10 คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับ KPI

คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับ KPI การตั้ง KPI (Key Performance Indicators) เป็นส่วนสำคัญในการบริหารและประเมินผลการดำเนินงานขององค์กร และมีหลายคำถามที่มักเกิดขึ้นเกี่ยวกับ KPI ซึ่งมีความสำคัญในการเข้าใจแนวทางการใช้ KPI อย่างถูกต้อง นี่คือ 10 คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับ KPI พร้อมคำอธิบายและตัวอย่างที่ละเอียด

คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับ KPI เป็นคำถามข้อที่พบบ่อยมาเป็นอันดับ 1: KPI คืออะไร

คำตอบ: KPI คือตัวชี้วัดประสิทธิภาพของการดำเนินงาน เพื่อแสดงให้เห็นว่าองค์กรบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด เราใช้ KPI เพื่อประเมินและติดตามประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไประยะหนึ่ง

คำอธิบาย:
KPI (Key Performance Indicators) คือ ตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินผลสำเร็จขององค์กรในด้านต่างๆ เช่น การเงิน การผลิต การบริการลูกค้า หรือการตลาด เพื่อให้ทราบว่าองค์กรหรือแผนกนั้นๆ บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่

ตัวอย่าง:

• KPI ในแผนกการขาย: “เพิ่มยอดขาย 20% ภายในปีนี้”
• KPI ในแผนกบริการลูกค้า: “ลดเวลาในการตอบสนองลูกค้าไม่เกิน 30 นาที”

โดยมีแนวทางในการนำเอาไปใช้ดังนี้ เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับองค์กรของคุณ จากนั้นระบุตัวชี้วัด หรือ KPI ที่สำคัญที่สุดที่แสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

คำถามที่พบบ่อยอันดับ 2: เหตุใด KPI จึงมีความสำคัญ

คำตอบ: KPI ช่วยให้องค์กรมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายที่สำคัญที่สุด อีกทั้งทำให้สามารถวัดผลได้อย่างชัดเจนอีกด้วย

คำอธิบาย:
KPI ช่วยให้องค์กรและพนักงานมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญและสามารถวัดผลได้ ทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างมีข้อมูลและประสิทธิภาพ ช่วยกระตุ้นให้พนักงานทำงานอย่างมีทิศทางและสามารถติดตามความคืบหน้าได้

ตัวอย่าง:

• KPI ในการเพิ่มลูกค้าใหม่ในไตรมาสนี้ ช่วยกระตุ้นให้ทีมการตลาดพัฒนาแคมเปญที่มีประสิทธิภาพ
• KPI ในการลดอัตราการลาออกของพนักงานช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมุ่งเน้นในเรื่องการพัฒนาสวัสดิการพนักงาน

คำถามที่พบบ่อยอันดับ 3: จะเลือก KPI ที่เหมาะสมได้อย่างไร

คำตอบ: KPI ที่ดี จะต้องเกี่ยวข้อง, วัดผลได้, บรรลุได้, มีความสมจริง และมีกำหนดเวลา (SMART) เพื่อให้แน่ใจได้ว่า KPI นั้นถูกตั้งขึ้นมาอย่างสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณ

วิธีเลือก KPI ที่เหมาะสม

KPI สำหรับฝ่าย IT: “แก้ไขปัญหาการเข้าถึงเว็บไซต์ที่ล่าช้าในเวลา 3 วัน”

เชื่อมโยงกับเป้าหมายองค์กร KPI ที่เลือกต้องสอดคล้องกับเป้าหมายและวิสัยทัศน์ขององค์กร โดยต้องสะท้อนผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการบรรลุในระยะสั้นและระยะยาวตัวอย่าง:
หากองค์กรตั้งเป้าหมายที่จะเพิ่มยอดขาย 15% ในปีนี้ KPI ที่เหมาะสมอาจเป็น:

“เพิ่มจำนวนลูกค้าใหม่ 20% ในไตรมาสนี้”

“ยอดขายต่อพนักงานขายแต่ละคนต้องไม่ต่ำกว่า 5 ล้านบาท”

