📘 อ่านคู่มือฉบับสมบูรณ์: GA (General Administration) คือใคร? หน้าที่ ตำแหน่ง และตัวอย่าง KPI [2026] — รวมข้อมูลครบทั้ง 4 ระดับของตำแหน่ง GA, KPI 7 ตัว, อัตราเงินเดือนปี 2026 และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการตั้ง KPI
เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารทั่วไป General Administration Officer (GAO) เป็นบทบาทที่สำคัญในองค์กร โดยมีหน้าที่ในการดูแลและจัดการงานด้านบริหารต่างๆ หน้าที่ที่เฉพาะเจาะจงอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริษัท อุตสาหกรรม หรือแผนกที่เกี่ยวข้อง
ตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป General Administration Officer
แผนก: ฝ่ายบริหาร
รายงานต่อ: ผู้จัดการฝ่ายบริหาร / ผู้จัดการสำนักงาน
สถานที่ทำงาน: [สถานที่ทำงาน]
ประเภทงาน: งานประจำ (Full-time)
ภาพรวมของตำแหน่งงาน (Position Overview):
เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป (General Administration Officer) เป็นตำแหน่งที่รับผิดชอบในการสนับสนุนงานด้านการบริหารจัดการสำนักงาน เพื่อให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ งานของเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปจะรวมถึงการจัดการด้านเอกสาร การประสานงานภายในสำนักงาน การดูแลการจัดหาสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ การจัดการอุปกรณ์สำนักงาน และการสนับสนุนทีมงานในด้านต่าง ๆ รวมทั้งการประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
Photo by Campaign Creators on Unsplash
หน้าที่และความรับผิดชอบ (Key Responsibilities):
1. การจัดการสำนักงาน (Office Management):
- ดูแลและรักษาความสะอาดของสำนักงาน รวมถึงการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานให้มีความสะดวกและมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบและดูแลความพร้อมของอุปกรณ์สำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์, เครื่องพิมพ์, เครื่องถ่ายเอกสาร และอุปกรณ์อื่น ๆ
- จัดการดูแลการซ่อมแซมอุปกรณ์สำนักงานที่เสียหายหรือไม่สามารถใช้งานได้
- จัดการพื้นที่การทำงานของพนักงานให้อยู่ในสภาพที่สะดวกและเหมาะสม
2. การจัดการเอกสาร (Document Management):
- ดูแลการจัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งในรูปแบบดิจิทัลและเอกสารทางกายภาพ
- บริหารจัดการการจัดเก็บไฟล์ให้มีความเป็นระเบียบและสามารถเข้าถึงได้ง่าย
- จัดการเอกสารขาออกและขาเข้า เช่น จดหมาย, พัสดุ หรือเอกสารทางธุรกิจต่าง ๆ
- ตรวจสอบและจัดการเอกสารที่ต้องได้รับการเซ็นต์จากผู้บริหารหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
3. การจัดการอุปกรณ์สำนักงาน (Office Supplies Management):
- ควบคุมและดูแลสต็อกอุปกรณ์สำนักงาน เช่น กระดาษ, ปากกา, และอุปกรณ์อื่น ๆ
- ตรวจสอบและทำรายการขอซื้ออุปกรณ์สำนักงานเมื่อใกล้จะหมด
- ประสานงานกับผู้จำหน่ายเพื่อสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็น
4. การประสานงานภายในองค์กร (Internal Communication and Coordination):
- ประสานงานกับแผนกต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานของสำนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- สนับสนุนการจัดการประชุมทั้งภายในและภายนอกองค์กร เช่น การจัดเตรียมห้องประชุมและการจัดทำเอกสารประกอบการประชุม
- รับผิดชอบในการประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ เพื่อจัดการกิจกรรมภายในสำนักงาน เช่น การฝึกอบรมหรือการจัดกิจกรรมสันทนาการ
5. การสนับสนุนกิจกรรมทรัพยากรบุคคล (HR Support):
- ช่วยเหลือในการจัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับการจ้างงาน เช่น การเตรียมสัญญาจ้างงานและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
- ประสานงานกับทีมทรัพยากรบุคคลเพื่อจัดทำรายชื่อพนักงานและจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- ช่วยในการจัดการและติดตามการลาหยุดงานและการอนุมัติการลางานของพนักงาน
6. การจัดการความปลอดภัยในสำนักงาน (Health and Safety):
- ดูแลให้สำนักงานมีมาตรการด้านความปลอดภัยที่เหมาะสม เช่น ระบบป้องกันอัคคีภัยและการจัดการอุบัติเหตุ
- ให้คำแนะนำแก่พนักงานในเรื่องความปลอดภัยในการทำงาน และจัดทำรายงานการฝึกอบรมเกี่ยวกับความปลอดภัย
- ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้การตรวจสอบความปลอดภัยในสำนักงานเป็นไปตามมาตรฐาน
7. การจัดการด้านการเดินทางและการประชุม (Travel and Meeting Management):
- ดูแลการจองตั๋วเดินทางและที่พักสำหรับพนักงานที่ต้องเดินทางไปทำงานนอกสถานที่
- ประสานงานและจัดเตรียมการประชุมทั้งในและนอกสำนักงาน รวมถึงการจัดทำเอกสารประกอบการประชุม
ตัวอย่าง KPIs ของตำแหน่ง General Administration Officer
1. Operational Efficiency
วัดเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสิ้นตรงเวลาและอยู่ภายในงบประมาณ เช่น 85% ของงานธุรการทั้งหมดเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
2. Compliance Rate
ติดตามเปอร์เซ็นต์การปฏิบัติตามนโยบาย ขั้นตอน และข้อกำหนดขององค์กร เช่น 95% ของรายงานและแบบฟอร์มทั้งหมดถูกส่งอย่างถูกต้องและตรงเวลา
3. Staff Morale and Satisfaction
ติดตามแบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงานหรือคะแนน Net Promoter Score (NPS) เพื่อวัดขวัญและความมีส่วนร่วมของพนักงาน เช่น ค่าเฉลี่ย NPS ที่ 4 จาก 5 คะแนนบ่งชี้ถึงขวัญกำลังใจที่สูง
4. Cost Savings
วัดเปอร์เซ็นต์ของการประหยัดต้นทุนที่เกิดจากการปรับปรุงกระบวนการ เช่น การลดค่าใช้จ่ายด้านธุรการลง 12% เนื่องจากการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
5. Customer Satisfaction
ติดตามคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าหรือคะแนน NPS สำหรับลูกค้าภายในองค์กร เช่น ค่าเฉลี่ย NPS ที่ 4 จาก 5 คะแนนบ่งชี้ถึงความพึงพอใจสูง
6. Process Efficiency Index
คำนวณเปอร์เซ็นต์ของกระบวนการที่ได้ถูกมาตรฐานและทำให้ง่ายขึ้น เช่น 75% ของกระบวนการธุรการทั้งหมดถูกทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ
7. Error Rate
ติดตามเปอร์เซ็นต์ของข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนในรายงาน แบบฟอร์ม หรือเอกสารอื่นๆ เช่น อัตราความผิดพลาดที่ 2% บ่งชี้ถึงความถูกต้องสูง
8. Time-to-Resolve Issues
ติดตามเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาหรือข้อร้องเรียน เช่น เวลาการแก้ปัญหาเฉลี่ยที่ 24 ชั่วโมงสำหรับคำถามธุรการทั้งหมด
9. Employee Training and Development
วัดเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมหรือรับรองในด้านต่างๆ เช่น 80% ของพนักงานได้ผ่านการฝึกอบรมพัฒนาภาวะผู้นำ
10. Innovation and Improvement
ติดตามจำนวนแนวคิดนวัตกรรมที่ได้รับการนำไปใช้หรือการปรับปรุงกระบวนการ เช่น ค่าเฉลี่ย 3 กระบวนการใหม่ถูกนำไปใช้ต่อไตรมาส