ฟีเจอร์ของระบบ Performance Management System (PMS)
ระบบ Performance Management System (PMS) คือระบบที่ช่วยองค์กรในการติดตามและประเมินผลการทำงานของพนักงาน เพื่อให้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและผลลัพธ์ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฟีเจอร์หลักของระบบ PMS มีหลากหลายที่รองรับกระบวนการติดตาม ประเมินผล และพัฒนาศักยภาพของพนักงาน ต่อไปนี้คือฟีเจอร์หลัก ๆ ของระบบ PMS
1. การตั้งเป้าหมาย (Goal Setting)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้พนักงานและผู้จัดการสามารถตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ เพื่อให้พนักงานมีทิศทางที่ชัดเจนในการทำงาน
- ตัวอย่าง: ผู้จัดการสามารถกำหนด OKRs (Objectives and Key Results) หรือ SMART Goals ให้กับพนักงานในแต่ละไตรมาส เช่น “เพิ่มยอดขาย 15% ในไตรมาสที่ 2” หรือ “ลดเวลาการตอบลูกค้าลง 10% ภายใน 6 เดือน”
2. การประเมินผลการทำงาน (Performance Appraisal)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้จัดการและหัวหน้างานสามารถประเมินผลการทำงานของพนักงานในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ทุกไตรมาส หรือทุกปี
- ตัวอย่าง: ระบบ PMS จะช่วยให้หัวหน้างานประเมินผลการทำงานของพนักงาน โดยใช้ตัวชี้วัดต่าง ๆ เช่น การปฏิบัติตามเป้าหมาย, ทักษะในการทำงาน, และการทำงานร่วมกับทีม ตัวชี้วัดเหล่านี้สามารถจัดทำในรูปแบบ คะแนนการประเมิน (Rating Scale) เช่น “ยอดเยี่ยม”, “ดีมาก”, “ดี”, “พัฒนา”
3. การให้ข้อเสนอแนะ (Feedback Management)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้พนักงานและผู้จัดการสามารถให้ข้อเสนอแนะทั้งในด้านบวกและการปรับปรุงการทำงาน
- ตัวอย่าง: ผู้จัดการอาจให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวก เช่น “คุณทำงานได้ยอดเยี่ยมในการจัดการโปรเจกต์นี้” หรือให้ข้อเสนอแนะในด้านการปรับปรุง เช่น “คุณสามารถปรับปรุงการติดต่อสื่อสารกับทีมได้ดีกว่านี้”
4. การติดตามและประเมินผล KPI (Key Performance Indicators)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ระบบสามารถติดตามและประเมินผล KPI ของพนักงานได้อย่างอัตโนมัติ โดยสามารถตั้งค่าให้แสดงผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดที่สำคัญ
- ตัวอย่าง: ระบบสามารถติดตาม KPI ที่เกี่ยวข้องกับการขาย เช่น “ยอดขายรายเดือน” หรือ “จำนวนลูกค้าที่ได้มาจากการโทรขาย” และสามารถแสดงผลให้ผู้จัดการตรวจสอบความคืบหน้าของพนักงานได้
5. การประเมินความพึงพอใจของพนักงาน (Employee Engagement)
- คำอธิบาย: ระบบ PMS จะช่วยในการประเมินความพึงพอใจของพนักงานผ่านแบบสอบถามหรือแบบสำรวจที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับความพึงพอใจในองค์กร
- ตัวอย่าง: ระบบสามารถส่งแบบสอบถามที่เกี่ยวกับการทำงานในที่ทำงาน เช่น “คุณรู้สึกว่าการสื่อสารภายในทีมมีประสิทธิภาพหรือไม่?” หรือ “คุณพึงพอใจในโอกาสการเติบโตในองค์กรหรือไม่?”
