EsteeMATE เอสตีเมท

โปรแกรมบันทึกประวัติฝึกอบรมพนักงาน (Google Sheets) ฟรี — Dashboard + ค้นหารายบุคคล + ฟอร์มกรอกข้อมูล

—

by

Samaphol SaeHua
in , , ,

คำถามที่โผล่ในกลุ่ม HR บน Facebook แทบทุกเดือน — “มีโปรแกรมบันทึกประวัติฝึกอบรมพนักงานฟรี ๆ แนะนำไหมคะ” ส่วนใหญ่จบลงที่ไฟล์ Excel ที่ส่งต่อกันมาหลายทอด เปิดทีก็ต้องเลื่อนหาทีละคน ไม่มีหน้าสรุป และพอจะกรอกข้อมูลใหม่ก็ต้องไปแทรกแถวในตารางดิบเองจนพลาดบ่อย

ทีม EsteeMATE เลยทำ ระบบบันทึกประวัติฝึกอบรม (Training History Record) บน Google Sheets ที่ใช้งานเหมือนโปรแกรมจริง — มี Dashboard สรุปภาพรวม, หน้า ค้นหารายบุคคล, และ ฟอร์มกรอกข้อมูล แยกจากตารางดิบ ทำงานบนเบราว์เซอร์ ฟรี ไม่ต้องติดตั้งอะไร แค่กด “Make a copy” ก็ได้ไฟล์ส่วนตัวไปใช้ทันที

ระบบทำอะไรได้บ้าง? (4 หน้าหลัก)

ต่างจากไฟล์ Excel ทั่วไป ระบบนี้เปิดผ่านเมนู “Training System” ด้านบน แล้วทำงานในหน้าจอที่ออกแบบมาเฉพาะ — ไม่ต้องไปยุ่งกับสูตรหรือตารางดิบเลย:

1. 📊 Dashboard — เห็นภาพรวมทั้งองค์กรในหน้าเดียว

การ์ดสรุป 4 ตัวด้านบน: จำนวนพนักงาน, จำนวนครั้งที่ฝึกอบรม, ค่าใช้จ่ายรวม (บาท) และ คะแนนเฉลี่ย ตามด้วยกราฟแยก ค่าใช้จ่ายตามประเภทการอบรม และวงกลมแยกสัดส่วน ประเภท (Internal / External / Online) กับ ประเภททักษะ (Hard Skill / Soft Skill / Compliance / Leadership) — ทุกกราฟอัปเดตอัตโนมัติเมื่อมีข้อมูลใหม่ ใช้รายงานผู้บริหารหรือเตรียม ESG ได้ทันที

2. 📋 รายการอบรม — ค้นหา แก้ไข ลบ ในคลิกเดียว

ตารางการอบรมทุกครั้งขององค์กร พร้อมช่องค้นหาด้านบน — พิมพ์ชื่อพนักงาน แผนก หรือชื่อหลักสูตร ก็กรองได้ทันที แต่ละแถวมีปุ่ม แก้ไข และ ลบ ในตัว ไม่ต้องเลื่อนหาแถวในชีตดิบแล้วเสี่ยงลบผิดบรรทัด

3. 👤 รายบุคคล — เลือกพนักงาน เห็นประวัติทั้งหมดทันที

เลือกพนักงานจาก Dropdown แล้วระบบสรุปให้อัตโนมัติ: จำนวนหลักสูตร, ชั่วโมงรวม, ค่าใช้จ่ายรวม, คะแนนเฉลี่ย พร้อมตารางประวัติการอบรมทุกครั้งของคนนั้น — ใช้เตรียม Performance Review, วาง IDP ปีหน้า หรือ Print เป็นเอกสารแนบตอน Audit ได้เลย ไม่ต้องนั่งไล่กรองเอง

