ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ซึ่งอาจรู้จักกันในชื่อ HR Generalist หรือ HR Coordinator เป็นผู้เชี่ยวชาญระดับกลางที่ช่วยในการบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร
Photo by Mimi Thian on Unsplash
ตัวอย่าง Job Description ของตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
1. Recruitment and Hiring
ช่วยในการวางแผน ประสานงาน และดำเนินการความพยายามในการสรรหาเพื่อเติมเต็มตำแหน่งที่ว่าง ซึ่งอาจรวมถึงการพัฒนาประกาศรับสมัครงาน การหาผู้สมัคร การสัมภาษณ์ และการรักษาข้อมูลให้ถูกต้อง
2. Employee Relations
ให้คำแนะนำและสนับสนุนในเรื่องของความสัมพันธ์กับพนักงาน เช่น การสืบสวนข้อร้องเรียน การเป็นสื่อกลางในการแก้ไขข้อขัดแย้ง และการให้มั่นใจว่าการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและกฎหมายแรงงาน
3. HR Administration
ช่วยในการดำเนินงานประจำวันของฝ่ายทรัพยากรบุคคล รวมถึงการเก็บบันทึกข้อมูล การป้อนข้อมูล และการดูแลรักษาแฟ้มบุคลากร
4. Benefits Administration
ช่วยบริหารโปรแกรมสวัสดิการของพนักงาน เช่น ประกันสุขภาพ แผนการเกษียณอายุ และสิทธิประโยชน์อื่นๆ
5. Training and Development
ร่วมมือกับผู้ฝึกอบรมหรือผู้ให้บริการภายนอกในการพัฒนาและดำเนินโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับพนักงาน
6. Compliance
ช่วยในการให้มั่นใจว่าการปฏิบัติของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง (เช่น กฎหมายแรงงาน กฎหมายว่าด้วยการเลือกปฏิบัติในการจ้างงาน)
7. Performance Management
สนับสนุนกระบวนการการจัดการประสิทธิภาพโดยการช่วยพัฒนาวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพ การประเมินพนักงาน และการเก็บรักษาข้อมูล
8. Policy Development
มีส่วนร่วมในการพัฒนานโยบายใหม่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือการปรับปรุงนโยบายที่มีอยู่แล้ว เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและข้อกำหนดของกฎระเบียบ
9. Communication
ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างพนักงาน ผู้จัดการ และแผนกอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารข้อมูลและโครงการที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพ
10. Project Management
ช่วยในการวางแผน จัดระเบียบ และดำเนินการโครงการพิเศษที่เกี่ยวข้องกับโครงการริเริ่มของฝ่ายทรัพยากรบุคคล เช่น โครงการการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือโครงการความหลากหลายและการรวมกลุ่ม
ในฐานะผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ตัวชี้วัดความสำเร็จหลัก (KPIs) ของคุณมีความสำคัญในการประเมินประสิทธิภาพของคุณในการสนับสนุนฝ่าย HR และบรรลุเป้าหมายขององค์กร ต่อไปนี้เป็น KPIs ที่อาจเกี่ยวข้อง
1. Employee Engagement
วัดความพึงพอใจของพนักงานผ่านการสำรวจเป็นประจำ (เช่น ได้รับคะแนนความพึงพอใจ 85% ขึ้นไป)
ติดตามอัตราการรักษาพนักงาน (เช่น รักษาอัตราการรักษาพนักงานให้ได้ 90% ขึ้นไป) เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถสูง
2. Recruitment Performance
* ติดตามระยะเวลาในการจ้างงานใหม่ (เช่น รักษาเวลาเฉลี่ยในการจ้างงานให้อยู่ใน 30 วันหรือน้อยกว่า)
วัดคุณภาพของการจ้างงานผ่านตัวชี้วัด เช่น การประเมินผลการทำงานในปีแรก อัตราการบรรจุงาน หรือความคิดเห็นจากผู้จัดการฝ่ายสรรหา
3. HR Process Efficiency
ติดตามเวลาเฉลี่ยในการประมวลผลคำขอของพนักงาน (เช่น การเริ่มงาน การรับสวัสดิการ หรือการขอหยุดงาน)
ตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของบันทึก HR (เช่น ให้ได้ความถูกต้อง 99% ขึ้นไป)
4. Compliance and Risk Management
ให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อบังคับ และมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง
ติดตามและรายงานตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมาย เช่น ผลการตรวจสอบหรือตรวจสอบจากหน่วยงานกำกับดูแล
5. Training and Development
วัดอัตราการเข้าร่วมโปรแกรมการฝึกอบรมที่จัดโดย HR (เช่น ให้ได้อัตราการเข้าร่วม 80% ขึ้นไป)
ติดตามความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการฝึกอบรม (เช่น ให้ได้คะแนนความพึงพอใจ 85% ขึ้นไป)
6. Budget Management
ติดตามการปฏิบัติงานของงบประมาณฝ่าย HR เปรียบเทียบกับเป้าหมายที่วางไว้
ให้มั่นใจว่ามีการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการติดตามค่าใช้จ่ายและระบุพื้นที่ที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้
7. Communication and Collaboration
วัดความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับช่องทางการสื่อสารของ HR (เช่น อีเมล อินทราเน็ต หรือการประชุมในที่ประชุมทั่วไป)
ติดตามประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ (เช่น การเงิน การดำเนินงาน หรือ IT)
8. Innovation and Improvement
ติดตามและรายงานเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการที่ฝ่าย HR นำมาใช้
วัดอัตราการยอมรับของพนักงานต่อระบบ เครื่องมือ หรือกระบวนการใหม่ของ HR