เรื่องการต้อนรับพนักงานใหม่เป็นส่วนสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม การจัดทำระบบ onboarding ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้เราจะมาเรียนรู้เกี่ยวกับ 5 ขั้นตอนสู่การสร้างระบบ onboarding ที่มีประสิทธิภาพกันครับ
Photo by ThisisEngineering on Unsplash
ระบบ Onboarding คืออะไร
ระบบ onboarding คือกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ โดยมีจุดประสงค์เพื่อช่วยให้พนักงานเข้าสู่องค์กรได้ง่ายขึ้น เป็นการให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กร วัฒนธรรมการทำงาน และหน้าที่ของพนักงาน รวมถึงให้การสนับสนุนและทรัพยากรที่จำเป็น ในขั้นตอนการทำ onboarding จะช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกมีคุณค่าและมีส่วนร่วม
ขั้นตอนการทำ Onboarding
การสร้างระบบ onboarding ที่มีประสิทธิภาพต้องผ่านหลายขั้นตอน โดยมีกระบวนการหลักที่สามารถแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 – การเตรียมการก่อนการต้อนรับ
การต้อนรับพนักงานใหม่ควรเริ่มต้นก่อนวันที่พนักงานใหม่เข้าทำงานจริง โดยองค์กรควรเตรียมเอกสารและข้อมูลที่สำคัญ เช่น แบบฟอร์มการสมัครงาน ข้อตกลงการทำงาน และข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์ที่พนักงานจะต้องใช้ นอกจากนี้ยังควรจัดเตรียมสถานที่ทำงานให้พร้อมและจัดทำตารางเวลาเพื่อการปฐมนิเทศ
ขั้นตอนที่ 2 – การปฐมนิเทศ
เมื่อพนักงานใหม่เริ่มงาน ควรจัดการปฐมนิเทศหรือ Orientation ซึ่งจะเป็นโอกาสให้พนักงานใหม่ได้รู้จักกับองค์กร วัฒนธรรมการทำงาน และเพื่อนร่วมงาน ในกระบวนการนี้ยังสามารถแนะนำให้พนักงานใหม่รู้จักกับผู้บังคับบัญชาและทีมงานที่เขาจะทำงานด้วย
ขั้นตอนที่ 3 – การให้ข้อมูลเฉพาะเจาะจง
ในขั้นตอนนี้เราจะให้ข้อมูลเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับรายละเอียดงานที่พนักงานจะต้องทำ สิ่งนี้จะรวมถึงการอธิบายเกี่ยวกับเป้าหมาย งบประมาณ และความรับผิดชอบของพนักงาน นอกจากนี้ยังควรกำหนดความคาดหวังและเกณฑ์การประเมินผลงาน
ขั้นตอนที่ 4 – การจัดฝึกอบรม
การฝึกอบรมเป็นอีกหนึ่งเทคนิค onboarding ที่สำคัญ ทุกองค์กรควรมีโปรแกรม onboarding ที่มุ่งหวังให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้ทักษะและองค์ความรู้ที่จำเป็นในการทำงาน เพื่อที่พวกเขาจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการจัดฝึกอบรมนี้อาจเป็นการฝึกอบรมแบบออนไลน์หรือแบบพบปะกัน
ขั้นตอนที่ 5 – การติดตามและสนับสนุน
เมื่อพนักงานใหม่เริ่มทำงานแล้ว ควรมีการติดตามผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พนักงานมั่นใจได้ว่าพวกเขาอยู่ในทิศทางที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังสามารถให้การสนับสนุนผ่านการประชุมหรือการให้ฟีดแบค ทั้งนี้เพื่อให้พนักงานรู้สึกว่าสิ่งที่เขากำลังทำอยู่นั้นได้รับการรับรู้และมีความสำคัญต่อองค์กร
สรุป
การสร้างระบบ onboarding ที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญ เพราะการทำ onboarding ที่มีคุณภาพจะส่งผลต่อการทำงานของพนักงานใหม่อย่างมาก ตั้งแต่การเตรียมการจนถึงการสนับสนุนในระยะยาวนั้นเป็นกระบวนการที่ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและองค์กรอย่างแท้จริง หากแต่ละองค์กรสามารถนำเทคนิค onboarding พนักงานใหม่ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ย่อมส่งผลดีต่อความสำเร็จและการเติบโตขององค์กรในอนาคต