4. ➕ เพิ่มข้อมูล — ฟอร์มกรอก ไม่ต้องแตะตารางดิบ

กรอกการอบรมใหม่ผ่านฟอร์มที่มี Dropdown ให้เลือก (ประเภท, หมวดหมู่ทักษะ, ใบเซอร์ Y/N) พร้อมช่องวันที่ ชั่วโมง ค่าใช้จ่าย และคะแนน — กดบันทึกแล้วข้อมูลเข้า Master Training Log และ Dashboard อัปเดตให้เอง ลดความผิดพลาดจากการพิมพ์ผิดช่องไปได้มาก จากประสบการณ์ทำงานกับ HR หลายองค์กร ฟอร์มกรอกแบบนี้คือสิ่งที่ทำให้ข้อมูล “อัปเดตจริง” เพราะคนกรอกไม่กลัวว่าจะไปทำสูตรพัง

ทำไม HR ต้องบันทึกประวัติฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ?

การมีระบบที่ดีไม่ใช่แค่ “เก็บข้อมูล” แต่ส่งผลตรงต่อ 5 เรื่องสำคัญในงาน HR:

  1. Compliance Risk: กฎหมายแรงงานและมาตรฐานอุตสาหกรรม (ISO 9001, GMP, HACCP) ต้องการเอกสารฝึกอบรมที่ครบถ้วนตอน Audit
  2. HR Metrics & ESG Report: Training Hours per Employee และ Cost-per-Training คำนวณได้ทันทีจาก Dashboard
  3. วาง IDP ตรงจุด: รู้ว่าพนักงานเคยอบรมอะไรมาแล้ว วางแผนพัฒนาได้แม่นยำ ไม่ลงทุนซ้ำ
  4. Promotion / Succession: ผู้บริหารตัดสินใจเรื่องคนได้ดีขึ้นด้วยประวัติที่ครบถ้วน
  5. L&D ROI: เทียบคะแนน/ผลงานก่อน-หลังอบรม เพื่อดูว่าหลักสูตรไหน “คุ้ม”

เราเจาะลึก 16 fields ที่ควรบันทึก, ระยะเวลาที่ต้องเก็บข้อมูลตามกฎหมาย และเทมเพลตเวอร์ชัน Excel ไว้ในบทความ วิธีบันทึกประวัติฝึกอบรมพนักงานใน Excel + เทมเพลตฟรี — เหมาะถ้าทีมคุณถนัด Excel หรือทำงานออฟไลน์

📥 รับลิงก์ “Make a copy” ทางอีเมล (ฟรี)

กรอกอีเมลด้านล่าง เราจะส่งลิงก์สำหรับ คัดลอกระบบเป็นของคุณเอง ให้ทันที — เมื่อกดลิงก์ Google จะถามว่า “ทำสำเนา / Make a copy” เพียงกดยืนยัน คุณก็จะได้ไฟล์ส่วนตัวที่ข้อมูลเป็นของคุณคนเดียว (ต้นฉบับของเราไม่เห็นข้อมูลในสำเนาของคุณ)

🔒 เราเคารพความเป็นส่วนตัวของคุณ — ไม่แชร์อีเมลกับบุคคลภายนอก ยกเลิกการรับได้ทุกเมื่อด้วยลิงก์ Unsubscribe

เมื่อ Google Sheets เริ่มไม่พอ

Google Sheets + ระบบนี้รองรับ HR ของบริษัทขนาด 10-200 คนได้สบาย และเราแนะนำให้เริ่มจากตรงนี้เสมอ แต่เมื่อองค์กรโตขึ้น จุดที่เริ่มสะดุดคือ:

  • เชื่อมข้อมูลฝึกอบรมเข้ากับ KPI และ IDP ของพนักงานแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกซ้ำสองที่
  • Approval Workflow และการแจ้งเตือน — เช่น หัวหน้าอนุมัติงบอบรม หรือเตือนเมื่อใบเซอร์ใกล้หมดอายุ
  • สิทธิ์การเข้าถึงรายคน — ให้พนักงานเห็นเฉพาะประวัติของตัวเอง โดยไม่ต้องแยกไฟล์

เคสแบบนี้คือเหตุผลที่หลายองค์กรย้ายมาใช้ระบบ Performance Management ที่ออกแบบเพื่อ HRD โดยเฉพาะอย่าง EsteeMATE — แต่ถ้าองค์กรของคุณยังเล็ก ระบบ Google Sheets นี้ก็เพียงพอแล้ว เริ่มจากเล็กก่อนเสมอครับ ระบบนี้เป็นหนึ่งในเครื่องมือจาก HR KPI Master Pack ของเราด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง

คำถามที่พบบ่อย

ระบบนี้ใช้ฟรีจริงไหม? ทำไมต้องกรอกอีเมล?

