EsteeMATE เอสตีเมท

KPI Action Plan คืออะไร? ทำไม HR ยุคใหม่ต้องรู้จัก

—

by

Admin
in ,

ทำไมแค่ KPI ตัวเลขอย่างเดียว โดยที่ไม่มี KPI Action Plan “ไม่พออีกต่อไป”

หลายองค์กรมี KPI อยู่ทุกระดับ ตั้งแต่ระดับบริษัท แผนก ไปจนถึงพนักงาน แต่ปัญหาที่พบเหมือนกันทุกแห่งคือ:

  • KPI ไม่บอกว่า “ต้องทำอะไรต่อ”
  • KPIs บางตัวแดงทุกไตรมาส แต่ไม่มีใครรู้ว่าต้องแก้แบบไหน
  • พนักงานรู้ KPI แต่ไม่รู้กิจกรรมที่ต้องทำ
  • ผู้บริหารถาม HR ว่า “ตอนนี้แผนที่ทำเพื่อให้ KPI ดีขึ้นคืออะไร?” แล้วตอบไม่ได้
  • ทุกอย่างจบลงที่ Excel และการตามงานแบบ manual

KPI บอกสถานะ
Action Plan บอกวิธีแก้

ถ้าองค์กรมี KPI แต่ไม่มี Action Plan = KPI เป็นตัวเลขลอย ๆ
ถ้ามี Action Plan แต่ไม่ผูก KPI = ระบบการบริหารผลลัพธ์ไม่สมบูรณ์

บทความนี้จะพาคุณเข้าใจ KPI Action Plan อย่างลึกและใช้จริงในบริบทองค์กรไทย

KPI Action Plan คืออะไร? (ความหมายแบบเข้าใจง่าย)

KPI Action Plan = รายการแผนปฏิบัติการที่ช่วยให้ KPI บรรลุเป้าหมาย

เป็นลิสต์กิจกรรม/โครงการที่ต้องทำ เพื่อให้ตัวเลข KPI เดินหน้า ไม่ใช่ปล่อยให้เป็น “KPI สีแดง” และคอยอธิบายสาเหตุในปลายปีด้วยคำว่า “ทำเต็มที่แล้วค่ะ”

ตัวอย่าง:

KPIค่าเป้าหมายAction Plan
อัตราการลาออก≤ 10%ทำ Stay Interview, ปรับขั้นตอน Onboarding
ยอดขายรายเดือน5 ล้านบาทออกแคมเปญใหม่, พัฒนาทักษะทีมขาย
ความพึงพอใจลูกค้า≥ 4.5 คะแนนจัดอบรม CS, ปรับ SOP การตอบลูกค้า

Action Plan = แผนการทำงานจริงที่ลงไปแก้ KPI
ต่างจาก “Task” เพราะเป็นกิจกรรมที่ผูกกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

KPI Action Plan สำคัญอย่างไร?

ปัญหา 1: KPI มี แต่ไม่มีใครรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้บรรลุ

ตัวเลขบอกสถานะ แต่ไม่บอก “แผนการแก้ไข”

ผลที่เกิดขึ้น:

  • KPI แดงทั้งปี
  • ประชุมทุกเดือนแต่ไม่มีความคืบหน้า
  • ผู้บริหารถามว่า “แล้วตอนนี้ทำอะไรอยู่?” → ตอบไม่ได้

ปัญหา 2: ใช้ Excel ทำ Action Plan → เวอร์ชันกระจัดกระจาย

องค์กรไทยส่วนใหญ่ใช้ Excel แบบนี้:

  • Excel แผนก A
  • Excel แผนก B
  • Tracker ของ HR
  • File update ที่ลูกน้องส่งให้หัวหน้า

สิ่งที่เกิดขึ้น:

  • ไม่มี single source of truth
  • ประชุม checkpoint ต้องเปิดไฟล์หลายอัน
  • ไม่รู้ว่าไฟล์ไหนล่าสุด
  • ไม่มี auto summary

ปัญหา 3: ต้องคอย “ตามงาน” ให้ผู้รับผิดชอบอัปเดตสถานะ

นี่คือ pain ใหญ่ที่สุดในองค์กรไทย:

  • HR ต้องไล่ถาม
  • Line เด้งทุกวัน
  • ผู้จัดการลืมอัปเดต
  • สถานะไม่ตรงความจริง
  • งานสะสมจนเป็น “ไฟลท์บังคับตอนปลายไตรมาส”

แผนปฏิบัติการ KPI ที่มีระบบติดตามอัตโนมัติจะช่วยลดภาระตรงนี้ได้ทันที

องค์ประกอบสำคัญแบบที่ควรมีจริง

Action Plan ที่ดีควรมีองค์ประกอบดังนี้:

1) Action Item (สิ่งที่ต้องทำ)

เขียนแบบ “ชัดเจน + วัดผลได้”
ไม่ใช่เขียนกำกวม เช่น “พัฒนาทีม”
แต่ต้องเป็น:
“จัดอบรมทักษะการขายสำหรับทีม B จำนวน 2 รอบ”

2) Description (รายละเอียด)

อธิบายเพิ่มเติมให้เข้าใจบริบท เช่น

  • ร่วมกับฝ่ายใด
  • ต้องใช้ทรัพยากรอะไร
  • มีข้อกำหนดอะไรบ้าง

3) Owner (ผู้รับผิดชอบ)

ควรมี 2 รูปแบบ:

  1. Primary Owner (หลัก)
  2. Co-owner (ผู้สนับสนุน)

องค์กรไทยส่วนใหญ่ “ไม่กำหนด owner ชัดเจน” → ตัวการของการงานค้าง

4) Due Date (กำหนดเสร็จ)

