Administrative and Human Resource Officer เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคล (Administrative and Human Resources (HR) Officer) หรือที่รู้จักกันในชื่อ ผู้ช่วยฝ่ายบริหาร HR หรือ ผู้ดูแลระบบ HR มีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนการทำงานของฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคลขององค์กร หน้าที่หลักของตำแหน่งนี้มักมีถึง:
Photo by Amy Hirschi on Unsplash
ตัวอย่าง Job Description ของตำแหน่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคล Administrative and Human Resource Officer
งานด้าน Administrative:
1. การเก็บบันทึก การจัดเก็บเอกสาร และการติดต่อสื่อสาร
2. ประสานงานการประชุม การนัดหมาย และการเดินทางสำหรับผู้บริหารและพนักงาน
3. คีย์ข้อมูล รักษาสเปรดชีต และสร้างรายงานตามที่จำเป็น
4. ช่วยในการวางแผนงบประมาณและการเงิน การติดตามค่าใช้จ่าย และการจัดเตรียมงบการเงิน
หน้าที่ด้านทรัพยากรบุคคล:
- ให้การสนับสนุน HR แก่พนักงาน รวมถึงการตอบคำถามและแก้ไขปัญหา
- ช่วยในกระบวนการสรรหา เช่น การโพสต์โฆษณางาน การคัดกรองผู้สมัคร และการจัดตารางสัมภาษณ์
- รักษาบันทึกพนักงานที่ถูกต้องและทันสมัย รวมถึงแฟ้มบุคลากร การประเมินผลงาน และบันทึกการฝึกอบรม
- ประสานงานด้าน Benefits ของพนักงาน รวมถึงประกันสุขภาพ แผนการเกษียณอายุ และโปรแกรมอื่น ๆ
- พัฒนาและดำเนินการนโยบายและขั้นตอน HR เพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและกฎหมาย
- ดำเนินการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (Onboarding) ให้การสนับสนุนการเริ่มงาน และส่งเสริมกิจกรรมการ (Employee Engagement)
- มีส่วนร่วมของพนักงานมีส่วนร่วมในเรื่องความสัมพันธ์ของพนักงาน เช่น การไกล่เกลี่ยข้อขัดแย้ง
ความสำคัญของตำแหน่ง Administrative and Human Resource Officer
เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคล มีบทบาทที่สำคัญในองค์กร เนื่องจากเป็นผู้ที่ดูแลทั้งด้านการบริหารทั่วไป (Administrative) และการบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resources) ซึ่งรวมไปถึงการจัดการเอกสาร การสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ และการดูแลพนักงานในองค์กรเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระเบียบเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ
1. การบริหารจัดการงานด้านเอกสารและข้อมูล
มีบทบาทสำคัญในการจัดการเอกสารขององค์กร เช่น การจัดทำและเก็บรักษาบันทึกข้อมูลของพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว, ประวัติการทำงาน, ข้อมูลการฝึกอบรม หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาบุคลากร การดำเนินการสัญญาจ้าง และการประเมินผลการปฏิบัติงาน
- ตัวอย่าง:
พนักงานในตำแหน่งนี้จะจัดเตรียมและเก็บข้อมูลต่างๆ เช่น ใบสมัครงาน ใบสั่งงาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของพนักงาน เพื่อให้ฝ่าย HR และฝ่ายบริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและสะดวก
2. การสรรหาบุคลากรและการคัดเลือก (Recruitment and Selection)
เจ้าหน้าที่ในตำแหน่งนี้มีบทบาทในการช่วยดำเนินการสรรหาบุคลากรใหม่ให้กับองค์กร ซึ่งรวมถึงการโพสต์ประกาศรับสมัครงาน การคัดกรองประวัติผู้สมัคร การจัดเตรียมสัมภาษณ์ และการประสานงานการจ้างงาน พวกเขาจะทำงานร่วมกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการพิจารณาผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่เปิดรับ
- ตัวอย่าง:
หากองค์กรต้องการสรรหาผู้สมัครสำหรับตำแหน่งใหม่จะเป็นผู้ช่วยเตรียมเอกสารการสัมภาษณ์ รวบรวมประวัติผู้สมัครจากการสมัครออนไลน์ และประสานงานในการสัมภาษณ์งาน
3. การดูแลสวัสดิการพนักงานและประกันสังคม
