Onboarding คืออะไร? ทำไมขั้นตอนนี้ถึงสำคัญกับองค์กร

การทำ onboarding พนักงานใหม่เป็นกระบวนการที่ช่วยให้พนักงานใหม่เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ โดยกระบวนการนี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของทั้งพนักงานและองค์กร ในบทความนี้เราจะพูดถึงกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ ว่าทำไมการทำ onboarding ถึงมีความสำคัญ และเทคนิคในการทำ onboarding ที่มีประสิทธิภาพ

Photo by Jason Goodman on Unsplash

ขั้นตอนที่สำคัญในกระบวนการ Onboarding

การทำ onboarding มีหลายขั้นตอนที่สำคัญ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานใหม่ทำความรู้จักกับองค์กรและวัฒนธรรมของที่ทำงานได้ดียิ่งขึ้น ขั้นตอนเหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็นส่วนหลัก 3 ส่วน ได้แก่:

1. การเตรียมความพร้อมก่อนการเข้าทำงาน ในช่วงเวลาที่พนักงานใหม่ยังไม่ได้เริ่มงาน การจัดเตรียมระบบ onboarding ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยทำให้คนใหม่รู้สึกมีความหวังและตื่นเต้น สำหรับขั้นตอนนี้เช่น การส่งอีเมล์ต้อนรับก่อนวันเริ่มงาน การเตรียมเอกสารที่จำเป็นให้พนักงานใหม่เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญ

2. การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ในช่วงแรกของการทำ onboarding จะมีโปรแกรม onboarding ที่ช่วยให้พนักงานใหม่ได้รู้จักกับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นค่าตอบแทน สวัสดิการ โดยทั่วไปแล้วควรมีการจัดการประชุมให้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับแบรนด์และวัฒนธรรมขององค์กร ซึ่งจะช่วยลดความเครียดและสร้างความมั่นใจให้แก่พนักงานใหม่

3. การสนับสนุนต่อเนื่อง หลังจากที่พนักงานใหม่ได้เข้ามาทำงานแล้ว การติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งที่สำคัญ พนักงานใหม่ควรมีโอกาสที่จะสื่อสารและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานในช่วงแรก เพื่อให้มีการพัฒนาและปรับปรุงระบบ onboarding ให้ดียิ่งขึ้น

บทบาทของระบบ Onboarding ในองค์กร

ระบบ onboarding คือเครื่องมือที่สำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีสำหรับพนักงานใหม่ โดยระบบสามารถช่วยให้การทำ onboarding เป็นไปอย่างราบรื่น โดยปัจจุบันมีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีหลายอย่างที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ เช่น โปรแกรม onboarding แบบออนไลน์ ที่ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญ รวมถึงเอกสารที่จำเป็นได้ตลอดเวลา

การทำ onboarding ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยลดระยะเวลาในการปรับตัวให้กับพนักงานใหม่ และสร้างความพึงพอใจในเรื่องของการทำงานได้สูงขึ้น การประเมินผลผ่านการสำรวจความพึงพอใจในทีมงานจะช่วยให้องค์กรเห็นถึงจุดอ่อนและจุดแข็งของกระบวนการ onboarding ที่ทำอยู่

เทคนิคการทำ Onboarding ให้มีประสิทธิภาพ

การทำ onboarding อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญ ซึ่งมีเทคนิคหลายประการที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ ได้แก่:

– สร้างคู่มือการทำงาน คู่มือที่ชัดเจนจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงขั้นตอนการทำงานได้ดียิ่งขึ้น
– กำหนดผู้แนะนำ (Mentor) การมีคนที่สามารถให้คำปรึกษาและช่วยเหลือในระหว่างการปรับตัวจะช่วยลดความเครียดและสร้างความมั่นใจ
– การประเมินผล มีการประเมินพนักงานใหม่ในระยะเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้าและมีการให้คำแนะนำที่เหมาะสม

สรุป

การทำ onboarding พนักงานใหม่เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีทั้งสำหรับพนักงานและองค์กร การวางแผนที่ดีและการมีระบบ onboarding ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยลดเวลาการปรับตัวและเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานให้แก่พนักงานใหม่ได้ ดังนั้นองค์กรจึงควรให้ความสำคัญกับการทำ onboarding และนำเทคนิคต่างๆ มาปรับใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการต้อนรับพนักงานใหม่ในอนาคต