บทความนี้จะพูดถึงการทำ onboarding พนักงานใหม่ โดยเฉพาะการนำ KPI มาวัดผลในกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ ซึ่งจะทำให้คุณเข้าใจว่าการมีระบบ onboarding ที่มีประสิทธิภาพนั้นสำคัญอย่างไร
Photo by AllGo – An App For Plus Size People on Unsplash
ขั้นตอน onboarding ที่มีประสิทธิภาพ
การทำ onboarding ที่มีประสิทธิภาพนั้นมีหลายขั้นตอนที่บริษัทควรดำเนินการ ซึ่งประกอบไปด้วย:
การเตรียมพร้อมก่อนวันแรก
ในช่วงก่อนวันเริ่มงาน บริษัทควรเตรียมข้อมูลและเอกสารที่จำเป็น รวมถึงชุดอุปกรณ์สำหรับพนักงานใหม่ เช่น คอมพิวเตอร์ มือถือ และวัสดุการทำงาน เพื่อให้พนักงานรู้สึกต้อนรับและมีความพร้อมในการเริ่มงาน
การปฐมนิเทศพนักงานใหม่
ในวันแรกของการทำ onboarding ควรจัดให้มีการปฐมนิเทศ โดยสามารถแนะนำเกี่ยวกับประวัติองค์กร วัฒนธรรม ภารกิจ และค่านิยมที่สำคัญของบริษัท เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องต่อพนักงานใหม่
การมอบหมายพี่เลี้ยง
การมีพี่เลี้ยงที่มีประสบการณ์มาช่วยแนะแนวและตอบคำถามสามารถช่วยให้พนักงานใหม่มีความมั่นใจในการทำงานมากขึ้น พี่เลี้ยงจะเป็นตัวกลางที่ช่วยทำให้กระบวนการ onboarding ราบรื่นยิ่งขึ้น
เทคนิค onboarding พนักงานใหม่
การเลือกใช้เทคนิคที่เหมาะสมในการทำ onboarding นั้น ถือเป็นสิ่งสำคัญ เช่น:
การใช้โปรแกรม onboarding
โปรแกรม onboarding ที่ถูกออกแบบมาเป็นพิเศษสามารถช่วยประหยัดเวลาและให้ข้อมูลสำคัญทั้งหมดในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ไม่ว่าจะเป็นการอบรมออนไลน์ การดูวิดีโอ หรือมิเตอร์การติดตามผล
การวัดผลด้วย KPI
การมี KPI ในการวัดผลการทำ onboarding จะช่วยให้บริษัทสามารถติดตามความก้าวหน้าของพนักงานใหม่ได้อย่างชัดเจน KPI ที่นิยมใช้ เช่น ระยะเวลาในการปรับตัว ระดับการมีส่วนร่วมในการทำงาน และความพึงพอใจของพนักงานใหม่
ทำไม Onboarding ต้องมี KPI?
- ลดเวลาในการปรับตัวของพนักงานใหม่
- ตรวจจับปัญหาหรือจุดอ่อนในกระบวนการ Onboarding ได้ทันที
- พิสูจน์ ROI ของกระบวนการ Onboarding ได้อย่างเป็นรูปธรรม
- ช่วยให้ HR และหัวหน้างานปรับปรุงแผน Onboarding ได้แม่นยำขึ้น
วิธีวาง KPI ให้ได้ผลจริง
- ตั้ง KPI ก่อนเริ่ม Onboarding
- อย่ารอให้โปรแกรมเสร็จก่อนแล้วค่อยวัด
- วางเป้าหมายให้สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจ เช่น เพิ่ม Productivity หรือ Retention
- ใช้ OKR คู่กับ KPI
- เช่น Objective: “ยกระดับ Onboarding ให้มีประสิทธิภาพ”
- KR1: “80% ของพนักงานใหม่สามารถเริ่มงานได้ภายใน 14 วัน”
- KR2: “พนักงานใหม่ให้คะแนนความพึงพอใจ ≥ 85%”
- เช่น Objective: “ยกระดับ Onboarding ให้มีประสิทธิภาพ”
- วัดแบบ 30-60-90 วัน
- วางแผนตรวจสอบผลลัพธ์เป็นช่วง เช่น วันที่ 30, 60, และ 90 เพื่อเก็บข้อมูลเชิงลึก
- ประเมินผลร่วมกับหัวหน้างาน
- ให้หัวหน้างานเป็นส่วนหนึ่งของการประเมิน เพื่อให้ Feedback ตรงจากผู้ร่วมงานจริง
ตัวอย่าง KPI ที่ควรวัดในกระบวนการ Onboarding
| หมวด | KPI ที่แนะนำ | วิธีวัดผล |
|---|---|---|
| ประสิทธิภาพในการเริ่มงาน | ระยะเวลาในการเริ่มทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ (Time to Productivity) | จำนวนวันตั้งแต่เริ่มงานจนสามารถรับผิดชอบงานหลักได้ 80% |
| การมีส่วนร่วม | Engagement Score ของพนักงานใหม่ในช่วง 30/60/90 วัน | ใช้แบบสอบถามหรือ Employee Pulse Survey |
| ความเข้าใจองค์กร | คะแนนจากการทดสอบความเข้าใจในภารกิจ วิสัยทัศน์ วัฒนธรรมองค์กร | ทดสอบก่อนและหลัง Onboarding |
| Retention Rate | อัตราการคงอยู่ของพนักงานใหม่หลังผ่าน 3 และ 6 เดือน | เปรียบเทียบกับพนักงานที่ลาออกในช่วงเวลาเดียวกัน |
| ความพึงพอใจในกระบวนการ Onboarding | Onboarding Satisfaction Score | แบบสอบถามหลังจบโปรแกรม Onboarding |
สรุป
Onboarding พนักงานใหม่เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญ ซึ่งมีผลต่อความสำเร็จขององค์กร การทำ onboarding ที่มี KPI จะช่วยให้เราเห็นผลลัพธ์ของพนักงานใหม่ได้อย่างแท้จริง โดยมุ่งเน้นที่การสร้างความสัมพันธ์ในทีม การมีระบบที่ช่วยในการเรียนรู้ และการติดตามผลเพื่อพัฒนาการทำ onboarding ให้น่าสนใจและปฏิบัติได้จริงในองค์กรของคุณ