ระบบประเมินผลงานของพนักงานที่ดี ควรมีลักษณะแบบไหนบ้าง ที่เหมาะกับการนำเอามาใช้วัดผลงานของพนักงานในองค์กร ซึ่งอย่างน้อยจะต้องเป็นระบบที่ชัดเจนและมีเป้าหมายที่สามารถวัดได้โดยไม่ซับซ้อน นอกจากนี้แล้ว ระบบประเมินผลที่ดียังควรเน้นไปที่การส่งเสริมและสนับสนุนพนักงานให้สามารถพัฒนาทักษะและความสามารถในการทำงานได้ด้วย เพื่อให้พนักงานสามารถปรับตัวต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงทางธุรกิจและเป็นทรัพยากรมนุษย์ที่มีค่า
Photo by Jess Bailey on Unsplash
นี่คือคุณลักษณะบางข้อที่เราสามารถนำมาใช้ในการสร้าง ระบบประเมินผลงานของพนักงานที่ดี ในองค์กรกัน
1. มีการกำหนดเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจน
ระบบประเมินผลงานที่ดีต้องมีเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจนและวัดผลได้ เช่น การวัดความสำเร็จจากการทำงานตามเป้าหมาย (KPIs) หรือการประเมินทักษะเฉพาะที่สำคัญต่อบทบาทของพนักงาน เช่น ความสามารถในการทำงานเป็นทีม หรือการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง
- สำหรับพนักงานขาย เกณฑ์การประเมินอาจประกอบด้วยยอดขายที่ทำได้, การดูแลลูกค้า, ความพึงพอใจของลูกค้า, และการทำงานร่วมกับทีม
- สำหรับพนักงานฝ่ายการตลาด อาจใช้เกณฑ์การประเมินที่เกี่ยวข้องกับจำนวนการสร้างแบรนด์ การเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย หรือความสำเร็จในการดำเนินแคมเปญต่างๆ
2. การประเมินที่โปร่งใสและมีความยุติธรรม
ระบบประเมินผลงานควรเปิดเผยให้พนักงานทราบถึงเกณฑ์การประเมินและกระบวนการต่างๆ ที่จะนำมาใช้ในการประเมิน รวมทั้งควรให้โอกาสพนักงานในการให้ข้อมูลหรือสะท้อนความคิดเห็นเกี่ยวกับการประเมินผลงานด้วย
ตัวอย่าง
- พนักงานสามารถรับรู้ได้ว่าเกณฑ์การประเมินมีอะไรบ้าง และจะมีการประเมินผลแบบใด เช่น แบบประเมินจากหัวหน้างาน, เพื่อนร่วมงาน (360-degree feedback), หรือจากการประเมินผลลัพธ์การทำงานจริง
- พนักงานสามารถพูดคุยกับหัวหน้าเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงผลงานและเป้าหมายในอนาคต
3. มีการประเมินที่หลากหลายมุมมอง (360-degree feedback)
การประเมินจากหลายแหล่ง (เช่น หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือพนักงานในทีม) ช่วยให้การประเมินมีความหลากหลายและสะท้อนผลการทำงานที่แท้จริงมากขึ้น
ตัวอย่าง
- ในการประเมินผลของพนักงานหนึ่งๆ อาจมีการให้คะแนนจากหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน และพนักงานในทีม เพื่อประเมินทักษะการสื่อสาร การทำงานเป็นทีม และการจัดการเวลา
- การได้รับข้อเสนอแนะจากหลายแหล่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถมองเห็นจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนาได้ดีขึ้น
4. มีการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ (SMART Goals)
ระบบการประเมินที่ดีต้องสามารถเชื่อมโยงกับการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน เช่น เป้าหมายที่มีความเฉพาะเจาะจง (Specific), วัดผลได้ (Measurable), สามารถทำได้ (Achievable), มีความเกี่ยวข้อง (Relevant), และสามารถกำหนดกรอบเวลาได้ (Time-bound)
ตัวอย่าง
- เป้าหมายของพนักงานฝ่ายขายอาจคือ “เพิ่มยอดขายให้ได้ 20% ภายใน 6 เดือน” ซึ่งเป้าหมายนี้สามารถวัดผลได้และมีกรอบเวลาในการประเมินผล
