ตำแหน่ง Asst. HR Manager หรือ ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ซึ่งอาจรู้จักกันในชื่อ HR Generalist หรือ HR Coordinator เป็นผู้เชี่ยวชาญระดับกลางที่ช่วยในการบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร
Photo by Mimi Thian on Unsplash
Job Description ของตำแหน่ง Asst. HR Manager
1. Recruitment and Hiring
ช่วยในการวางแผน ประสานงาน และดำเนินการความพยายามในการสรรหาเพื่อเติมเต็มตำแหน่งที่ว่าง ซึ่งอาจรวมถึงการพัฒนาประกาศรับสมัครงาน การหาผู้สมัคร การสัมภาษณ์ และการรักษาข้อมูลให้ถูกต้อง
2. Employee Relations
ให้คำแนะนำและสนับสนุนในเรื่องของความสัมพันธ์กับพนักงาน เช่น การสืบสวนข้อร้องเรียน การเป็นสื่อกลางในการแก้ไขข้อขัดแย้ง และการให้มั่นใจว่าการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและกฎหมายแรงงาน
3. HR Administration
ช่วยในการดำเนินงานประจำวันของฝ่ายทรัพยากรบุคคล รวมถึงการเก็บบันทึกข้อมูล การป้อนข้อมูล และการดูแลรักษาแฟ้มบุคลากร
4. Benefits Administration
ช่วยบริหารโปรแกรมสวัสดิการของพนักงาน เช่น ประกันสุขภาพ แผนการเกษียณอายุ และสิทธิประโยชน์อื่นๆ
5. Training and Development
ร่วมมือกับผู้ฝึกอบรมหรือผู้ให้บริการภายนอกในการพัฒนาและดำเนินโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับพนักงาน
6. Compliance
ช่วยในการให้มั่นใจว่าการปฏิบัติของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง (เช่น กฎหมายแรงงาน กฎหมายว่าด้วยการเลือกปฏิบัติในการจ้างงาน)
7. Performance Management
สนับสนุนกระบวนการการจัดการประสิทธิภาพโดยการช่วยพัฒนาวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพ การประเมินพนักงาน และการเก็บรักษาข้อมูล
8. Policy Development
มีส่วนร่วมในการพัฒนานโยบายใหม่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือการปรับปรุงนโยบายที่มีอยู่แล้ว เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและข้อกำหนดของกฎระเบียบ
9. Communication
ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างพนักงาน ผู้จัดการ และแผนกอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารข้อมูลและโครงการที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพ
10. Project Management
ช่วยในการวางแผน จัดระเบียบ และดำเนินการโครงการพิเศษที่เกี่ยวข้องกับโครงการริเริ่มของฝ่ายทรัพยากรบุคคล เช่น โครงการการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือโครงการความหลากหลายและการรวมกลุ่ม
ในฐานะผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ตัวชี้วัดความสำเร็จหลัก (KPIs) ของคุณมีความสำคัญในการประเมินประสิทธิภาพของคุณในการสนับสนุนฝ่าย HR และบรรลุเป้าหมายขององค์กร ต่อไปนี้เป็น KPIs ที่อาจเกี่ยวข้อง
1. Employee Engagement
วัดความพึงพอใจของพนักงานผ่านการสำรวจเป็นประจำ (เช่น ได้รับคะแนนความพึงพอใจ 85% ขึ้นไป)
ติดตามอัตราการรักษาพนักงาน (เช่น รักษาอัตราการรักษาพนักงานให้ได้ 90% ขึ้นไป) เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถสูง
2. Recruitment Performance
* ติดตามระยะเวลาในการจ้างงานใหม่ (เช่น รักษาเวลาเฉลี่ยในการจ้างงานให้อยู่ใน 30 วันหรือน้อยกว่า)
วัดคุณภาพของการจ้างงานผ่านตัวชี้วัด เช่น การประเมินผลการทำงานในปีแรก อัตราการบรรจุงาน หรือความคิดเห็นจากผู้จัดการฝ่ายสรรหา
3. HR Process Efficiency
ติดตามเวลาเฉลี่ยในการประมวลผลคำขอของพนักงาน (เช่น การเริ่มงาน การรับสวัสดิการ หรือการขอหยุดงาน)
ตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของบันทึก HR (เช่น ให้ได้ความถูกต้อง 99% ขึ้นไป)
4. Compliance and Risk Management
ให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อบังคับ และมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง
ติดตามและรายงานตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมาย เช่น ผลการตรวจสอบหรือตรวจสอบจากหน่วยงานกำกับดูแล
5. Training and Development
วัดอัตราการเข้าร่วมโปรแกรมการฝึกอบรมที่จัดโดย HR (เช่น ให้ได้อัตราการเข้าร่วม 80% ขึ้นไป)
ติดตามความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการฝึกอบรม (เช่น ให้ได้คะแนนความพึงพอใจ 85% ขึ้นไป)
6. Budget Management
ติดตามการปฏิบัติงานของงบประมาณฝ่าย HR เปรียบเทียบกับเป้าหมายที่วางไว้
ให้มั่นใจว่ามีการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการติดตามค่าใช้จ่ายและระบุพื้นที่ที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้
7. Communication and Collaboration
วัดความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับช่องทางการสื่อสารของ HR (เช่น อีเมล อินทราเน็ต หรือการประชุมในที่ประชุมทั่วไป)
ติดตามประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ (เช่น การเงิน การดำเนินงาน หรือ IT)
