เรามาต่อกันที่ 5 อันดับที่เหลือเลย ถ้าใครยังไม่ได้อ่านตอน 1 สามารถกดดูได้ที่ลิงค์นี้
คำถามที่พบบ่อยอันดับ 6: ฉันจะติดตามและวัดผล KPI ได้อย่างไร
คำตอบ: การติดตามและวัดผล KPI นั้น เราจะใช้ข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น รายงานทางการเงิน แบบฟอร์มคำติชมของลูกค้า หรือซอฟต์แวร์การจัดการระบบประเมินผลอย่าง EsteeMATE เพื่อติดตามวัดผลอย่างง่ายๆ
1. กำหนดตัวชี้วัดและเครื่องมือที่ใช้ในการติดตามผล
ก่อนที่จะติดตามและวัดผล KPI ควรเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับลักษณะของ KPI ที่ตั้งขึ้น โดยสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้:
- ซอฟต์แวร์การจัดการ KPI: เช่น Power BI, Tableau, หรือ Google Data Studio เพื่อสร้างแดชบอร์ดแสดงผลการติดตาม KPI แบบเรียลไทม์
- ระบบการบริหารงาน (ERP): เช่น SAP, Oracle, หรือ Microsoft Dynamics ซึ่งมีฟังก์ชันในการติดตาม KPI โดยเฉพาะสำหรับข้อมูลทางการเงินหรือการผลิต
- เครื่องมือการติดตามแบบ Manual: เช่น Google Sheets หรือ Excel สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่ไม่ซับซ้อน
2. สร้างแดชบอร์ดการติดตามผล KPI
การใช้ แดชบอร์ด ที่แสดงผล KPI แบบเรียลไทม์ ช่วยให้ทีมงานและผู้บริหารสามารถเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ทันที ตัวชี้วัดที่แสดงในแดชบอร์ดจะต้อง:
- แสดงผลลัพธ์ที่เป็นตัวเลขหรือกราฟเปรียบเทียบระหว่างเป้าหมายกับผลที่ได้จริง
- อัปเดตข้อมูลเป็นระยะ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน
- ทำให้เข้าใจง่าย และสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที
ตัวอย่าง:
หาก KPI ของแผนกการขายคือ “เพิ่มยอดขาย 10% ภายในไตรมาสนี้” แดชบอร์ดควรแสดงข้อมูลการขายทั้งหมดในช่วงเวลานั้น ๆ พร้อมกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ และการเปรียบเทียบยอดขายจริงกับยอดขายเป้าหมาย
3. ตั้งกรอบเวลาในการติดตาม
ควรกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนสำหรับการติดตามผล KPI เพื่อให้สามารถประเมินผลและวัดความคืบหน้าได้ ซึ่งอาจแบ่งเป็น:
- ระยะสั้น: การติดตาม KPI ในช่วงระยะเวลารายวันหรือรายสัปดาห์
- ระยะกลาง: การติดตาม KPI ในช่วงระยะเวลารายเดือนหรือรายไตรมาส
- ระยะยาว: การติดตาม KPI ในช่วงระยะเวลารายปี
ตัวอย่าง:
- KPI ของแผนกการตลาด: “เพิ่มจำนวนผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ 30% ภายใน 3 เดือน” สามารถติดตามผลได้ทุกสัปดาห์และรายเดือน เพื่อตรวจสอบว่าเข้าถึงเป้าหมายหรือไม่
- KPI ของแผนกการเงิน: “เพิ่มกำไรสุทธิ 10% ในปีนี้” สามารถติดตามผลได้ทุกเดือนหรือทุกไตรมาสเพื่อตรวจสอบความคืบหน้า
4. การตรวจสอบผล KPI ด้วยการประชุมประจำ
การติดตาม KPI ควรมีการประชุมประจำเพื่อทบทวนความคืบหน้า เช่น การประชุมรายสัปดาห์หรือรายเดือน เพื่อวิเคราะห์ว่าผลที่ได้เป็นอย่างไร และหากไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ควรหาสาเหตุและแก้ไขทันที
ตัวอย่าง:
ในการประชุมรายเดือนของแผนกการขาย จะมีการแสดงผลการขายในเดือนที่ผ่านมา เปรียบเทียบกับ KPI ที่ตั้งไว้ เช่น “เพิ่มยอดขาย 10% ในเดือนนี้” หากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย จะมีการหาวิธีการปรับปรุงหรือแก้ไข
5. การประเมินและปรับปรุงกลยุทธ์
หาก KPI ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ หรือมีการเบี่ยงเบนจากทิศทางที่ต้องการ ควรมีการประเมินผลและปรับปรุงกลยุทธ์ หรือปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
ตัวอย่าง:
หาก KPI ของแผนกการบริการลูกค้าเป็น “ลดเวลาในการตอบคำถามลูกค้าให้ไม่เกิน 5 นาที” แต่พบว่าไม่สามารถทำได้ เนื่องจากปัญหาด้านระบบเทคโนโลยี การปรับปรุงเครื่องมือหรือกระบวนการการทำงานให้รวดเร็วขึ้นอาจเป็นทางเลือกในการแก้ไข
คำถามที่พบบ่อยอันดับ 7: ควรทบทวน KPI กันบ่อยแค่ไหน?