ฟรี 100% ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงครับ — เป็นไฟล์ Google Sheets ที่เรารวม Apps Script ไว้ให้ครบ เรากรอกอีเมลเพื่อส่งลิงก์ “Make a copy” ให้คุณทางอีเมล พร้อมเคล็ดลับการใช้งานเพิ่มเติม เราส่งข่าวสาร HR ฟรีเดือนละ 2-4 ครั้ง และยกเลิกได้ทุกเมื่อด้วยลิงก์ Unsubscribe ในอีเมล

ข้อมูลพนักงานของเราปลอดภัยไหม ใครเห็นบ้าง?

ปลอดภัยครับ ลิงก์ที่เราส่งให้เป็นแบบ “Make a copy” — เมื่อคุณกดคัดลอก ไฟล์จะกลายเป็นของคุณเองในบัญชี Google Drive ของคุณ เราซึ่งเป็นเจ้าของต้นฉบับ มองไม่เห็นข้อมูลในสำเนาของคุณเลย คุณเป็นคนกำหนดเองว่าจะแชร์ไฟล์ให้ใครในองค์กรบ้าง

ต้องเขียนโค้ดหรือรู้ Apps Script ไหม? ตอนเปิดครั้งแรกมีหน้าเตือนของ Google ทำไม?

ไม่ต้องเขียนโค้ดเลยครับ ทุกอย่างทำงานผ่านเมนูและหน้าจอที่ออกแบบไว้ให้แล้ว — เปิดเมนู “Training System” → เปิดแอป แล้วใช้ผ่านปุ่ม เพิ่มข้อมูล / ค้นหารายบุคคล / Dashboard ครั้งแรกครั้งเดียว Google จะขออนุญาต 3 จอ: (1) “Authorization required” กด OK, (2) “Google hasn’t verified this app” — กด Advanced แล้วกด Go to Training History Record (unsafe), (3) กด Select all → Continue หน้าเตือนนี้เป็นเรื่องปกติของ Apps Script ที่เราพัฒนาเองและยังไม่ได้ส่งให้ Google ตรวจรับรอง ไม่ใช่ไวรัส และระบบขอสิทธิ์แค่จัดการสเปรดชีตไฟล์นี้ของคุณเท่านั้น — อีเมลที่เราส่งให้มีภาพประกอบครบทั้ง 5 ขั้นตอน

ต่างจากเทมเพลต Excel ของ EsteeMATE อย่างไร?

เวอร์ชัน Excel เหมาะกับคนที่ทำงานออฟไลน์หรือชอบ Excel อยู่แล้ว แต่ต้องใช้ Excel 2021/365 ถึงจะใช้สูตร FILTER ได้ ส่วนเวอร์ชัน Google Sheets นี้ทำงานบนเบราว์เซอร์ ไม่ต้องห่วงเรื่องเวอร์ชัน มีฟอร์มกรอกข้อมูลแยกจากตารางดิบ ค้นหา/แก้ไข/ลบได้ในคลิกเดียว และหลายคนเปิดพร้อมกันได้ เลือกตามสไตล์การทำงานของทีมได้เลย

เหมาะกับองค์กรขนาดไหน?

เหมาะกับ HR ของบริษัทไทยขนาดประมาณ 10-200 คน Google Sheets รองรับการทำงานหลายคนพร้อมกันได้ดีกว่า Excel แต่เมื่อองค์กรโตขึ้นและต้องเชื่อมข้อมูลฝึกอบรมเข้ากับ KPI, IDP, Approval Workflow และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ แนะนำให้ขยับไปใช้ระบบ HRD อย่าง EsteeMATE ที่ออกแบบมาเพื่อ HR ของ SME ไทยโดยเฉพาะ