ตัวอย่าง kpi สำหรับงานแอดมิน

งานแอดมินมีหน้าที่หลากหลายและมุ่งเน้นในการสนับสนุนทำให้ธุรกิจทำงานได้สะดวกและประสานงานได้ดีขึ้น

การกำหนด KPI (Key Performance Indicator) สำหรับงานแอดมินมีความสำคัญหลายประการ เพราะการกำหนด KPI ช่วยในการวัดประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของงานแอดมิน ว่ามีความสามารถในการทำงานตามเป้าหมายและข้อกำหนดที่ตั้งไว้หรือไม่ ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามและประเมินผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ KPI ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของงานแอดมิน โดยทำให้พนักงานสามารถเห็นภาพรวมของความสำเร็จและข้อบกพร่องในการทำงาน ทำให้สามารถปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างตรงจุด อีกทั้งยังช่วยในการสร้างความโปร่งใสในการทำงาน โดยทุกคนในทีมสามารถเห็นถึงเป้าหมายและผลการทำงาน ซึ่งช่วยในการสร้างความเข้าใจและความร่วมมือระหว่างสมาชิกในทีม

มากไปกว่านั้น KPI ยังช่วยในการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับงานแอดมิน ทำให้พนักงานสามารถรู้ว่าความสำเร็จของตนถูกวัดจากอะไรและต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น นอกจากนี้ KPI ยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการกระตุ้นและให้แรงจูงใจแก่พนักงาน โดยการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายและสามารถวัดผลได้ ช่วยให้พนักงานมีความกระตือรือร้นในการทำงานและพยายามพัฒนาตนเอง

ท้ายสุดแล้ว การกำหนด KPI สำหรับงานแอดมินยังช่วยในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ด้วยข้อมูลที่ได้จาก KPI สามารถใช้ในการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน ทำให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้ การกำหนด KPI สำหรับงานแอดมินจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานและสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Photo by Campaign Creators on Unsplash

  1. เวลาการตอบรับ (Response Time)
    • KPI ระยะเวลาที่แอดมินใช้ในการตอบกลับอีเมล, ข้อความ, หรือการติดต่ออื่นๆ จากผู้ใช้งาน
    • ภายในช่วงเวลาที่กำหนด, 90% ของการตอบรับต้องเสร็จสิ้นภายใน 3 ชั่วโมง หรือเราอาจจะตั้งเป้าหมายเป็นต่อวันก็ได้ ในกรณีที่การตอบกลับไม่ได้เร่งด่วน
  2. ประสิทธิภาพในการจัดการงาน (Task Efficiency)
    • KPI จำนวนงานที่สามารถจัดการได้ต่อหนึ่งวัน
    • บันทึกจำนวนงานที่เสร็จสิ้นในแต่ละวันที่เหมาะกับหน้าที่งานเฉพาะ, มุ่งเน้นให้มีการเพิ่มประสิทธิภาพต่อเนื่อง โดยเรามักจะเปรียบเทียบกับเดือนที่ผ่านมา หรือไตรมาสที่ผ่านมา
  3. ความพร้อมที่ให้บริการ (Service Readiness)
    • KPI ความพร้อมที่ให้บริการตามเวลาที่กำหนด
    • การทำความเข้าใจและปฏิบัติตามเวลาที่กำหนดในการปฏิบัติงาน, การล่าช้าไม่เกิน 10% ของงานทั้งหมด บางครั้งเราอาจจะใช้วิธีการตรวจความพร้อมโดยหัวหน้างานพร้อมกับการให้คะแนน
  4. ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน (User Satisfaction)
    • KPI ร้อยละของผู้ใช้งานที่พึงพอใจ
    • นำเสนอแบบสำรวจความพึงพอใจ มุ่งเน้นให้คะแนนความพึงพอใจสูงกว่า 80% หรือเราจะใช้อีกตัววัดนึงคือ อัตราการถูกคอมเพลนท์ให้ต่ำกว่า 1-2% ของ ticket ทั้งหมด
  5. ความถูกต้องของข้อมูล (Data Accuracy)
    • KPI: ร้อยละของข้อมูลที่ถูกต้องในการปฏิบัติงาน
    • ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล มุ่งเน้นให้มีร้อยละความถูกต้องสูงกว่า 95%
  6. การพัฒนาทักษะและความรู้ (Skill and Knowledge Development)
    • KPI จำนวนการฝึกอบรมหรือการพัฒนาทักษะต่อปี
    • กำหนดจำนวนการฝึกอบรมที่ต้องการในแต่ละปี โดยที่เราจะมุ่งเน้นให้ทีมพัฒนาทักษะตามที่ต้องการ
  7. การบริหารจัดการเวลา (Time Management)
    • KPI ร้อยละของการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ
    • การติดตามการใช้เวลาในการทำงาน มุ่งเน้นให้มีร้อยละการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงกว่า 90% โดยที่เราจะนิยามคำว่าการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพโดยการเปรียบเทียบกับเวลามาตรฐานที่ใช้ไปในการทำงานในชิ้นงานที่ระบุ

การใช้ KPI ที่เหมาะสมและการติดตามค่า KPI อย่างต่อเนื่องจะช่วยให้ทีมงานแอดมินสามารถปรับปรุงและปรับเปลี่ยนการทำงานในทิศทางที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ การใช้ KPI ยังช่วยในการพัฒนาบุคลากร โดยสามารถระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงานแต่ละคน ทำให้สามารถจัดการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะของพนักงานได้ตรงตามความต้องการ ทั้งยังช่วยในการวางแผนการพัฒนาบุคลากรในระยะยาวอีกด้วย

สนใจทดลองใช้งานโปรแกรมประเมินออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อได้ที่นี่



ตัวอย่าง JD งานกราฟฟิค


ตัวอย่าง JD งานโรงแรม


ตัวอย่าง JD งานบริการ


ตัวอย่าง JD งานเซลส์


ตัวอย่าง JD งานขนส่ง