ตัวอย่าง JD หรือ Job Description ของตำแหน่ง Account Administrator (Account Admin) มักจะเป็นการจัดการดูแลงาน day-to-day operations ในส่วนของ บัญชี การเงิน และแอดมินต่างๆ ขององค์กร โดยมักจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
Photo by Sincerely Media on Unsplash
ตัวอย่าง Job Description
1. Financial Management:
จัดการและดูแลบันทึกทางการเงิน รวมถึงบัญชีเจ้าหนี้, บัญชีลูกหนี้, การออกใบแจ้งหนี้ และการติดตามค่าใช้จ่าย
2. Accounting Systems Administration:
ตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของระบบบัญชี เช่น สมุดบัญชีทั่วไป, บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีลูกหนี้
3. Data Entry and Processing:
ป้อนและประมวลผลธุรกรรมทางการเงิน, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องลงในซอฟต์แวร์บัญชีหรือสเปรดชีต
4. Budgeting and Forecasting:
ช่วยในการเตรียมงบประมาณ, การคาดการณ์ และรายงานทางการเงินเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ
5. Compliance and Auditing:
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมาย, ระเบียบข้อบังคับ และนโยบายของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการเงินและการบัญชี เข้าร่วมในการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบภายนอกตามความจำเป็น
6. Vendor Management:
จัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย, ซัพพลายเออร์ และผู้รับเหมา รวมถึงการจัดซื้อ, การประมวลผลการชำระเงิน และการออกใบแจ้งหนี้
7. Reconciliation and Analysis:
กระทบยอดบัญชี, วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน และระบุแนวโน้มหรือข้อผิดพลาดเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ
8. Reporting and Analytics:
จัดทำและแจกจ่ายรายงาน, แดชบอร์ด และการแสดงผลต่าง ๆ ให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ผู้บริหาร, นักลงทุน หรือหน่วยงานกำกับดูแล
9. Process Improvement:
ระบุโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ, ดำเนินการเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบความมีประสิทธิภาพของการเปลี่ยนแปลงนั้น
10. Collaboration and Communication:
ทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกอื่น ๆ เช่น ฝ่ายขาย, ฝ่ายปฏิบัติการ และฝ่ายการเงิน เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานทางการเงินที่ถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ตัวอย่าง Key Performance Indicators (KPIs)
ของตำแหน่ง Account Administrator มักจะใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้
1. Account Setup Rate:
เปอร์เซ็นต์ของบัญชีใหม่ที่ตั้งค่าเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 95% ภายใน 24 ชั่วโมง)
2. User Onboarding Time:
เวลาที่ใช้โดยเฉลี่ยในการนำผู้ใช้ใหม่เข้าใช้ระบบ รวมถึงการสร้างบัญชี, การตั้งค่าบทบาท และการมอบหมายสิทธิ์การเข้าถึง
3. Error Rate:
เปอร์เซ็นต์ของข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องในการตั้งค่าบัญชี ซึ่งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับปรุงกระบวนการ
4. Account Maintenance Frequency:
ความถี่ที่บัญชีถูกตรวจสอบและอัปเดตเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องและครบถ้วน (เช่น รายวัน, รายสัปดาห์)
5. User Request Resolution Time:
เวลาที่ใช้โดยเฉลี่ยในการแก้ไขคำร้องขอของผู้ใช้ เช่น การรีเซ็ตรหัสผ่านหรือปัญหาการเข้าถึงบัญชี
6. Account Access Requests:
จำนวนคำร้องขอการเปลี่ยนแปลงการเข้าถึงบัญชี เช่น การเพิ่มหรือลบผู้ใช้ ซึ่งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับปรุงกระบวนการหรือการตรวจสอบความปลอดภัย
7. Compliance and Governance:
การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและการกำกับดูแล เช่น GDPR, HIPAA, หรือ SOX
8. User Satisfaction:
วัดผลจากแบบสำรวจ, แบบฟอร์มข้อเสนอแนะ, หรือวิธีการอื่น ๆ เพื่อประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ต่อบริการการจัดการบัญชี
9. Account Data Accuracy:
เปอร์เซ็นต์ของข้อมูลบัญชีที่ถูกต้อง รวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ เช่น บทบาทของผู้ใช้, สิทธิ์ และระดับการเข้าถึง
10. Process Efficiency:
วัดประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการบัญชี เช่น การลดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นหรือการทำงานอัตโนมัติของงานที่ทำซ้ำ ๆ
11. Security Incidents:
ความถี่และความรุนแรงของเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย เช่น ความพยายามในการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการละเมิดข้อมูล ซึ่งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการเพิ่มมาตรการความปลอดภัย
12. Training and Support:
การประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรมการฝึกอบรมและบริการสนับสนุนที่ให้แก่ผู้ใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีทักษะที่จำเป็นในการใช้ระบบและแอปพลิเคชันของบริษัท
การใช้ KPI อย่างเหมาะสมจะช่วยให้ตำแหน่ง Account Admin สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล พร้อมทั้งสนับสนุนการเติบโตและความสำเร็จขององค์กรได้เป็นอย่างดี