ตัวอย่าง Job Description และ KPI ของตำแหน่ง Admin & Payroll Officer

เจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการ และเงินเดือน มักทำหน้าที่ด้านการบริหาร และการเงินหลายอย่างเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร

Photo by Amy Hirschi on Unsplash

Job Description: Admin & Payroll Officer

ตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่ธุรการและเงินเดือน (Admin & Payroll Officer)
แผนก: ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)
รายงานต่อ: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR Manager)
สถานที่ทำงาน: สำนักงาน

KPI ของตำแหน่ง Admin & Payroll Officer ภาพรวมของตำแหน่ง

เจ้าหน้าที่ธุรการและเงินเดือน (Admin & Payroll Officer) รับผิดชอบในการดำเนินงานทางธุรการทั่วไป รวมถึงการจัดทำและดูแลการจ่ายเงินเดือนของพนักงาน รวมถึงสวัสดิการที่เกี่ยวข้อง เช่น ประกันสุขภาพ หรือสวัสดิการอื่นๆ ที่องค์กรจัดให้ เป็นตำแหน่งที่ต้องการความแม่นยำและระเบียบในการทำงาน

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. การจัดทำและจ่ายเงินเดือน (Payroll Processing):
   • คำนวณเงินเดือนของพนักงานตามข้อมูลที่ได้รับ เช่น ชั่วโมงทำงาน, ล่วงเวลา, วันหยุด, และการหักภาษี
   • ตรวจสอบข้อมูลการทำงาน เช่น การลาหยุด ลาป่วย หรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง และครบถ้วน
   • จัดเตรียม และจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานตามวันเวลาที่กำหนด
   • จัดทำรายงานเงินเดือน และให้คำแนะนำเกี่ยวกับภาษีที่ต้องหัก
2. การจัดการสวัสดิการพนักงาน (Employee Benefits Management):
   • บริหารจัดการและดูแลสวัสดิการของพนักงาน เช่น ประกันสุขภาพ ประกันชีวิต และสิทธิประโยชน์อื่นๆ
   • คำนวณ และติดตามการใช้สิทธิ์ต่างๆ เช่น การลาป่วย การลาพักร้อน และสิทธิประโยชน์ตามกฎหมายแรงงาน
3. การบันทึกข้อมูลการทำงาน (Timekeeping):
   • ตรวจสอบ และบันทึกเวลาการทำงานของพนักงาน รวมถึงการลาหยุด ลาป่วย
   • ใช้ระบบซอฟต์แวร์ในการบันทึกเวลาทำงาน และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนส่งให้ฝ่ายบัญชี และการเงิน
4. การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (Liaison with External Agencies):
   • ประสานงานกับหน่วยงานภายนอก เช่น กรมสรรพากร, ประกันสังคม, สถาบันการเงิน ในการยื่นแบบแสดงภาษี และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
   • ติดตาม และจัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับภาษี เช่น ใบกำกับภาษี หรือรายงานภาษีต่างๆ
5. การดูแลข้อมูลพนักงาน (Employee Data Management):
   • ดูแล และจัดเก็บข้อมูลพนักงานทั้งหมดอย่างมีระเบียบ และปลอดภัย รวมถึงข้อมูลส่วนตัว, การเข้าออกงาน, การประเมินผล
   • อัพเดตข้อมูลพนักงานในระบบฐานข้อมูลของบริษัท
6. การจัดทำรายงานและสรุปผล (Reporting & Summary):
   • จัดทำรายงานเงินเดือนรายเดือน และรายงานที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการพนักงาน
   • สรุปผลการหักภาษี, การประกันสังคม และการจ่ายเงินต่างๆ ให้กับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
7. การรักษาความลับและความเป็นส่วนตัว (Confidentiality):
   • รักษาความลับของข้อมูลเงินเดือน และ ข้อมูลส่วนตัวของพนักงานให้เป็นความลับตามนโยบายขององค์กร
   • ไม่เปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวกับเงินเดือน และ สวัสดิการของพนักงานแก่บุคคลภายนอก
8. การสนับสนุนฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR Support):
   • ให้การสนับสนุน และช่วยเหลือในงานอื่นๆ ของฝ่าย HR ตามความจำเป็น เช่น การจัดทำเอกสารสำหรับการสรรหาพนักงานใหม่ หรือการประสานงานกับทีมงาน HR อื่นๆ

ตัวอย่าง KPI ของตำแหน่ง Admin & Payroll Officer

KPI (Key Performance Indicators) สำหรับตำแหน่ง: Admin & Payroll Officer

การจัดการข้อร้องเรียนเกี่ยวกับเงินเดือนต้องเสร็จสิ้นภายใน 48 ชั่วโมง

ความแม่นยำในการคำนวณเงินเดือน (Payroll Accuracy):