สามารถวัดผลได้ (Measurable) KPI ต้องสามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน โดยใช้ตัวเลขหรือมาตรวัดที่สามารถประเมินผลการทำงานได้จริง เช่น เปอร์เซ็นต์ ยอดขาย หรือจำนวนตัวอย่าง:

KPI สำหรับแผนกการผลิต: “ลดข้อผิดพลาดในการผลิตจาก 5% เป็น 2% ภายใน 6 เดือน”

KPI สำหรับแผนกการตลาด: “เพิ่มจำนวนผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ 30% ภายใน 3 เดือน”

เฉพาะเจาะจง (Specific) KPI ควรกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ เพื่อให้พนักงานหรือทีมงานสามารถเข้าใจและทำงานได้อย่างมีทิศทางตัวอย่าง:

แทนที่จะใช้ KPI ที่คลุมเครืออย่าง “เพิ่มยอดขาย” ควรกำหนดเป็น “เพิ่มยอดขายสินค้า A 10% ภายในไตรมาสนี้”

KPI สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล: “ลดอัตราการลาออกของพนักงานจาก 15% เป็น 10% ในปีนี้”

สามารถทำได้ (Achievable) KPI ควรตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นไปได้ ไม่ควรตั้งเป้าหมายที่สูงเกินไปจนทำให้พนักงานรู้สึกท้อแท้ หรือไม่สามารถทำได้จริงตัวอย่าง:

หากพนักงานขายเฉลี่ยขายได้ 1 ล้านต่อเดือน การตั้ง KPI ให้พวกเขาขายได้ 20 ล้านในเดือนถัดไปอาจไม่เป็นจริง ควรกำหนดเป้าหมายที่เหมาะสมเช่น “เพิ่มยอดขาย 10% จากเดือนที่แล้ว”

เกี่ยวข้องกับงานและแผนก (Relevant) KPI ควรเป็นตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานในแผนกหรือฟังก์ชันนั้น ๆ เช่น KPI สำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลจะต้องเกี่ยวข้องกับการพัฒนาและบริหารจัดการพนักงานตัวอย่าง:

KPI สำหรับฝ่ายการเงิน: “ลดค่าใช้จ่ายไม่จำเป็น 15% ภายในปีนี้”

KPI สำหรับแผนกการบริการลูกค้า: “ลดเวลาในการตอบคำถามลูกค้าจาก 10 นาทีเป็น 5 นาที”

มีกรอบเวลา (Time-bound) KPI ควรกำหนดระยะเวลาในการบรรลุผล ซึ่งช่วยให้สามารถประเมินได้ว่าความสำเร็จหรือความล้มเหลวเกิดขึ้นภายในระยะเวลาที่กำหนดตัวอย่าง:

KPI สำหรับแผนกการขาย: “เพิ่มยอดขาย 20% ภายใน 6 เดือน”

คำถามที่พบบ่อยอันดับ 4: ตัวอย่างของ KPI ที่ดีคืออะไร

คำตอบ: ตัวอย่างของ KPI ที่ดี ได้แก่ อัตราการเติบโตของรายได้จากการขาย การให้คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า อัตราการลาออกของพนักงาน หรือการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง

แนวทางในการเลือก KPI ที่ดีและเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ: เลือก KPI ที่มีความหมายต่อองค์กรของคุณและพนักงานผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นร้านค้าปลีก รายได้จากการขายอาจเป็น KPI ที่สำคัญที่สุด

คำถามที่พบบ่อยอันดับ 5: ฉันจะกำหนดเป้าหมาย KPI ได้อย่างไร

คำตอบ: กำหนดเป้าหมายเฉพาะ วัดผลได้ บรรลุผลได้ สมจริง และมีขอบเขตเวลา (SMART) สำหรับแต่ละ KPI ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณ

แนวปฏิบัติ: กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนซึ่งท้าทายแต่สามารถบรรลุได้ ใช้ข้อมูลจากช่วงเวลาก่อนหน้าเพื่อแจ้งการตั้งเป้าหมาย

เดี๋ยวเรามาต่อกันกับ อีก 5 อันดับที่เหลือในตอนหน้ากัน