- เป้าหมายของพนักงานฝ่ายบริการลูกค้าอาจจะเป็น “ลดเวลาในการแก้ไขปัญหาลูกค้าลง 15% ในไตรมาสหน้า”
5. การประเมินที่สามารถใช้ในการพัฒนาพนักงาน
ระบบการประเมินผลงานที่ดีควรมีการใช้ผลการประเมินเพื่อพัฒนาพนักงาน ทั้งในด้านการฝึกอบรม การให้คำแนะนำในการปรับปรุง หรือการเสนอแนะแนวทางสำหรับการเติบโตในอาชีพ
ตัวอย่าง
- เมื่อพนักงานได้รับการประเมินผลว่ามีทักษะการทำงานที่ต้องการการพัฒนา เช่น การสื่อสารหรือการจัดการเวลา สามารถให้การฝึกอบรมหรือการพัฒนาทักษะต่างๆ เพื่อปรับปรุงผลการทำงานในอนาคต
- การประชุมหารือกับพนักงานหลังการประเมินเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับแผนการพัฒนาอาชีพ และการกำหนดเป้าหมายการพัฒนาในระยะยาว
6. การประเมินที่ยืดหยุ่นและปรับปรุงได้
ระบบประเมินผลงานที่ดีควรมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์หรือความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น หากมีการเปลี่ยนแปลงในหน้าที่หรือเป้าหมายขององค์กร ระบบการประเมินก็ต้องสามารถปรับให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้
ตัวอย่าง
- หากมีการเปลี่ยนแปลงในกลยุทธ์ขององค์กรที่ต้องการการทำงานร่วมกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ระบบการประเมินอาจมีการปรับเกณฑ์การประเมินเพื่อรวมการเรียนรู้หรือการใช้งานเทคโนโลยีใหม่เป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผล
7. การให้รางวัลและการรับรู้ที่เหมาะสม
ระบบประเมินผลงานที่ดีควรมีการเชื่อมโยงกับการให้รางวัลหรือการรับรู้ผลงานที่ดี โดยสามารถมอบรางวัลในรูปแบบต่างๆ เช่น โบนัส, การเลื่อนตำแหน่ง, หรือคำชมเชยในการประชุม
ตัวอย่าง
- พนักงานที่มีผลงานดีอาจได้รับโบนัสตามผลการประเมิน หรือได้รับการเลื่อนตำแหน่งในกรณีที่มีการพัฒนาผลงานอย่างต่อเนื่อง
- การให้คำชมเชยในที่ประชุมหรือการเผยแพร่ผลงานดีในช่องทางต่างๆ ขององค์กร
ข้อควรระวังในการสร้างและใช้ระบบประเมินผลงานของพนักงาน
- การประเมินที่ไม่มีความยุติธรรม
- ปัญหา: การประเมินที่ไม่ยุติธรรมอาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่พอใจ ส่งผลให้ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชากับพนักงานแย่ลง และส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาว
- ตัวอย่าง: หากผู้จัดการมีความชอบหรือไม่ชอบส่วนตัวกับพนักงานบางคน อาจจะทำให้การประเมินผลงานไม่เป็นธรรม เช่น พนักงานที่ทำงานได้ดีอาจไม่ได้รับการประเมินที่ดีเนื่องจากการขาดการสังเกต หรือผู้ที่มีความสัมพันธ์ส่วนตัวดีกับหัวหน้าจะได้รับการประเมินที่ดีแม้จะไม่ค่อยมีผลงานที่ดีเท่าที่ควร
- วิธีหลีกเลี่ยง: ควรกำหนดเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจน เช่น ผลงานที่วัดได้ (KPIs, ตัวชี้วัด) และการประเมินต้องใช้ข้อมูลจริง ๆ ไม่อิงกับอารมณ์หรือความรู้สึกส่วนตัว
- การใช้เกณฑ์การประเมินที่ไม่เหมาะสม
- ปัญหา: การเลือกใช้เกณฑ์การประเมินที่ไม่สอดคล้องกับลักษณะงาน หรือไม่ตรงกับทักษะที่จำเป็นของตำแหน่งนั้น ๆ อาจทำให้การประเมินไม่สามารถสะท้อนผลการทำงานได้อย่างถูกต้อง
- ตัวอย่าง: หากพนักงานในแผนกบัญชีได้รับการประเมินโดยใช้เกณฑ์ด้านทักษะการขาย ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำจะทำให้การประเมินไม่ได้สะท้อนถึงความสามารถจริง
