ตัวอย่าง JD หรือ Job Description ของตำแหน่ง Account Administrator (Account Admin) มักจะเป็นการจัดการดูแลงาน day-to-day operations ในส่วนของ บัญชี การเงิน และแอดมินต่างๆ ขององค์กร โดยมักจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
Photo by Sincerely Media on Unsplash
ตัวอย่าง Job Description
1. Financial Management
จัดการและดูแลบันทึกทางการเงิน รวมถึงบัญชีเจ้าหนี้, บัญชีลูกหนี้, การออกใบแจ้งหนี้ และการติดตามค่าใช้จ่าย
2. Accounting Systems Administration
ตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของระบบบัญชี เช่น สมุดบัญชีทั่วไป, บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีลูกหนี้
3. Data Entry and Processing
ป้อนและประมวลผลธุรกรรมทางการเงิน, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องลงในซอฟต์แวร์บัญชีหรือสเปรดชีต
4. Budgeting and Forecasting
ช่วยในการเตรียมงบประมาณ, การคาดการณ์ และรายงานทางการเงินเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ
5. Compliance and Auditing
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมาย, ระเบียบข้อบังคับ และนโยบายของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการเงินและการบัญชี เข้าร่วมในการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบภายนอกตามความจำเป็น
6. Vendor Management
จัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย, ซัพพลายเออร์ และผู้รับเหมา รวมถึงการจัดซื้อ, การประมวลผลการชำระเงิน และการออกใบแจ้งหนี้
7. Reconciliation and Analysis
กระทบยอดบัญชี, วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน และระบุแนวโน้มหรือข้อผิดพลาดเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ
8. Reporting and Analytics
จัดทำและแจกจ่ายรายงาน, แดชบอร์ด และการแสดงผลต่าง ๆ ให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ผู้บริหาร, นักลงทุน หรือหน่วยงานกำกับดูแล
9. Process Improvement
ระบุโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ, ดำเนินการเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบความมีประสิทธิภาพของการเปลี่ยนแปลงนั้น
10. Collaboration and Communication
ทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกอื่น ๆ เช่น ฝ่ายขาย, ฝ่ายปฏิบัติการ และฝ่ายการเงิน เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานทางการเงินที่ถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ตัวอย่าง Key Performance Indicators (KPIs)
ของตำแหน่ง Account Administrator มักจะใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้
1. Account Setup Rate
เปอร์เซ็นต์ของบัญชีใหม่ที่ตั้งค่าเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 95% ภายใน 24 ชั่วโมง)
2. User Onboarding Time
เวลาที่ใช้โดยเฉลี่ยในการนำผู้ใช้ใหม่เข้าใช้ระบบ รวมถึงการสร้างบัญชี, การตั้งค่าบทบาท และการมอบหมายสิทธิ์การเข้าถึง
3. Error Rate
เปอร์เซ็นต์ของข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องในการตั้งค่าบัญชี ซึ่งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับปรุงกระบวนการ
4. Account Maintenance Frequency
ความถี่ที่บัญชีถูกตรวจสอบและอัปเดตเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องและครบถ้วน (เช่น รายวัน, รายสัปดาห์)
5. User Request Resolution Time
เวลาที่ใช้โดยเฉลี่ยในการแก้ไขคำร้องขอของผู้ใช้ เช่น การรีเซ็ตรหัสผ่านหรือปัญหาการเข้าถึงบัญชี
6. Account Access Requests
จำนวนคำร้องขอการเปลี่ยนแปลงการเข้าถึงบัญชี เช่น การเพิ่มหรือลบผู้ใช้ ซึ่งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับปรุงกระบวนการหรือการตรวจสอบความปลอดภัย
7. Compliance and Governance
การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและการกำกับดูแล เช่น GDPR, HIPAA, หรือ SOX
8. User Satisfaction
วัดผลจากแบบสำรวจ, แบบฟอร์มข้อเสนอแนะ, หรือวิธีการอื่น ๆ เพื่อประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ต่อบริการการจัดการบัญชี
9. Account Data Accuracy
เปอร์เซ็นต์ของข้อมูลบัญชีที่ถูกต้อง รวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ เช่น บทบาทของผู้ใช้, สิทธิ์ และระดับการเข้าถึง
10. Process Efficiency
วัดประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการบัญชี เช่น การลดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นหรือการทำงานอัตโนมัติของงานที่ทำซ้ำ ๆ
11. Security Incidents
ความถี่และความรุนแรงของเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย เช่น ความพยายามในการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการละเมิดข้อมูล ซึ่งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการเพิ่มมาตรการความปลอดภัย
12. Training and Support
การประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรมการฝึกอบรมและบริการสนับสนุนที่ให้แก่ผู้ใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีทักษะที่จำเป็นในการใช้ระบบและแอปพลิเคชันของบริษัท
การใช้ KPI อย่างเหมาะสมจะช่วยให้ตำแหน่ง Account Admin สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล พร้อมทั้งสนับสนุนการเติบโตและความสำเร็จขององค์กรได้เป็นอย่างดี