ในด้านของทรัพยากรบุคคล เจ้าหน้าที่ในตำแหน่งนี้จะช่วยดูแลเกี่ยวกับสวัสดิการพนักงาน เช่น การบริหารจัดการวันหยุด การดูแลเรื่องประกันสังคม การจัดทำเงินเดือนและสวัสดิการอื่นๆ เพื่อให้พนักงานมีความพึงพอใจและมีขวัญกำลังใจในการทำงาน
- ตัวอย่าง:
พนักงานอาจต้องประสานงานกับหน่วยงานภายนอก เช่น ประกันสังคม หรือธนาคารเพื่อให้การจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการเป็นไปอย่างราบรื่น
4. การฝึกอบรมและพัฒนา (Training and Development)
Administrative and Human Resource Officer ยังมีบทบาทในการจัดเตรียมและประสานงานการฝึกอบรมพนักงาน เพื่อเสริมทักษะและความรู้ของพนักงานในการทำงาน โดยอาจมีการพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรมหรือการจัดทำแผนการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับนโยบายและเป้าหมายขององค์กร
- ตัวอย่าง:
เมื่อองค์กรมีการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะการใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่ อาจเป็นผู้ช่วยในการจัดการตารางการฝึกอบรม และประสานงานกับวิทยากรหรือผู้ฝึกอบรม
5. การจัดการด้านการประเมินผลการทำงาน (Performance Evaluation)
ตำแหน่งนี้มีบทบาทในการช่วยประสานงานการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ซึ่งช่วยให้พนักงานและองค์กรสามารถทราบถึงความก้าวหน้าการทำงาน และพัฒนาในด้านที่ต้องการ
- ตัวอย่าง:
อาจจะทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูลจากหัวหน้างานต่างๆ และเตรียมรายงานการประเมินผลการทำงานของพนักงานเพื่อให้ฝ่าย HR และผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งหรือการให้รางวัลพนักงาน
ตัวอย่าง KPIs สำหรับ Administrative and Human Resources (HR) Officer
เนื่องจากตำแหน่งงานนี้ มีส่วนรับผิดชอบงานในหลายๆด้าน เราจึงมักจะใช้ KPIs ที่เกี่ยวข้องกับงานหลายๆด้านมารวมกัน
KPIs ด้านงานแอดมิน:
1. Response Time:
วัดเวลาที่ใช้ในการตอบคำถามหรือคำขอของพนักงาน
2. Task Completion Rate:
ติดตามเปอร์เซ็นต์ของงานธุรการที่เสร็จสิ้นตรงเวลา
ติดตามความถี่ของข้อผิดพลาดในการประมวลผลเงินเดือน สวัสดิการ หรืองานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล
KPIs ด้านงานบุคคล:
1. Employee Satisfaction:
วัดความพึงพอใจของพนักงานผ่านแบบสำรวจหรือแบบฟอร์มคำติชม
2. New Hire Turnover Rate:
ติดตามเปอร์เซ็นต์ของพนักงานใหม่ที่ลาออกจากองค์กรภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 6 เดือน)
3. Time-to-Hire:
ติดตามเวลาที่ใช้ในการรับสมัครพนักงานใหม่ในตำแหน่งที่เปิดรับกับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
4. Employee Engagement:
วัดการมีส่วนร่วมของพนักงานผ่านแบบสำรวจ การสนทนากลุ่ม หรือกลไกคำติชมอื่นๆ
5. Training and Development Participation Rate:
ติดตามเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่เข้าร่วมในโครงการฝึกอบรมหรือเวิร์กช็อป
KPIs ด้านนโยบาย:
1. Policy Compliance Rate:
ติดตามเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนของบริษัท
ติดตามการปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อบังคับ และมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องขององค์กร
3. Incident Reporting Rate:
วัดจำนวนเหตุการณ์ที่รายงานต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้บริหาร เช่น อุบัติเหตุในที่ทำงาน หรือการร้องเรียนของพนักงาน
KPIs อื่นๆ:
1. HRIS System Utilization Rate:
ติดตามเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ใช้ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล (เช่น พอร์ทัลทรัพยากรบุคคล) เพื่อการบริการตนเองและการทำธุรกรรม
2. Employee Handbook Distribution Rate:
ติดตามการแจกจ่ายคู่มือพนักงานหรือคู่มือนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ ที่นี่