ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลคือทองคำ การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลจึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับทุกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่ต้องจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานในทุกๆ วัน กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA กลายเป็นบทเกณฑ์ที่ HR ทุกคนต้องเข้าใจและปฏิบัติตามให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่องค์กรจะถูกปรับอันเนื่องมาจากความผิดพลาดต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น
ในบทความนี้ เราจะพาทุกท่านไปค้นหาความผิดพลาด 5 ประการที่องค์กรอาจทำให้เสี่ยงต่อการถูกปรับ พร้อมคำแนะนำเพื่อปฏิบัติตาม HR Compliance อย่างถูกต้องและมั่นคง
1. การไม่จัดเตรียมแบบฟอร์ม PDPA พนักงานที่ครอบคลุม
ความผิดพลาดแรกที่มักเห็นได้บ่อยคือการไม่จัดเตรียมแบบฟอร์ม PDPA พนักงานที่ครอบคลุมและชัดเจน หลายครั้ง HR อาจคิดว่าแค่มีแบบฟอร์มเพื่อขอรับข้อมูลก็เพียงพอแล้ว แต่การร่างแบบฟอร์ม PDPA พนักงานนั้นจำเป็นต้องมีรายละเอียดและเงื่อนไขที่ตรงตามกฎหมาย PDPA อย่างครบถ้วน
องค์กรควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มที่ใช้ครอบคลุมทุกเรื่องที่จำเป็นและมีการระบุวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างชัดเจน ทั้งนี้เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดหรือข้อโต้แย้งจากพนักงานในภายหลัง
ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น
การเก็บข้อมูลที่เกินจำเป็นหรือไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้อาจนำมาซึ่งความเสี่ยงต่อการถูกปรับ การกำหนดและชี้แจงวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญ
2. การขาดความตระหนักรู้ใน HR Compliance
หลายองค์กรยังขาดการให้ความสำคัญกับเครื่องมือและกระบวนการเพื่อให้เกิด HR Compliance ที่สอดคล้องกับ PDPA ไม่ว่าจะเป็นการจัดการข้อมูล การเก็บรักษา และการทำลายข้อมูล
สิ่งสำคัญคือการที่ HR ต้องมีการฝึกฝนและอัพเดทเกี่ยวกับ PDPA HR อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้ตามข้อกำหนด
ไม่ทบทวนและปรับปรุงกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ
กฎหมายและข้อบังคับมักมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ HR ควรติดตามความเคลื่อนไหวของกฎหมายและปรับเปลี่ยนกระบวนการภายในองค์กรให้เหมาะสมและเป็นปัจจุบัน
3. ไม่มีการกำกับดูแลการเข้าถึงข้อมูล
ความผิดพลาดประการหนึ่งที่องค์กรประสบคือการที่ HR ไม่มีการกำกับดูแลการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานอย่างเหมาะสม การที่ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่ายเกินไป อย่างไม่มีลำดับขั้นตอน เป็นจุดที่อาจทำให้เกิดการรั่วไหลของข้อมูล
การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและมีการติดตามตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อช่วยควบคุมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ระบบการป้องกันที่ไม่เข้มข้น
การไม่มีการป้องกันข้อมูลที่เข้มข้น อาจนำไปสู่การสูญเสียหรือการล่วงละเมิดข้อมูลได้ ดังนั้นการใช้เทคโนโลยีเพื่อรักษาความปลอดภัยจึงเป็นส่วนสำคัญ
4. ล้มเหลวในการให้ความยินยอมอย่างถูกต้อง
ภายใต้ PDPA การได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญ ความผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นคือการไม่ได้รับความยินยอมอย่างถูกต้องจากพนักงาน การใช้แบบฟอร์มที่ไม่ครบถ้วนหรือไม่ชัดเจน รวมถึงการไม่ได้ชี้แจงถึงสิทธิของพนักงานในการปฏิเสธการให้ข้อมูล
ละเลยการแจ้งเตือนกรณีข้อมูลรั่วไหล
ในกรณีที่ข้อมูลมีการรั่วไหล การไม่สามารถรับมือและแจ้งเตือนเหตุการณ์ได้ทันเวลาอาจทำให้เกิดผลกระทบต่อองค์กรอย่างมาก โดย PDPA กำหนดให้ต้องมีการแจ้งเตือนแก่ผู้เกี่ยวข้องทันทีเมื่อเกิดเหตุ
5. ไม่ได้รับการฝึกฝนอย่างพอเพียง
การให้การอบรมและฝึกฝนเกี่ยวกับ PDPA ถือเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนที่สำคัญเพื่อให้พนักงานทุกคนในองค์กรตระหนักถึงความสำคัญและข้อบังคับร่วมกัน
องค์กรควรจัดฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอ และทบทวนความรู้ของพนักงาน เพื่อให้พนักงานทุกคนมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ต่อการจัดการข้อมูลและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
การจัดกิจกรรมที่เป็นสถานการณ์จำลองในองค์กรเพื่อฝึกฝนการใช้มาตรการนั้นจะช่วยให้เกิดการเรียนรู้ที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
บทสรุป
ในโลกที่ข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเทียบเท่ากับทรัพย์สิน การดำเนินการให้สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล อย่าง PDPA for HR เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับ HR และองค์กรทั้งหมด การระวังไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูลไม่เพียงช่วยป้องกันความเสี่ยงต่อการถูกปรับ แต่ยังช่วยสร้างความมั่นใจให้แก่พนักงานในองค์กรด้วย