6. การวางแผนและพัฒนาทักษะ (Development Planning)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยในการจัดทำแผนการพัฒนาและเสริมสร้างทักษะของพนักงาน โดยผู้จัดการจะสามารถกำหนดการฝึกอบรมหรือโปรแกรมพัฒนาตามข้อเสนอแนะจากการประเมินผลการทำงาน
- ตัวอย่าง: หากพนักงานถูกประเมินว่าต้องการพัฒนาทักษะในการจัดการเวลา, ผู้จัดการสามารถจัดฝึกอบรมการบริหารเวลาให้พนักงานเพื่อช่วยเสริมทักษะดังกล่าว
7. การจัดการการฝึกอบรม (Training Management)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยในการติดตามกิจกรรมการฝึกอบรมและการพัฒนาทักษะต่าง ๆ ของพนักงาน
- ตัวอย่าง: ระบบสามารถติดตามว่าพนักงานคนใดที่ได้เข้าร่วมการฝึกอบรมหรือหลักสูตรต่างๆ และสามารถบันทึกผลการเรียนรู้หรือการประเมินผลหลังการฝึกอบรมได้
8. การตั้งระบบการยอมรับ (Recognition System)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้สามารถตั้งระบบในการยอมรับผลงานที่ดีของพนักงาน เช่น การให้รางวัลหรือการยกย่องในการประชุม
- ตัวอย่าง: พนักงานที่มีผลงานดีเยี่ยมสามารถได้รับรางวัลในรูปแบบต่างๆ เช่น “พนักงานยอดเยี่ยมประจำเดือน”, การรับโบนัส หรือรางวัลที่ไม่ใช่เงิน เช่น ตั๋วท่องเที่ยว
9. การสร้างรายงานและการวิเคราะห์ (Reporting & Analytics)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้บริหารและผู้จัดการสามารถสร้างรายงานที่เกี่ยวข้องกับผลการประเมินต่าง ๆ เช่น รายงานเกี่ยวกับการพัฒนาและผลการทำงานของพนักงาน
- ตัวอย่าง: ระบบสามารถสร้างรายงานแบบละเอียด เช่น “รายงานการประเมินผลพนักงานทั้งหมดในไตรมาส” หรือ “การวิเคราะห์แนวโน้มการพัฒนาในทีมงาน” ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
10. การติดตามผลการทำงานและพัฒนา (Continuous Feedback)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้การประเมินผลเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะเป็นเพียงการประเมินในช่วงเวลาสั้นๆ
- ตัวอย่าง: ผู้จัดการสามารถให้ข้อเสนอแนะระหว่างการทำงานจริง เช่น ผ่านการประชุม 1:1 หรือการใช้แอปพลิเคชันที่อนุญาตให้พนักงานและผู้จัดการสามารถให้ข้อเสนอแนะได้ทันที
11. การจัดการความคาดหวัง (Expectation Management)
- คำอธิบาย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้พนักงานเข้าใจความคาดหวังจากผู้จัดการเกี่ยวกับผลการทำงานและเป้าหมาย
- ตัวอย่าง: ระบบสามารถให้พนักงานได้เข้าใจเกี่ยวกับเป้าหมายที่ต้องทำในช่วงเวลาที่กำหนดและให้คำแนะนำในการปรับปรุงเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้
Photo by krakenimages on Unsplash
ตัวอย่างการใช้งานของระบบ Performance Management System
สมมติว่ามีบริษัทหนึ่งที่ใช้ระบบ PMS เพื่อติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในแผนกการตลาด
- การตั้งเป้าหมาย: ผู้จัดการกำหนดเป้าหมายของพนักงานในแผนกการตลาดว่า “เพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์ 20% ใน 6 เดือน”
- การประเมินผล: ทุกไตรมาสมีการประเมินผลการทำงาน โดยผู้จัดการประเมินผลจากการทำงานของพนักงาน เช่น การจัดทำแคมเปญการตลาดที่เพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์
- การให้ข้อเสนอแนะ: ผู้จัดการให้ข้อเสนอแนะว่า “ผลลัพธ์การเข้าชมเว็บไซต์ยังไม่บรรลุตามเป้าหมาย ควรปรับกลยุทธ์การโฆษณาบนโซเชียลมีเดีย”
- การพัฒนา: จากการประเมินผล, พนักงานได้เข้าร่วมการฝึกอบรมการใช้เครื่องมือโฆษณาออนไลน์ เพื่อเสริมทักษะและสามารถปรับปรุงผลลัพธ์ได้
- การติดตาม: ระบบ PMS ใช้ข้อมูลจาก KPI เพื่อวัดการพัฒนาและช่วยให้ผู้จัดการตรวจสอบว่าแผนการตลาดมีประสิทธิภาพขึ้นหรือไม่