คำอธิบาย: การคำนวณเงินเดือนต้องมีความแม่นยำ และไม่เกิดข้อผิดพลาด เพื่อให้พนักงานได้รับเงินเดือนที่ถูกต้อง

ตัวอย่าง KPI:

อัตราความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนต่ำกว่า 1% ต่อเดือน

ทุกการจ่ายเงินเดือนต้องถูกต้องตามกฎหมาย และไม่มีการร้องเรียนจากพนักงานเกี่ยวกับจำนวนเงินเดือนที่ได้รับ

การจ่ายเงินเดือนตรงเวลา (Timely Payroll Processing):

คำอธิบาย: การจ่ายเงินเดือนให้พนักงานต้องทำในเวลาที่กำหนด และ ตรงตามวันที่กำหนด

ตัวอย่าง KPI:

เงินเดือนต้องจ่ายครบถ้วนภายในวันที่ 5 ของทุกเดือน

การประมวลผล และการจ่ายเงินเดือนต้องเสร็จสิ้นก่อนวันที่ 5 ของทุกเดือน

ความถูกต้องของการหักภาษีและสวัสดิการ (Accuracy of Tax and Benefits Deductions):

คำอธิบาย: การหักภาษี และสวัสดิการต่างๆ ต้องทำตามข้อกำหนด และมีความถูกต้อง

ตัวอย่าง KPI:

การหักภาษี และสวัสดิการต้องตรงตามระเบียบของรัฐบาล และองค์กร 100% ทุกเดือน

ไม่มีการร้องเรียน หรือการตรวจพบข้อผิดพลาดจากการหักภาษี หรือสวัสดิการ

การจัดทำรายงานเงินเดือน (Payroll Reporting):

คำอธิบาย: การจัดทำรายงานเงินเดือนให้กับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล และการส่งรายงานให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต้องมีความครบถ้วน และทันเวลา

ตัวอย่าง KPI:

รายงานเงินเดือนต้องจัดเตรียมเสร็จภายใน 3 วันหลังจากจ่ายเงินเดือน

รายงานเงินเดือนต้องถูกต้อง และไม่มีข้อผิดพลาด

การจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Data Management):

คำอธิบาย: การจัดการข้อมูลพนักงานต้องเป็นระเบียบ และสามารถเข้าถึงได้ในกรณีที่จำเป็น

ตัวอย่าง KPI:

ข้อมูลพนักงานต้องถูกต้อง และอัพเดตในระบบ 100% ทุกไตรมาส

อัตราความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลพนักงานต้องต่ำกว่า 1% ต่อปี

การประสานงานกับหน่วยงานภายนอก (Coordination with External Agencies):

คำอธิบาย: การประสานงานกับหน่วยงานภายนอก เช่น กรมสรรพากร หรือประกันสังคมต้องราบรื่น และตรงตามเวลา

ตัวอย่าง KPI:

ไม่มีการชำระภาษี หรือการยื่นภาษีล่าช้า

การส่งเอกสารเกี่ยวกับภาษี และประกันสังคมต้องเสร็จสิ้นภายในวันที่กำหนด 100%

การรักษาความลับและความปลอดภัยของข้อมูล (Confidentiality and Data Security):

คำอธิบาย: รักษาความลับของข้อมูลเงินเดือน และข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

ตัวอย่าง KPI:

ไม่มีการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

การเข้าถึงข้อมูลต้องถูกจำกัดเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้น

การตอบสนองต่อข้อซักถาม (Response Time for Queries):

คำอธิบาย: การตอบสนองและการช่วยเหลือพนักงาน หรือผู้จัดการในการสอบถามข้อมูลเงินเดือน หรือสวัสดิการต้องรวดเร็ว

สรุป

การตอบคำถามของพนักงานเกี่ยวกับเงินเดือนหรือสวัสดิการต้องใช้เวลาไม่เกิน 24 ชั่วโมงตำแหน่ง มีหักภาษีและสวัสดิการของพนักงานให้เป็นไปตามกฎหมายและข้อกำหนดขององค์กร โดย KPI ที่ใช้ในการประเมินผลจะเน้นไปที่ความแม่นยำในการคำนวณเงินเดือน การจัดการข้อมูลพนักงานให้ถูกต้องและทันเวลา รวมถึงการประสานงานกับหน่วยงานภายนอก

สนใจเริ่มต้นใช้งานระบบประเมินผลออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อเราได้ที่นี่