Job Description หรือคำอธิบายงาน คือ เอกสารที่ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งงานในองค์กร มักจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:
- ตำแหน่งงาน: ชื่อตำแหน่งหรือหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ
- หน้าที่และความรับผิดชอบ: ลักษณะงานที่ต้องทำ รายละเอียดหน้าที่ และความรับผิดชอบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนั้น ๆ
- คุณสมบัติที่ต้องการ: คุณสมบัติของผู้สมัคร เช่น วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ทำงาน ทักษะเฉพาะด้าน หรือใบรับรองต่าง ๆ
- สถานที่ทำงาน: ที่ตั้งของสถานที่ทำงานหรือพื้นที่ที่ต้องปฏิบัติงาน
- เวลาทำงาน: เวลาทำงานที่ต้องปฏิบัติงาน เช่น เวลาทำงานประจำ หรือเวลาทำงานแบบพิเศษ
- รายงานต่อ: ผู้ที่ต้องรายงานหรือประสานงาน เช่น ผู้บังคับบัญชา หรือแผนกที่เกี่ยวข้อง
- เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของตำแหน่ง: เป้าหมายหลักของตำแหน่งนั้น ๆ และวิธีที่งานนั้นส่งผลต่อองค์กร
Photo by Vitaly Gariev on Unsplash
การจัดทำ Job Description ที่ดี จะช่วยเป็นเครื่องมือสำคัญในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจความคาดหวังขององค์กร และช่วยให้องค์กรประเมินความสามารถของผู้สมัครได้ตรงตามความต้องการ
หน้าที่หลักๆ ของ Job Description ในการช่วงการสรรหาและหลังจากนั้น จะมีดังนี้:
- กำหนดความคาดหวังของผู้สมัครงาน:
- บอกให้ชัดเจนว่าตำแหน่งนี้ต้องทำอะไรบ้าง
- ช่วยให้ผู้สมัครรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องเก่งอะไรบ้าง
- ช่วยสรรหาและคัดเลือกคนเข้ามาทำงานให้เหมาะสมกับตำแหน่งที่องค์กรกำลังหา:
- ใช้ในการประกาศหาคนมาทำงาน
- ช่วยคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม
- ประเมินผลงานของพนักงาน:
- ใช้เป็นมาตรฐานในการประเมินผลงานของพนักงาน
- ช่วยให้หัวหน้ารู้ว่าพนักงานทำได้ตามเป้าหมายไหม
- สามารถช่วยให้เรานำเอาข้อมูลไปใช้ในระบบประเมินผลงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้
- ฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อให้เป็นไปตามทิศทางขององค์กร:
- ใช้ในการวางแผนการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะของพนักงาน
- ช่วยระบุสิ่งที่พนักงานต้องพัฒนาเพิ่มเติม
- จัดการค่าตอบแทนให้เหมาะสมกับตำแหน่งงานและอุตสาหกรรม:
- ใช้ในการกำหนดเงินเดือนและสวัสดิการ
- ช่วยให้รู้ว่าค่าตอบแทนควรเป็นเท่าไรตามหน้าที่ที่ทำ
- ช่วยจัดการงานในองค์กรให้เกิดความชัดเจน:
- ช่วยวางแผนและจัดการโครงสร้างงาน
- ทำให้การทำงานในองค์กรเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
- สร้างความโปร่งใสและยุติธรรมในการประเมินผลงาน:
- ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างโปร่งใส
- ลดความขัดแย้งและความไม่เข้าใจระหว่างพนักงานกับผู้จัดการ
การมี Job Description ที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายจะช่วยให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น