ฟีเจอร์ Automation ช่วยให้ทีมขายประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการจัดการกับงานซ้ำ ๆ และกระบวนการที่ต้องทำเป็นประจำอย่างอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่ามากขึ้น เช่น การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและการปิดการขาย ตัวอย่างเช่น การติดตามลูกค้าอัตโนมัติที่เกิดขึ้นหลังจากการส่งข้อเสนอหรือการติดต่อลูกค้าครั้งแรก เมื่อมีระบบ Automation ทีมขายไม่จำเป็นต้องจดจำรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ การแจ้งเตือนจะถูกส่งให้ลูกค้าหรือทีมงานตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ ทำให้กระบวนการขายลื่นไหลขึ้น
Photo by Austin Distel on Unsplash
นอกจากนี้ Automation ยังช่วยจัดการกับการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ CRM โดยอัตโนมัติ เช่น การบันทึกข้อมูลการติดต่อ การอัปเดตสถานะของโอกาสการขาย หรือการส่งข้อมูลไปยังทีมที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน ช่วยให้ทีมขายมีข้อมูลที่แม่นยำและสามารถติดตามความก้าวหน้าได้อย่างถูกต้อง รวมถึงการอัปเดตระบบทั้งหมดโดยไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูลเอง
อีกหนึ่งด้านที่ Automation มีบทบาทสำคัญคือการจัดการกับกระบวนการขายแบบเป็นขั้นตอน เช่น การยืนยันคำสั่งซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ หรือการส่งข้อมูลไปยังทีมที่เกี่ยวข้อง เมื่อมีการตั้งค่า Automation กระบวนการเหล่านี้จะทำงานอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ลดการรอคอยและช่วยให้ทุกขั้นตอนเกิดขึ้นเร็วขึ้น นอกจากนั้นยังช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนในทีม ทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น และช่วยให้ทีมขายสามารถโฟกัสกับการหาลูกค้าใหม่และการสร้างยอดขายเพิ่มเติมได้
การใช้ Automation ไม่เพียงแต่ช่วยให้ทีมขายทำงานได้เร็วขึ้น แต่ยังลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความสม่ำเสมอในกระบวนการทำงาน ทำให้ทุกขั้นตอนเป็นไปอย่างเป็นระบบและควบคุมได้ง่ายขึ้น ซึ่งส่งผลให้ทั้งประสิทธิภาพการทำงานของทีมขายและประสบการณ์ของลูกค้าดีขึ้นอย่างชัดเจน
monday.com เป็นซอฟท์แวร์เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของทีมขาย ให้มีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใสมากขึ้น ถ้าใครยังไม่มีแอคเคาท์สำหรับเข้าใช้งาน monday.com แบบใช้งานฟรี สามารถ กดสร้างบัญชีใหม่ได้ที่นี่เลย
การใช้ฟีเจอร์ Automation ใน monday.com สามารถช่วยทีมขายประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก นี่คือวิธีการใช้ Automation เพื่อสนับสนุนทีมขาย
1. การตั้งค่า Automation เบื้องต้น
- เลือก Automation ที่เหมาะสม monday.com มีฟีเจอร์ Automation ที่หลากหลาย เช่น การแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานะ การตั้งเวลาการติดตามอัตโนมัติ
- กำหนดเงื่อนไข กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น “เมื่อสถานะการขายเปลี่ยนเป็น ‘ปิดการขาย’ ให้ส่งอีเมลถึงผู้จัดการ”
2. แจ้งเตือนและติดตาม
- การแจ้งเตือนอัตโนมัติ ตั้งค่าให้มีการแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือแอปเมื่อถึงวันติดตามหรือเมื่อมีการอัปเดตในโอกาสการขาย
- การตั้งค่าการติดตาม สร้าง Automation เพื่อเตือนสมาชิกในทีมว่าต้องติดตามลูกค้าในวันหรือเวลาที่กำหนด
3. การจัดการงานและการมอบหมาย
- มอบหมายงานอัตโนมัติ ตั้งค่า Automation เพื่อมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติเมื่อโอกาสการขายเข้าสู่สถานะใหม่ เช่น มอบหมายงานให้ Sales Rep เมื่อมีการสร้างโอกาสใหม่
- การจัดการเวลากำหนด ใช้ Automation เพื่อกำหนดวันครบกำหนดและเตือนทีมให้จัดการกับงานที่ต้องทำให้เสร็จ
4. การสร้างรายงานและการวิเคราะห์
- สร้างรายงานอัตโนมัติ ใช้ Automation เพื่อส่งรายงานประจำวันหรือประจำสัปดาห์เกี่ยวกับสถานะการขายและผลการดำเนินงานให้กับทีม
- การอัปเดตข้อมูลเรียลไทม์ ตั้งค่าให้มีการอัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในโอกาสการขาย
5. การประสานงานกับทีมอื่น
- การเชื่อมโยงกับเครื่องมืออื่น ๆ ใช้ Automation เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง monday.com กับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น CRM หรือเครื่องมือการสื่อสาร เช่น Slack
- การแจ้งเตือนทีมอื่น ตั้งค่าให้มีการแจ้งเตือนทีมการตลาดหรือบริการลูกค้าเมื่อมีการปิดการขาย
6. การปรับปรุงและตรวจสอบ
- การติดตามประสิทธิภาพ Automation ตรวจสอบและวิเคราะห์ผลลัพธ์ของ Automation ที่ตั้งไว้ เพื่อดูว่ามีความมีประสิทธิภาพหรือไม่ และปรับปรุงให้ดีขึ้น
- การปรับตั้งค่าตามความต้องการ ปรับตั้งค่า Automation ตามความต้องการและกระบวนการขายที่เปลี่ยนแปลงไป
ตัวอย่างไอเดียการใช้งาน Automation อื่นๆ สำหรับทีมขาย
- อัตโนมัติการส่งอีเมลตามขั้นตอน เมื่อดีลเข้าสู่ขั้นตอน “เสนอราคา” ให้ระบบส่งอีเมลเสนอราคาไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติ
- สร้าง task ติดตาม เมื่อปิดการขายสำเร็จ ให้ระบบสร้าง task เพื่อติดตามการส่งสินค้าและติดต่อลูกค้าหลังการขาย
- เปลี่ยนสถานะอัตโนมัติ เมื่อถึงวันที่กำหนดติดต่อลูกค้าแต่ยังไม่มีการอัปเดต ให้ระบบเปลี่ยนสถานะของดีลเป็น “ต้องติดตาม”
- สร้างรายงานอัตโนมัติ ทุกสัปดาห์ ให้ระบบสร้างรายงานสรุปผลการขายส่งไปยังผู้บริหาร
สนใจเริ่มต้นใช้งาน monday.com ได้ฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย ได้ที่นี่