KPI (Key Performance Indicator) ของแผนก HR มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวัดผลและประเมินประสิทธิภาพการทำงานของแผนก HR ซึ่งมีผลโดยตรงต่อการดำเนินงานขององค์กรโดยรวม ความสำคัญของ KPI ในแผนก HR สามารถสรุปได้ดังนี้
Photo by Resume Genius on Unsplash
1. การประเมินและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
KPI ช่วยให้แผนก HR สามารถวัดผลการทำงานในด้านต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการสรรหาพนักงาน การพัฒนาและฝึกอบรม หรือการรักษาพนักงาน สิ่งนี้ทำให้ทีม HR รู้ว่าต้องปรับปรุงหรือพัฒนาในส่วนใด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในอนาคต
2. การสนับสนุนกลยุทธ์องค์กร
แผนก HR มีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนและดำเนินการตามกลยุทธ์ขององค์กร KPI ช่วยให้ HR สามารถตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร เช่น การสรรหาผู้มีความสามารถที่เหมาะสมกับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร
3. การติดตามและวัดผลลัพธ์ที่สำคัญ
KPI ช่วยในการติดตามผลลัพธ์ที่สำคัญ เช่น อัตราการลาออกของพนักงาน หรืออัตราการเข้าร่วมการฝึกอบรม ซึ่งเป็นปัจจัยที่มีผลกระทบต่อความสามารถขององค์กรในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ
4. การตัดสินใจอย่างมีข้อมูล
การมี KPI ที่ชัดเจนทำให้แผนก HR มีข้อมูลที่แม่นยำและน่าเชื่อถือในการตัดสินใจ เช่น การจัดสรรงบประมาณสำหรับการฝึกอบรม หรือการปรับปรุงกระบวนการสรรหาพนักงาน ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพและสามารถคาดการณ์ผลลัพธ์ได้ดียิ่งขึ้น
5. การสร้างวัฒนธรรมการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
KPI ส่งเสริมให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องในองค์กร โดยการกำหนดเป้าหมายและการวัดผลที่ชัดเจน ช่วยให้พนักงานมีแรงจูงใจในการพัฒนาตนเองและปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรดีขึ้น
6. การสร้างความโปร่งใสและความรับผิดชอบ
KPI ทำให้แผนก HR มีความโปร่งใสในการดำเนินงาน พนักงานทุกคนสามารถเห็นภาพรวมของความสำเร็จหรือข้อบกพร่องในกระบวนการทำงานของ HR ซึ่งส่งเสริมให้เกิดความรับผิดชอบต่อเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ตั้งไว้
7. การปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง
เมื่อองค์กรต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง เช่น การขยายธุรกิจหรือการปรับโครงสร้างองค์กร KPI ช่วยให้ HR สามารถปรับตัวและวางแผนการทำงานให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ
การมี KPI ที่ชัดเจนและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรทำให้แผนก HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความสอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร และสามารถส่งเสริมการเติบโตและความสำเร็จขององค์กรในระยะยาวได้อย่างยั่งยืน
ตัวอย่าง KPI สำหรับแผนก HR
สามารถครอบคลุมหลากหลายด้าน ตั้งแต่การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน ไปจนถึงการพัฒนาทักษะและการรักษาพนักงานให้ทำงานกับองค์กรได้นานขึ้น ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่สามารถใช้ได้
1. การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment & Selection)
- อัตราการตอบรับข้อเสนอ (Offer Acceptance Rate) เปอร์เซ็นต์ของผู้สมัครที่ยอมรับข้อเสนอการจ้างงาน
- อัตราการกรอกตำแหน่งงานสำเร็จ (Time to Fill) จำนวนวันเฉลี่ยที่ใช้ในการกรอกตำแหน่งงานที่เปิดรับ
- คุณภาพของผู้สมัคร (Quality of Hire) วัดโดยการประเมินความสามารถของผู้ที่ได้รับการจ้างงานหลังจากผ่านช่วงทดลองงาน 6 เดือน
2. การพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน (Employee Development & Training)
- เปอร์เซ็นต์การเข้าร่วมการฝึกอบรม (Training Participation Rate) สัดส่วนของพนักงานที่เข้าร่วมโปรแกรมการฝึกอบรมจากจำนวนพนักงานทั้งหมด
- การเพิ่มทักษะที่จำเป็น (Skill Development) การประเมินผลการพัฒนาทักษะของพนักงานหลังจากการฝึกอบรม โดยวัดจากการเปรียบเทียบความสามารถก่อนและหลังการฝึกอบรม
- อัตราความพึงพอใจต่อการฝึกอบรม (Training Satisfaction Rate) เปอร์เซ็นต์ความพึงพอใจของพนักงานที่มีต่อโปรแกรมการฝึกอบรม
3. การรักษาพนักงาน (Employee Retention)
- อัตราการคงอยู่ของพนักงาน (Employee Retention Rate) เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ยังคงอยู่กับองค์กรหลังจากผ่านช่วงเวลาที่กำหนด เช่น 1 ปี
- อัตราการลาออก (Employee Turnover Rate) เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ลาออกจากองค์กรในช่วงเวลาหนึ่ง
- การประเมินความพึงพอใจในงาน (Employee Job Satisfaction) วัดจากการสำรวจความพึงพอใจในงานของพนักงานในองค์กร
4. การจัดการความสัมพันธ์ในองค์กร (Employee Relations)
- จำนวนข้อร้องเรียนที่ได้รับการแก้ไข (Resolved Employee Complaints) เปอร์เซ็นต์ของข้อร้องเรียนจากพนักงานที่ได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสมภายในระยะเวลาที่กำหนด
- การมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) วัดจากการสำรวจความพึงพอใจและการมีส่วนร่วมในกิจกรรมภายในองค์กร
- การลดความขัดแย้ง (Conflict Resolution) จำนวนความขัดแย้งในองค์กรที่ได้รับการแก้ไขในเชิงบวก
5. การปฏิบัติตามกฎหมายและนโยบาย (Compliance)
- อัตราการปฏิบัติตามนโยบาย (Policy Compliance Rate) เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ปฏิบัติตามนโยบายขององค์กร เช่น การมาทำงานตรงเวลา
- จำนวนกรณีละเมิดกฎระเบียบ (Regulatory Violations) จำนวนกรณีที่องค์กรละเมิดกฎระเบียบหรือข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน
- การตรวจสอบภายใน (Internal Audit Results) ผลลัพธ์จากการตรวจสอบภายในที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบและนโยบาย HR
ตัวอย่าง KPI และ Job Description ของแต่ละตำแหน่งในแผนก HR
- ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการประเมินผล
- ความสำคัญของผลงานต่อการทำงานในบริษัท
- ตัวอย่าง Job Description ของตำแหน่ง Asst. HR Manager
- ตัวอย่าง Job Description และ KPI ของตำแหน่ง Admin & Payroll Officer
- ตัวอย่าง Job Description และ KPI ของตำแหน่ง HR Manager
- ตัวอย่าง Job Description และ KPI ของตำแหน่ง Administrative and Human Resource Officer
- ตัวอย่าง Job Description และ KPI ของตำแหน่ง Academy Manager