ต้องเฉพาะเจาะจง ไม่ใช่ “Q3”
ควรระบุเป็น “30 มิถุนายน 2025”

5) Status

มาตรฐานที่ใช้กันในองค์กรใหญ่คือ:

  • On Track
  • At Risk
  • Delayed
  • Completed

6) Progress Notes / Updates

บันทึกสิ่งที่ทำไปแล้ว เช่น

  • 15 ก.พ. – คุยกับ vendor แล้ว
  • 18 ก.พ. – สรุป requirement

หลายองค์กรไม่มีส่วนนี้ → ทำให้ประชุม checkpoint ไม่มีข้อมูลประกอบ

ตัวอย่าง 1: KPI ยอดขาย

KPI: ยอดขายรายเดือน ≥ 5,000,000 บาท
Action Plan:

  1. ออกโปรโมชั่นส่วนลด 10% สำหรับลูกค้าเก่า
  2. อบรมทักษะการขายเชิง Consult
  3. ปรับสคริปต์โทรหาลูกค้าใหม่
  4. ทำ Daily coaching กับทีมขาย

ตัวอย่าง 2: KPI ความพึงพอใจลูกค้า (CSAT)

KPI: CSAT ≥ 4.5
Action Plan:

  1. จัดอบรมการรับสายลูกค้า
  2. ปรับ SOP การโต้ตอบให้ไม่เกิน 30 วินาที
  3. เพิ่มช่องทาง Live Chat
  4. ทำ Customer Journey Mapping

ตัวอย่าง 3: KPI อัตราการลาออก

KPI: Turnover ≤ 10%
Action Plan:

  1. ทำ Stay Interview ทุกไตรมาส
  2. ปรับปรุงกระบวนการ Onboarding
  3. วิเคราะห์เหตุผลลาออก
  4. อบรมหัวหน้างานด้านการเป็นผู้จัดการที่ดี

วิธีทำให้ Action Plan ใช้ได้จริง (แบบไม่ล่มกลางทาง)

1) กำหนด Owner ให้ชัดเจน 1 คน

ระบบที่มี owner ไม่ชัดเจน = ไม่มีใครทำ

ควรมี Primary owner เสมอ

2) กำหนดความถี่ในการอัปเดต

แนะนำ:

  • รายสัปดาห์ สำหรับ KPI รายเดือน
  • รายเดือน สำหรับ KPI รายไตรมาส

3) ใช้ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ

หมดเวลายุคใช้ Excel + Line ตามงาน

ใช้ระบบที่:

  • แจ้งเตือนวันใกล้ถึงกำหนด
  • แจ้งเตือนงานค้าง
  • แจ้งเตือนเมื่อไม่มีการอัปเดต 14 วัน

4) มี Summary Report สำหรับผู้บริหาร

บอร์ดผู้บริหารต้องการข้อมูลแบบ:

  • KPI ไหนมี Action Plan อะไรบ้าง
  • แผนไหน At Risk
  • ความคืบหน้ารวม
  • ส่วนงานใดล่าช้า

Action Plan ที่ดีต้องตอบโจทย์การประชุมได้ทันทีโดยไม่ต้องเตรียม excel เพิ่ม

5) ให้ผู้ใช้อัปเดตผ่านมือถือ (ลด friction)

เพราะปัญหาใหญ่ที่สุดคือ “คนไม่ยอมอัปเดต”
รูปแบบ ideal คือ:

  • tap เดียวเปลี่ยน status
  • พิมพ์สั้น ๆ เป็น note ได้
  • แจ้งเตือน push ทุกสัปดาห์

การนำเอา AI มาใช้ AI กับ Action Plan

AI จะเข้ามาช่วยใน 3 ส่วน:

1) AI Suggestion ของ Action Plan อัตโนมัติ

กรอก KPI → AI เสนอ Action Plan ที่เหมาะสม เช่น
KPI: Turnover สูง
AI อาจแนะนำ:

  • ทำ stay interview
  • วิเคราะห์ resignation trend
  • Coaching หัวหน้างาน

2) Chatbot ขออัปเดตแทน HR

AI agent จะ message ไปหาผู้รับผิดชอบ:

“งาน Improve CSAT ใกล้ถึงกำหนดแล้ว ต้องการอัปเดตสถานะไหม?”

ผู้ใช้ตอบ yes/no หรือพิมพ์ข้อความสั้น ๆ ก็พอ

AI อัปเดตให้เอง

ลดงาน HR 70% ทันที

3) AI ทำ Summary รายงานสำหรับประชุมผู้บริหาร

AI อ่าน note ทั้งหมด แล้วสร้าง:

  • executive summary
  • risks
  • bottlenecks
  • next steps

เหมาะสำหรับองค์กรที่มีแผนเยอะและเวลาน้อย

KPI Action Plan + EsteeMATE = ระบบสมบูรณ์แบบของปี 2025

EsteeMATE มีความสามารถที่ตอบโจทย์กว่า Excel:

  • ทำ Action Plan ได้ทุกระดับ (Corporate, Dept, Individual)
  • มี owner หลายคน
  • แจ้งเตือนอัตโนมัติ
  • เช็คความคืบหน้าแบบ real-time
  • AI แนะนำ Action Plan
  • เชื่อมโยง KPI ทุกชั้นแบบ hierarchical
  • Mobile update ง่ายมาก
  • ดู progress ทั้งองค์กร

เหมาะกับ HR ที่อยาก upgrade ระบบการบริหารผลการปฏิบัติงานให้เป็น “data-driven + action-driven” ติดต่อเราเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย