การประเมินผลงานของพนักงานเป็นกิจกรรมที่สำคัญสำหรับการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร การประเมินผลงานไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้บริหารทราบถึงความสามารถ ความเป็นมืออาชีพ และความก้าวหน้าของพนักงาน แต่ยังช่วยให้พนักงานทราบถึงความคาดหวัง ความสำเร็จ และความต้องการพัฒนาตนเอง นอกจากนี้การประเมินผลงานยังเป็นเครื่องมือในการให้รางวัล การเลื่อนตำแหน่ง การกำหนดเงินเดือน และการวางแผนการพัฒนาทักษะของพนักงาน
อย่างไรก็ตามการสร้างระบบประเมินผลงานของพนักงานที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณไม่ใช่เรื่องง่าย คุณต้องพิจารณาหลายปัจจัย เช่น ลักษณะงาน วัฒนธรรมองค์กร ความต้องการของพนักงาน และเทคโนโลยีที่มีอยู่ หากคุณใช้ระบบประเมินผลงานที่ไม่เหมาะสม อาจทำให้เกิดผลเสียต่อการทำงาน การร่วมมือ และการมีส่วนร่วมของพนักงาน ดังนั้นคุณต้องรู้วิธีการสร้างระบบประเมินผลงานที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
ในบทความนี้ เราจะอธิบายหลักการและขั้นตอนในการสร้างระบบประเมินผลงานของพนักงาน และวิธีการปรับระบบประเมินผลงานให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ นอกจากนี้เรายังจะอธิบายประโยชน์และผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้จากการใช้ระบบประเมินผลงานที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
การสร้างระบบประเมินผลงานของพนักงานมีหลักการและขั้นตอนดังนี้
- กำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมินผลงาน คือ สิ่งที่องค์กรต้องการจากการประเมินผลงาน เช่น การบริหารจัดการคนเก่ง การสร้างวัฒนธรรมการทำงาน การพัฒนาทักษะของพนักงาน หรือการให้รางวัลและการเลื่อนตำแหน่งในองค์กร
- กำหนดเกณฑ์การประเมินผลงาน คือ สิ่งที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เช่น ตัวชี้วัด (KPI) พฤติกรรม (Behavior) หรือความสามารถ (Competency) เกณฑ์การประเมินผลงานควรเป็นที่ยอมรับ วัดผลได้ และสอดคล้องกับเป้าหมายเฉพาะขององค์กรเรา
- กำหนดวิธีการประเมินผลงาน คือ วิธีการที่ใช้ในการวัดผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เช่น การให้คะแนน การให้ข้อเสนอแนะ การให้รางวัล หรือการประเมินผลจากหลายแหล่ง วิธีการประเมินผลงานควรเป็นการประเมินที่เป็นธรรม ทันเวลา และเป็นแบบสองทาง
- กำหนดระยะเวลาการประเมินผลงาน คือ ระยะเวลาที่ใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เช่น ประจำปี ประจำไตรมาส หรือประจำเดือน ระยะเวลาการประเมินผลงานควรเหมาะสมกับลักษณะงาน และให้โอกาสพนักงานในการปรับปรุงผลงาน
- ประกาศผลการประเมินผลงาน คือ การแจ้งผลการปฏิบัติงานของพนักงานให้ทราบ โดยใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ เช่น ระบบออนไลน์ หรือเอกสารที่พิมพ์ออกมา การประกาศผลการประเมินผลงานควรเป็นการประกาศที่รวดเร็ว และให้พนักงานมีส่วนร่วมในการบันทึกรับทราบผลประเมิน
การปรับระบบประเมินผลงานให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณเป็นกระบวนการที่ต้องใช้การวิเคราะห์ การทดลอง และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง คุณไม่สามารถใช้ระบบประเมินผลงานที่เหมือนกันกับองค์กรอื่นได้ เพราะธุรกิจของคุณมีลักษณะ วัตถุประสงค์ และความแตกต่างเฉพาะตัว ดังนั้นคุณต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่มีผลต่อการประเมินผลงานของพนักงาน ได้แก่
- ลักษณะงาน: คุณต้องรู้ว่างานของพนักงานมีลักษณะอย่างไร เช่น งานที่มีความชัดเจน งานที่มีความซับซ้อน งานที่มีความสร้างสรรค์ งานที่มีความเป็นทีม หรืองานที่มีความเป็นส่วนตัว ลักษณะงานจะมีผลต่อการกำหนดเป้าหมาย การวัดผล และการให้คะแนนของพนักงาน ตัวอย่างเช่น ถ้างานของพนักงานมีความซับซ้อน คุณอาจต้องใช้เป้าหมายที่มีความยืดหยุ่น การวัดผลที่มีหลายมิติ และการให้คะแนนที่มีการประเมินจากหลายแหล่ง
- วัฒนธรรมองค์กร: คุณต้องรู้ว่าองค์กรของคุณมีวัฒนธรรมอย่างไร เช่น วัฒนธรรมที่เน้นการแข่งขัน วัฒนธรรมที่เน้นการร่วมมือ วัฒนธรรมที่เน้นการเรียนรู้ วัฒนธรรมที่เน้นการปรับเปลี่ยน หรือวัฒนธรรมที่เน้นการควบคุม วัฒนธรรมองค์กรจะมีผลต่อการให้ข้อเสนอแนะ การให้รางวัล และการสร้างความไว้วางใจระหว่างผู้ประเมินผลและผู้ถูกประเมินผล ตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรของคุณมีวัฒนธรรมที่เน้นการร่วมมือ คุณอาจต้องใช้การให้ข้อเสนอแนะที่เป็นแบบสองทาง การให้รางวัลที่เป็นแบบกลุ่ม และการสร้างความไว้วางใจที่เป็นแบบเปิดเผย
- ความต้องการของพนักงาน: คุณต้องรู้ว่าพนักงานของคุณมีความต้องการอย่างไร เช่น ความต้องการทางด้านการเงิน ความต้องการทางด้านความปลอดภัย ความต้องการทางด้านความเป็นสังคม ความต้องการทางด้านความเคารพนับถือ หรือความต้องการทางด้านการเติบโต ความต้องการของพนักงานจะมีผลต่อการให้รางวัล การให้ข้อเสนอแนะ และการวางแผนการพัฒนาทักษะของพนักงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าพนักงานของคุณมีความต้องการทางด้านการเติบโต คุณอาจต้องใช้การให้รางวัลที่เป็นแบบไม่มีตัวเลข การให้ข้อเสนอแนะที่เป็นแบบเป้าหมาย และการวางแผนการพัฒนาทักษะที่เป็นแบบเป็นระยะ
- เทคโนโลยีที่มีอยู่: คุณต้องรู้ว่าองค์กรของคุณมีเทคโนโลยีอะไรที่สามารถช่วยในการประเมินผลงานของพนักงานได้ เช่น เทคโนโลยีที่ช่วยในการตั้งเป้าหมาย การวัดผล การให้คะแนน การให้ข้อเสนอแนะ หรือการให้รางวัล เทคโนโลยีที่มีอยู่จะมีผลต่อการประหยัดเวลา การเพิ่มความถูกต้อง การเพิ่มความเป็นธรรม และความสะดวกในการใช้งาน
เรามาดูกันว่า ประโยชน์และผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้จากการใช้ระบบประเมินผลงานที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ ในตอนหน้า