- วิธีหลีกเลี่ยง: ควรใช้เกณฑ์การประเมินที่สอดคล้องกับลักษณะของแต่ละงาน เช่น การประเมินตามผลการปฏิบัติงานจริง (output) และความสามารถในด้านต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน
- การประเมินที่ขาดการป้อนข้อมูลจากหลายแหล่ง
- ปัญหา: หากการประเมินทำโดยบุคคลเดียว (เช่น หัวหน้าทีม) โดยไม่มีการสอบถามความคิดเห็นจากแหล่งข้อมูลอื่น (เพื่อนร่วมงาน, ลูกน้อง) อาจทำให้การประเมินมีมุมมองที่ไม่ครบถ้วน และอาจมีอคติหรือมุมมองที่จำกัด
- ตัวอย่าง: หากหัวหน้าประเมินผลงานพนักงานเพียงคนเดียว โดยไม่ได้รับความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงาน อาจทำให้หัวหน้ามองข้ามข้อบกพร่องบางอย่างที่อาจจะเห็นได้จากการทำงานร่วมกัน
- วิธีหลีกเลี่ยง: ควรใช้การประเมินแบบ 360 องศา (360-Degree Feedback) ที่รวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้ได้มุมมองที่หลากหลาย
- การประเมินโดยไม่มีการพัฒนาและติดตามผล
- ปัญหา: การประเมินผลงานที่ทำแล้วไม่มีการติดตามผลหรือการสนับสนุนในการพัฒนาพนักงานอาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่ได้รับการพัฒนา
- ตัวอย่าง: หากการประเมินผลงานเสร็จสิ้นแล้วไม่มีการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงการทำงานในอนาคต หรือไม่มีการตั้งเป้าหมายเพื่อพัฒนาผลการทำงานให้ดีขึ้น พนักงานอาจรู้สึกว่าไม่คุ้มค่ากับการพยายาม
- วิธีหลีกเลี่ยง: หลังการประเมินควรมีการตั้งเป้าหมายหรือแผนพัฒนาให้ชัดเจน พร้อมทั้งติดตามและสนับสนุนพนักงานในการพัฒนาผลงานให้ดีขึ้น
- การประเมินที่ขาดความโปร่งใส
- ปัญหา: การประเมินที่ไม่มีความโปร่งใสหรือไม่มีการอธิบายเหตุผลในการให้คะแนนอาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่มั่นใจ หรือไม่เข้าใจเหตุผลในการได้รับคะแนนที่ได้รับ
- ตัวอย่าง: พนักงานอาจได้รับการประเมินที่ไม่ดีแต่ไม่ได้รับคำอธิบายชัดเจนว่าเพราะอะไร ทำให้เกิดความรู้สึกไม่เป็นธรรมและอาจส่งผลต่อความมุ่งมั่นในการทำงาน
- วิธีหลีกเลี่ยง: ควรมีการอธิบายผลการประเมินให้ชัดเจน โดยการสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงจุดแข็งและจุดที่ต้องปรับปรุง
- การประเมินที่ขาดความต่อเนื่อง
- ปัญหา: การประเมินที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในปีหรือในช่วงเวลาสั้น ๆ อาจทำให้การประเมินไม่ครอบคลุม หรือไม่ได้สะท้อนถึงการพัฒนาการทำงานที่เกิดขึ้นจริง
- ตัวอย่าง: หากประเมินพนักงานเพียงปีละครั้ง โดยไม่สนใจประเมินผลการทำงานระหว่างปี อาจทำให้ไม่สามารถติดตามความก้าวหน้า หรือปัญหาที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาอื่น ๆ
- วิธีหลีกเลี่ยง: ควรกำหนดการประเมินผลงานที่มีความต่อเนื่อง เช่น การประเมินระหว่างปีหรือการตั้งเป้าหมายระยะสั้นที่สามารถปรับปรุงได้ในระยะเวลาอันสั้น
การสร้างระบบประเมินผลงานที่ดี ต้องถูกสร้างขึ้นอย่างใส่ใจและคำนึงถึงความเป็นมาตรฐานที่แท้จริงขององค์กรและความต้องการของพนักงานด้วย นอกเหนือจากนั้นแล้วการสร้างระบบประเมินผลงานที่ดีต้องให้ความสำคัญกับการเป็นธรรมและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความเหมาะสมขององค์กรเองด้วยค่ะ
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ที่นี่
