ตัวอย่าง Job Description และ KPI ของตำแหน่ง Admin & Payroll Officer

เจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการและเงินเดือน Admin & Payroll Officer มักทำหน้าที่ด้านการบริหารและการเงินหลายอย่างเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร

Photo by Amy Hirschi on Unsplash

งานด้านธุรการ

1. จัดการบันทึก เอกสาร และฐานข้อมูลของบริษัท
2. ประสานงานการประชุม การนัดหมาย และตารางเวลาสำหรับผู้บริหารและพนักงาน
3. ตอบข้อซักถามและจดหมายโต้ตอบจากพนักงาน ลูกค้า และผู้จำหน่าย
4. รักษาความลับและจัดการข้อมูลที่เป็นความลับหรืออ่อนไหว
5. ดำเนินงานด้านการป้อนข้อมูลเข้าระบบเพย์โรล และการเก็บบันทึกเอกสารที่เกี่ยวข้อง

การบริหารเงินเดือน

1. จัดการและกระทบยอดเงินทุนของบริษัท รวมถึงเงินสดย่อยและบัญชีบัตรเครดิต
2. ประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายและการคืนเงินให้กับพนักงาน
3. ช่วยเหลือในการวางแผนงบประมาณและการเงิน
4. ตรวจสอบและรายงานผลการดำเนินงานทางการเงินและแนวโน้มของบริษัท
5. รักษาบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่ถูกต้องและทันสมัย

งานด้านการเงิน

1. จัดการและกระทบยอดเงินทุนของบริษัท รวมถึงเงินสดย่อยและบัญชีบัตรเครดิต
2. ประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายและการคืนเงินให้กับพนักงาน
3. ช่วยเหลือในการวางแผนงบประมาณและการเงิน
4. ตรวจสอบและรายงานผลการดำเนินงานทางการเงินและแนวโน้มของบริษัท
5. รักษาบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่ถูกต้องและทันสมัย

หน้าที่อื่น ๆ

1. ให้การสนับสนุนด้านธุรการทั่วไปแก่ผู้บริหารและพนักงานตามที่จำเป็น
2. พัฒนาขั้นตอนภายในและแนวทางสำหรับงานธุรการ
3. ระบุและดำเนินการปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพ
4. ทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ เช่น HR และการเงินเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น
5. รักษาระดับความแม่นยำและความใส่ใจในรายละเอียดสูงในทุกงานและกิจกรรม

ตัวอย่าง Key Performance Indicators (KPIs) ของตำแหน่ง Admin & Payroll Officer

อัตราความถูกต้องของเงินเดือน (Payroll Accuracy Rate)

เปอร์เซ็นต์ของเช็คเงินเดือนที่ออกโดยไม่มีข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อน

อัตราการจ่ายเงินตรงเวลา (Timely Payment Rate)

เปอร์เซ็นต์ของการชำระเงินที่ดำเนินการภายในกรอบเวลาที่กำหนด ให้ไม่น้อยกว่า 95% ของการชำระเงินที่ทำตรงเวลา

เวลาที่ใช้ในการประมวลผลเงินเดือน (Payroll Processing Time)

เวลาที่ใช้เฉลี่ยในการประมวลผลเงินเดือน รวมถึงการป้อนข้อมูล การคำนวณ และการอนุมัติ

อัตราการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance Rate)

เปอร์เซ็นต์ของภาษีเงินเดือน สวัสดิการ และการหักเงินอื่น ๆ ที่คำนวณและรายงานอย่างถูกต้อง

ระดับความพึงพอใจของพนักงาน (Employee Satisfaction Rating)

คะแนนความพึงพอใจที่รายงานด้วยตนเองจากพนักงานเกี่ยวกับความถูกต้องและความตรงเวลาของเช็คเงินเดือน

การประหยัดต้นทุนเงินเดือน (Payroll Cost Savings)

การประหยัดต้นทุนจริงที่เกิดขึ้นจากการปรับปรุงกระบวนการหรือการแก้ไขปัญหาที่มีต้นทุนต่ำกว่าที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการและเงินเดือนได้ดำเนินการ

อัตราการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Regulatory Compliance Rate)

เปอร์เซ็นต์ของการยื่นแบบตามกฎระเบียบ (เช่น แบบฟอร์มภาษี รายงานสวัสดิการพนักงาน) ที่ส่งอย่างถูกต้องและทันเวลา

ความถูกต้องของข้อมูลพนักงาน (Employee Data Accuracy)

เปอร์เซ็นต์ของบันทึกพนักงานที่อัปเดตอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอตลอดทั้งปี

การแก้ไขข้อสงสัยเกี่ยวกับเงินเดือน (Payroll Inquiries Resolved)

จำนวนข้อสงสัยเกี่ยวกับเงินเดือนที่ได้รับการแก้ไขภายในกรอบเวลาที่กำหนด (เช่น 90% ได้รับการแก้ไขภายใน 24 ชั่วโมง)

การควบคุมค่าใช้จ่ายด้านธุรการ (Administrative Expenses Controlled)

ค่าใช้จ่ายด้านธุรการจริงที่เกิดขึ้นเมื่อเทียบกับจำนวนเงินที่จัดสรรไว้ในงบประมาณ แสดงถึงการจัดการต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ

ตัวอย่าง KPIs เหล่านี้ จะช่วยในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของตำแหน่ง Admin & Payroll Officer ในด้านต่างๆดังต่อไปนี้

• ประสิทธิภาพและความถูกต้องในการประมวลผลเงินเดือน
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎระเบียบ
• ความพึงพอใจและความไว้วางใจของพนักงาน
• ความคุ้มค่าและการจัดการทางการเงิน
• ชื่อเสียงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กร