คำตอบ: ทบทวน KPI เป็นประจำ (เช่น รายเดือน รายไตรมาส) เพื่อติดตามความคืบหน้าและปรับเป้าหมายตามความจำเป็น
1. ทบทวน KPI รายสัปดาห์ (Weekly Review)
เหมาะสำหรับ KPI ที่ต้องการการตรวจสอบและติดตามอย่างใกล้ชิดในระยะสั้น หรือ KPI ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ต้องการการปรับปรุงในทันที เช่น งานที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งหรือเป้าหมายที่ต้องติดตามผลอย่างใกล้ชิด
ตัวอย่าง:
- แผนกการขาย: KPI เช่น “จำนวนลูกค้าใหม่ที่ปิดการขายในสัปดาห์นี้” หรือ “ยอดขายรายสัปดาห์” ควรมีการทบทวนทุกสัปดาห์ เพื่อให้ทีมสามารถปรับกลยุทธ์หรือแนวทางการขายให้ทันกับสถานการณ์
- แผนกการบริการลูกค้า: KPI เช่น “เวลาในการตอบคำถามลูกค้าภายใน 5 นาที” ควรทบทวนทุกสัปดาห์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้เกิดการล่าช้าในการให้บริการ
2. ทบทวน KPI รายเดือน (Monthly Review)
เหมาะสำหรับ KPI ที่เกี่ยวข้องกับงานประจำที่มีความต่อเนื่องและเป้าหมายในระยะเวลาสั้น เช่น KPI ที่เกี่ยวข้องกับยอดขาย, ผลการผลิต หรือประสิทธิภาพของงานที่สามารถประเมินได้ในแต่ละเดือน
ตัวอย่าง:
- แผนกการตลาด: KPI เช่น “จำนวนผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ที่เพิ่มขึ้น 20% ภายในเดือนนี้” ควรทบทวนทุกเดือนเพื่อประเมินความคืบหน้า
- แผนกการผลิต: KPI เช่น “จำนวนการผลิตที่เสร็จสมบูรณ์ตามกำหนด” ทบทวนทุกเดือนเพื่อวัดประสิทธิภาพในการผลิต
3. ทบทวน KPI รายไตรมาส (Quarterly Review)
เหมาะสำหรับ KPI ที่ต้องการการประเมินในระยะยาวหรือมีการเปลี่ยนแปลงในระยะเวลาที่มากขึ้น เช่น KPI ที่เกี่ยวข้องกับการขยายตลาด, การพัฒนาโปรเจกต์ใหม่ หรือการเติบโตของธุรกิจ
ตัวอย่าง:
แผนกพัฒนาผลิตภัณฑ์: KPI เช่น “จำนวนผลิตภัณฑ์ใหม่ที่เปิดตัวในไตรมาสนี้” ทบทวนทุกไตรมาสเพื่อวัดความคืบหน้าของโครงการ
แผนกการเงิน: KPI เช่น “อัตรากำไรสุทธิที่เพิ่มขึ้น 10% ในไตรมาสนี้” ควรทบทวนทุกไตรมาสเพื่อวิเคราะห์ผลทางการเงิน
คำถามที่พบบ่อยอันดับ 8: ทำยังไงถ้า KPI ที่ใช้อยู่ไม่เวิร์ค?
คำตอบ: หาก KPI ทำงานได้ไม่ดี ให้วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาและพัฒนาแผนเพื่อปรับปรุง ปรับเป้าหมายหรือกระบวนการตามความจำเป็น
แนวทาง: ระบุสาเหตุที่แท้จริงของประสิทธิภาพที่ต่ำกว่ามาตรฐานและดำเนินการแก้ไข เช่น หากยอดขายลดลง ให้พิจารณาปรับราคาหรือกลยุทธ์ทางการตลาด
คำถามที่พบบ่อยอันดับ 9: KPI มีจำนวนมากเกินไปดีมั้ย?
คำตอบ: ใช่ การมี KPI มากเกินไปอาจทำให้การวิเคราะห์หยุดชะงักและทำให้เราพลาดสิิ่งที่สำคัญได้ เราจึงมุ่งเน้นไปที่จำนวน KPI ที่ไม่มากเกินไป (ไม่ควรเกิน 4-5 ตัว)
แนวทาง: จัดลำดับความสำคัญ KPI ของคุณตามความสำคัญและความเกี่ยวข้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณ อะไรไม่จำเป็นไม่ต้องใช้
คำถามที่พบบ่อยอันดับ 10: จะสื่อสาร KPI ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร
คำตอบ: เราจะต้องสื่อสาร KPI อย่างชัดเจนและสม่ำเสมอกับผู้เกี่ยวข้อง โดยใช้แอพลิเคชั่นช่วย หรือแผนภูมิหรือตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจว่าตัวชี้วัดหมายถึงอะไร และมีผลกระทบต่อองค์กรอย่างไร
แนวทาง: พัฒนาข้อความที่ชัดเจนและกระชับเกี่ยวกับ KPI และความสำคัญของ KPI ใช้โอกาสนี้เพื่อให้ความรู้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับความสำคัญของการติดตาม KPI
