หลายครั้งที่เห็นคำถามในกลุ่ม HR ว่า “ใครมีตัวอย่าง WI หรือ SOP ของงาน HR บ้าง?” — เป็นคำถามที่เจอซ้ำบ่อยมาก เพราะงาน HR มีกระบวนการเยอะ แต่หลายบริษัทยังไม่เคยจัดทำ SOP อย่างเป็นระบบ
บทความนี้รวบรวม ตัวอย่าง SOP และ Work Instruction (WI) ของงาน HR ที่ใช้งานได้จริง พร้อมคำอธิบาย ขั้นตอน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง — เอาไปปรับใช้ตามบริบทบริษัทได้เลยค่ะ
SOP กับ Work Instruction (WI) ต่างกันยังไง?
ก่อนจะเริ่ม มาทำความเข้าใจก่อนว่า SOP กับ WI ต่างกันอย่างไร เพราะหลายคนยังสับสน:
| SOP (Standard Operating Procedure) | WI (Work Instruction) | |
|---|---|---|
| ระดับ | ภาพรวมของกระบวนการ | รายละเอียดวิธีทำแต่ละขั้นตอน |
| ตอบคำถาม | ทำอะไร? ใครรับผิดชอบ? ลำดับขั้นตอนเป็นอย่างไร? | ทำยังไง? กดตรงไหน? กรอกอะไร? |
| ตัวอย่าง | SOP การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน | WI วิธีลงประกาศงานบน JobThai |
| ความยาว | 1-5 หน้า | อาจยาวกว่า เพราะมี Screenshot/รูปประกอบ |
สรุปง่ายๆ: SOP = แผนที่ | WI = คู่มือนำทางแบบ step-by-step
SOP ของงาน HR ที่ควรมี (เรียงตาม Employee Life Cycle)
การจัดทำ SOP ตาม Employee Life Cycle ช่วยให้ครอบคลุมทุกกระบวนการตั้งแต่พนักงานเข้ามาจนออกจากองค์กร:
1. SOP Recruitment — การสรรหาและคัดเลือก
วัตถุประสงค์: ให้กระบวนการสรรหามีมาตรฐาน โปร่งใส และได้คนที่เหมาะสมกับตำแหน่ง
ขั้นตอนหลัก:
- หัวหน้าแผนกส่ง ใบขอกำลังคน (Manpower Requisition) ให้ HR พร้อมระบุ JD และคุณสมบัติ
- HR ตรวจสอบอัตรากำลังและขออนุมัติจากผู้บริหาร
- ลงประกาศตำแหน่งงาน (JobThai, LinkedIn, เว็บไซต์บริษัท)
- คัดกรองใบสมัคร (Screening) — เทียบกับ JD
- นัดสัมภาษณ์รอบ 1 (HR) และรอบ 2 (หัวหน้าแผนก)
- ประเมินผลสัมภาษณ์ด้วย แบบประเมินมาตรฐาน
- ตรวจสอบ Reference Check
- ออก Offer Letter และนัดวันเริ่มงาน
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: ใบขอกำลังคน, Job Description, แบบประเมินสัมภาษณ์, Offer Letter Template
ผู้รับผิดชอบ: HR Recruiter, หัวหน้าแผนก, ผู้บริหาร (อนุมัติ)
2. SOP Onboarding — การรับพนักงานเข้างาน
วัตถุประสงค์: ให้พนักงานใหม่พร้อมทำงานเร็วที่สุด และรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
ขั้นตอนหลัก:
- ก่อนวันเริ่มงาน: เตรียมเอกสาร, อุปกรณ์, Email, บัตรพนักงาน
- วันแรก: ปฐมนิเทศ (แนะนำบริษัท, นโยบาย, สวัสดิการ), แนะนำทีมและหัวหน้า
- สัปดาห์แรก: มอบหมายงาน, แนะนำ Buddy/Mentor, ทำความเข้าใจ KPI
- 30 วัน: ติดตามผล, รับ Feedback จากหัวหน้า
- 90 วัน: ประเมินช่วงทดลองงาน, ตัดสินใจบรรจุ
- 119 วัน: ส่งแบบประเมินทดลองงานให้หัวหน้าแผนก (ก่อนครบ 120 วันตาม กม.แรงงาน)
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: Onboarding Checklist, สัญญาจ้างงาน, แบบประเมินทดลองงาน, คู่มือพนักงาน
3. SOP Leave Management — การลางาน
วัตถุประสงค์: ให้การลางานเป็นระบบ ถูกต้องตามกฎหมาย และตรวจสอบได้
ขั้นตอนหลัก:
- พนักงานยื่นใบลา (ระบบออนไลน์หรือแบบฟอร์ม) ล่วงหน้าตามระเบียบ
- หัวหน้าแผนกอนุมัติ/ไม่อนุมัติ พร้อมเหตุผล
- HR บันทึกเข้าระบบ ตัดยอดวันลาคงเหลือ
- สรุปรายงานการลาประจำเดือน ส่งให้ Payroll
ประเภทการลาตามกฎหมาย: ลาป่วย (≤30 วัน/ปี มีค่าจ้าง), ลากิจ (≥3 วัน/ปี มีค่าจ้าง), ลาพักร้อน (≥6 วัน/ปี หลังทำงานครบ 1 ปี), ลาคลอด (98 วัน), ลาทหาร (≤60 วัน), ลาบวช (ตามระเบียบบริษัท)
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: แบบฟอร์มลางาน, ตารางสรุปวันลาคงเหลือ, ใบรับรองแพทย์ (กรณีลาป่วย ≥3 วัน)
4. SOP Payroll — การทำเงินเดือน
วัตถุประสงค์: ให้การจ่ายเงินเดือนถูกต้อง ตรงเวลา และเป็นไปตามกฎหมาย
ขั้นตอนหลัก:
- รวบรวมข้อมูล: วันทำงาน, OT, ลา, หักเงิน, เบี้ยเลี้ยง, คอมมิชชั่น
- คำนวณเงินเดือน: เงินได้ − หัก (ประกันสังคม, ภาษี, กองทุนสำรอง)
- ตรวจสอบความถูกต้อง (HR ตรวจ + หัวหน้าแผนกยืนยัน OT)
- ผู้บริหารอนุมัติ
- โอนเงินเข้าบัญชีพนักงาน
- ออกสลิปเงินเดือน
- นำส่ง ภ.ง.ด.1, ประกันสังคม ภายในกำหนด
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: Payroll Checklist, ตารางคำนวณเงินเดือน, สลิปเงินเดือน, แบบ ภ.ง.ด.1
5. SOP Performance Review — การประเมินผลงาน
วัตถุประสงค์: ให้การประเมินผลงานเป็นธรรม โปร่งใส และนำไปสู่การพัฒนาพนักงาน
ขั้นตอนหลัก:
- ต้นปี/ต้นไตรมาส: หัวหน้าและลูกทีมร่วมกำหนด KPI (3-5 ตัว/คน)
- ระหว่างปี: ติดตามผลรายเดือน/ไตรมาส, ให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอ
- ปลายปี: ประเมินผลงานเทียบกับเป้าหมาย, พนักงานประเมินตนเอง
- สื่อสารผล: หัวหน้าคุยกับลูกทีม 1-on-1 เพื่อแจ้งผลและรับ Feedback
- วางแผนพัฒนา: จัดทำ IDP (Individual Development Plan) สำหรับปีถัดไป
- เชื่อมโยงผลลัพธ์: นำผลไปประกอบการปรับเงินเดือน, โบนัส, เลื่อนตำแหน่ง
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: แบบฟอร์ม KPI, แบบประเมินผลงาน, แบบฟอร์ม IDP, Calibration Sheet
💡 อ่านเพิ่มเติม: KPI คืออะไร และทำไมองค์กรต้องมี (EP.1)
6. SOP Offboarding — การลาออก/พ้นสภาพ
วัตถุประสงค์: ให้กระบวนการลาออกเป็นระบบ ส่งมอบงานครบ และรักษาความสัมพันธ์ที่ดี
ขั้นตอนหลัก:
- พนักงานยื่นใบลาออก ล่วงหน้าตามสัญญาจ้าง (โดยทั่วไป 30 วัน)
- HR รับเรื่องและนัด Exit Interview
- หัวหน้าแผนกจัดทำ แผนส่งมอบงาน
- พนักงานคืนทรัพย์สินบริษัท (บัตร, Laptop, กุญแจ, Uniform)
- HR คำนวณเงินงวดสุดท้าย (เงินเดือน + วันลาที่ไม่ได้ใช้ + เงินอื่นๆ)
- ปิดสิทธิ์ระบบ (Email, VPN, Access Card)
- ออก หนังสือรับรองการทำงาน
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: ใบลาออก, Exit Interview Form, Offboarding Checklist, หนังสือรับรองการทำงาน
ตัวอย่าง Work Instruction (WI) ของงาน HR ที่ใช้บ่อย
Work Instruction เป็นคู่มือปฏิบัติงานแบบ step-by-step ที่ลงรายละเอียดมากกว่า SOP เหมาะสำหรับพนักงาน HR ใหม่หรืองานที่ต้องทำซ้ำบ่อยๆ:
| รหัส | ชื่อ Work Instruction | ใช้เมื่อไหร่ |
|---|---|---|
| WI-HR-001 | วิธีลงประกาศงานบน JobThai / LinkedIn | เปิดรับสมัครพนักงานใหม่ |
| WI-HR-002 | วิธีคำนวณ OT ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน | ทำ Payroll ทุกเดือน |
| WI-HR-003 | วิธีขึ้นทะเบียนประกันสังคมพนักงานใหม่ (สปส.1-03) | มีพนักงานเข้าใหม่ |
| WI-HR-004 | วิธีออกหนังสือเตือนพนักงาน | พนักงานกระทำผิดระเบียบ |
| WI-HR-005 | วิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) | ทำ Payroll และนำส่งสรรพากร |
| WI-HR-006 | วิธียื่นแบบประกันสังคม (สปส.1-10) ออนไลน์ | นำส่งเงินสมทบทุกเดือน |
| WI-HR-007 | วิธีจัดทำ Individual Development Plan (IDP) | หลังประเมินผลงาน |
| WI-HR-008 | วิธีดำเนินการ Exit Interview | พนักงานลาออก |
Tips สำหรับคนที่เพิ่งเริ่มทำ SOP
- ไม่ต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน — เริ่มจากกระบวนการที่ “ผิดพลาดบ่อย” หรือ “ถามซ้ำบ่อย” ก่อน
- เขียนให้คนใหม่อ่านแล้วทำได้เลย — ถ้ายังต้องถามต่อ แสดงว่ายังไม่ละเอียดพอ
- ใส่ Flowchart ง่ายๆ — ไม่ต้องสวย ขอให้เข้าใจลำดับขั้นตอนได้
- ระบุผู้รับผิดชอบให้ชัด — ทุกขั้นตอนต้องมีเจ้าของ
- Review ทุก 6 เดือน — กระบวนการเปลี่ยน SOP ต้องเปลี่ยนตาม
- เก็บไว้ที่เข้าถึงได้ง่าย — SOP ที่เก็บในลิ้นชักไม่มีใครใช้ ควรอยู่บน Google Drive หรือระบบที่ทุกคนเข้าถึงได้
Template โครงสร้าง SOP มาตรฐาน
ถ้าจะเขียน SOP สักฉบับ ควรมีหัวข้อเหล่านี้:
- ชื่อ SOP: เช่น SOP-HR-001 การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน
- วัตถุประสงค์: ทำไมถึงต้องมี SOP นี้
- ขอบเขต: ใช้กับใคร/แผนกไหน
- คำจำกัดความ: คำศัพท์ที่ต้องเข้าใจตรงกัน
- ผู้รับผิดชอบ: ใครทำอะไร
- ขั้นตอนปฏิบัติ: Step-by-step (ส่วนหลัก)
- เอกสารที่เกี่ยวข้อง: ฟอร์ม, Template, Checklist
- Flowchart: แผนภาพกระบวนการ
- ประวัติการแก้ไข: Version, วันที่, ผู้แก้ไข
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สารบัญ JD + KPI ครบทุกตำแหน่ง — ดูตัวอย่าง Job Description ของทุกตำแหน่งในแต่ละแผนก
- สารบัญ KPI ครบทุกตัวชี้วัด — สูตรคำนวณ Benchmark และ Best Practices ของทุก KPI
- KPI คืออะไร (Excel Performance EP.1) — เรียนรู้พื้นฐาน KPI และเริ่มทำใน Excel
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยจัดการ KPI และประเมินผลพนักงานอย่างเป็นระบบ EsteeMATE ช่วยให้คุณตั้ง KPI, ติดตามผล, และประเมินพนักงานได้ในที่เดียว ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่นี่