8. Innovation and Improvement
ติดตามและรายงานเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการที่ฝ่าย HR นำมาใช้
วัดอัตราการยอมรับของพนักงานต่อระบบ เครื่องมือ หรือกระบวนการใหม่ของ HR
ความสำคัญของ Job Description ของตำแหน่ง Asst. HR Manager
1. ช่วยกำหนดความรับผิดชอบและบทบาทที่ชัดเจน
ตำแหน่ง Asst. HR Manager (ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล) มีความสำคัญในการระบุบทบาทและความรับผิดชอบของตำแหน่งนี้อย่างชัดเจน เพื่อให้ทั้งผู้ที่ดำรงตำแหน่งนี้และผู้ที่เกี่ยวข้อง (เช่น หัวหน้างาน, พนักงานในแผนก HR หรือผู้บริหาร) เข้าใจถึงหน้าที่ของตำแหน่งนี้ได้อย่างถูกต้อง เช่น การสนับสนุนการสรรหาบุคลากร, การบริหารผลประโยชน์พนักงาน, การจัดการการฝึกอบรมและพัฒนา หรือการจัดการด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน
ตัวอย่าง:
- หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะสามารถมอบหมายงานให้กับ Asst. HR Manager ตามข้อกำหนดได้โดยตรง เช่น การจัดเตรียมเอกสารการสรรหาพนักงานใหม่ การดูแลกระบวนการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับนโยบายบริษัท หรือการจัดการปัญหาของพนักงาน
- พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะรู้ว่า Asst. HR Manager มีบทบาทในการตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบายขององค์กร หรือการดูแลด้านการสื่อสารกับพนักงานในเรื่องต่างๆ เช่น การดูแลความพึงพอใจของพนักงาน
2. ช่วยในการคัดเลือกบุคลากรที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการ
Job Description ที่ดีช่วยให้ฝ่าย HR หรือผู้ที่รับผิดชอบการสรรหาสามารถระบุคุณสมบัติและทักษะที่จำเป็นสำหรับการคัดเลือกบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น หากมีการระบุใน ว่าผู้ที่สมัครตำแหน่ง Asst. HR Manager ต้องมีทักษะในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและความสามารถในการสื่อสารที่ดี ก็จะช่วยให้ฝ่ายสรรหาสามารถเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติครบถ้วนตามที่กำหนด
ตัวอย่าง:
หากใน Job Description ระบุว่า Asst. HR Manager ต้องมีประสบการณ์ในการจัดการการสรรหาพนักงานและจัดการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้สมัครที่มีทักษะนี้จะถูกคัดเลือกมาเป็นผู้ที่เหมาะสมกับตำแหน่งได้ง่ายขึ้น
3. ช่วยในการประเมินผลการทำงานของพนักงานได้ตรงจุด
Job Description ของ Asst. HR Manager ยังช่วยให้การประเมินผลการทำงานของพนักงานมีความชัดเจน โดยการกำหนดตัวชี้วัดการทำงาน (Key Performance Indicators – KPIs) ตามหน้าที่ที่กำหนดใน การมี KPIs ที่ชัดเจนช่วยให้สามารถประเมินประสิทธิภาพการทำงานของผู้ที่ดำรงตำแหน่งนี้ได้ง่ายขึ้น และสามารถกำหนดเป้าหมายหรือแนวทางในการพัฒนาบุคลากรได้ดี
ตัวอย่าง:
การประเมินผลการทำงานของ Asst. HR Manager อาจจะพิจารณาจาก KPIs เช่น การลดอัตราการลาออกของพนักงาน การเพิ่มประสิทธิภาพในการสรรหาผู้สมัคร หรือการดูแลกระบวนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ
4. เป็นเครื่องมือในการพัฒนาบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการพัฒนาบุคลากรภายในองค์กรโดยการระบุทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง Asst. HR Manager ซึ่งสามารถใช้ในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานให้มีทักษะที่ตรงกับความต้องการขององค์กร เช่น หากองค์กรต้องการ Asst. HR Manager ที่มีทักษะการใช้เทคโนโลยีในการจัดการระบบบุคคล การจัดทำ จะช่วยระบุให้ชัดเจนว่าพนักงานในตำแหน่งนี้ต้องมีทักษะดังกล่าว
ตัวอย่าง:
หากองค์กรต้องการให้ Asst. HR Manager มีความสามารถในการใช้ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลบุคคล เช่น HRMS (Human Resource Management System) การระบุความสามารถนี้ใน Job Description จะช่วยให้พนักงานได้รับการพัฒนาทักษะในการใช้งานเครื่องมือเหล่านี้
5. ช่วยในการสื่อสารภายในองค์กร
Job Description ของ Asst. HR Manager ช่วยในการสื่อสารบทบาทและหน้าที่ของตำแหน่งให้กับทั้งทีมงาน HR และพนักงานในองค์กรอย่างชัดเจน โดยเฉพาะการให้ความเข้าใจเกี่ยวกับสิ่งที่ตำแหน่งนี้จะต้องทำ และขอบเขตงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งทำให้การทำงานในองค์กรมีความเข้าใจตรงกัน
ตัวอย่าง:
- พนักงานในทีม HR อาจจะมีคำถามเกี่ยวกับหน้าที่หรือขั้นตอนการดำเนินงานในแต่ละวัน หากมีการทำ Job Description ที่ชัดเจน พวกเขาจะสามารถเข้าใจถึงขอบเขตการทำงานและแบ่งงานได้อย่างมีระเบียบ
- ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงในองค์กร เช่น การปรับเปลี่ยนหน้าที่หรือความรับผิดชอบของตำแหน่ง Asst. HR Manager จะสามารถใช้ที่อัปเดตเพื่อให้การสื่อสารภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ ที่นี่