเริ่มทำ SOP

1. ไม่ต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน — เริ่มจากกระบวนการที่ “ผิดพลาดบ่อย” หรือ “ถามซ้ำบ่อย” ก่อน
2. เขียนให้คนใหม่อ่านแล้วทำได้เลย — ถ้ายังต้องถามต่อ แสดงว่ายังไม่ละเอียดพอ
3. ใส่ Flowchart ง่ายๆ — ไม่ต้องสวย ขอให้เข้าใจลำดับขั้นตอนได้
4. ระบุผู้รับผิดชอบให้ชัด — ทุกขั้นตอนต้องมีเจ้าของ
5. Review ทุก 6 เดือน — กระบวนการเปลี่ยน SOP ต้องเปลี่ยนตาม
6. เก็บไว้ที่เข้าถึงได้ง่าย — SOP ที่เก็บในลิ้นชักไม่มีใครใช้ ควรอยู่บน Google Drive หรือระบบที่ทุกคนเข้าถึงได้

Template โครงสร้าง SOP มาตรฐาน

ถ้าจะเขียน SOP สักฉบับ ควรมีหัวข้อเหล่านี้:

• ชื่อ SOP: เช่น SOP-HR-001 การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน
• วัตถุประสงค์: ทำไมถึงต้องมี SOP นี้
• ขอบเขต: ใช้กับใคร/แผนกไหน
• คำจำกัดความ: คำศัพท์ที่ต้องเข้าใจตรงกัน
• ผู้รับผิดชอบ: ใครทำอะไร
• ขั้นตอนปฏิบัติ: Step-by-step (ส่วนหลัก)
• เอกสารที่เกี่ยวข้อง: ฟอร์ม, Template, Checklist
• Flowchart: แผนภาพกระบวนการ
• ประวัติการแก้ไข: Version, วันที่, ผู้แก้ไข

บทความที่เกี่ยวข้อง

• สารบัญ JD + KPI ครบทุกตำแหน่ง — ดูตัวอย่าง Job Description ของทุกตำแหน่งในแต่ละแผนก
• สารบัญ KPI ครบทุกตัวชี้วัด — สูตรคำนวณ Benchmark และ Best Practices ของทุก KPI
• KPI คืออะไร (Excel Performance EP.1) — เรียนรู้พื้นฐาน KPI และเริ่มทำใน Excel

---

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยจัดการ KPI และประเมินผลพนักงานอย่างเป็นระบบ EsteeMATE ช่วยให้คุณตั้ง KPI, ติดตามผล, และประเมินพนักงานได้ในที่เดียว ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่นี่