เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารทั่วไป General Administration Officer (GAO) เป็นบทบาทที่สำคัญในองค์กร โดยมีหน้าที่ในการดูแลและจัดการงานด้านบริหารต่างๆ หน้าที่ที่เฉพาะเจาะจงอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริษัท อุตสาหกรรม หรือแผนกที่เกี่ยวข้อง
Photo by Campaign Creators on Unsplash
1. Administration and Coordination
ประสานงานกับแผนกต่างๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น จัดการกิจกรรมประจำวัน และจัดลำดับความสำคัญของงาน
2. Policy Implementation
มั่นใจว่านโยบาย ขั้นตอน และข้อกำหนดขององค์กรถูกนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในทุกแผนก
3. Compliance
ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อบังคับ และมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้
4. Budgeting and Financial Management
ช่วยในการจัดทำงบประมาณ ติดตามค่าใช้จ่าย และจัดการทรัพยากรทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพ
5. Human Resources
ดูแลกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ HR เช่น การสรรหา การต้อนรับพนักงานใหม่ การฝึกอบรม และการจัดการสวัสดิการ
6. Risk Management
ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและพัฒนากลยุทธ์เพื่อลดความเสี่ยง เพื่อให้การจัดการความเสี่ยงขององค์กรมีประสิทธิภาพ
7. Communication
ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางระหว่างแผนก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และพันธมิตรภายนอก เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารและแก้ไขข้อขัดแย้ง
8. Strategic Planning
มีส่วนร่วมในการพัฒนาและดำเนินกลยุทธ์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของบริษัท
9. Quality Control
ติดตามและปรับปรุงกระบวนการทางธุรการ เพื่อให้มั่นใจว่ามีประสิทธิภาพ ความถูกต้อง และความรวดเร็วในการทำงาน
10. Team Management
นำและบริหารทีมงานด้านธุรการ โดยให้คำแนะนำ การฝึกอบรม และการสนับสนุนเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง KPIs ของตำแหน่ง General Administration Officer
1. Operational Efficiency
วัดเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสิ้นตรงเวลาและอยู่ภายในงบประมาณ เช่น 85% ของงานธุรการทั้งหมดเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
2. Compliance Rate
ติดตามเปอร์เซ็นต์การปฏิบัติตามนโยบาย ขั้นตอน และข้อกำหนดขององค์กร เช่น 95% ของรายงานและแบบฟอร์มทั้งหมดถูกส่งอย่างถูกต้องและตรงเวลา
3. Staff Morale and Satisfaction
ติดตามแบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงานหรือคะแนน Net Promoter Score (NPS) เพื่อวัดขวัญและความมีส่วนร่วมของพนักงาน เช่น ค่าเฉลี่ย NPS ที่ 4 จาก 5 คะแนนบ่งชี้ถึงขวัญกำลังใจที่สูง
4. Cost Savings
วัดเปอร์เซ็นต์ของการประหยัดต้นทุนที่เกิดจากการปรับปรุงกระบวนการ เช่น การลดค่าใช้จ่ายด้านธุรการลง 12% เนื่องจากการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
5. Customer Satisfaction
ติดตามคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าหรือคะแนน NPS สำหรับลูกค้าภายในองค์กร เช่น ค่าเฉลี่ย NPS ที่ 4 จาก 5 คะแนนบ่งชี้ถึงความพึงพอใจสูง
6. Process Efficiency Index
คำนวณเปอร์เซ็นต์ของกระบวนการที่ได้ถูกมาตรฐานและทำให้ง่ายขึ้น เช่น 75% ของกระบวนการธุรการทั้งหมดถูกทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ
7. Error Rate
ติดตามเปอร์เซ็นต์ของข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนในรายงาน แบบฟอร์ม หรือเอกสารอื่นๆ เช่น อัตราความผิดพลาดที่ 2% บ่งชี้ถึงความถูกต้องสูง
8. Time-to-Resolve Issues
ติดตามเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาหรือข้อร้องเรียน เช่น เวลาการแก้ปัญหาเฉลี่ยที่ 24 ชั่วโมงสำหรับคำถามธุรการทั้งหมด
9. Employee Training and Development
วัดเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมหรือรับรองในด้านต่างๆ เช่น 80% ของพนักงานได้ผ่านการฝึกอบรมพัฒนาภาวะผู้นำ
10. Innovation and Improvement
ติดตามจำนวนแนวคิดนวัตกรรมที่ได้รับการนำไปใช้หรือการปรับปรุงกระบวนการ เช่น ค่าเฉลี่ย 3 กระบวนการใหม่ถูกนำไปใช้ต่อไตรมาส