คู่มือการใช้ monday.com สำหรับ HR: การจัดการงานและพนักงาน

การใช้ monday.com สำหรับการจัดการงานและพนักงานในแผนก HR สามารถช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งแต่การติดตามกิจกรรมการทำงานของพนักงานไปจนถึงการจัดการโครงการต่าง ๆ ในแผนก HR นี่คือคู่มือการใช้ monday.com สำหรับ HR

1. เริ่มต้นใช้งาน monday.com

1. สมัครบัญชี
   • ลงทะเบียนบัญชี monday.com และเลือกแผนที่เหมาะสม (มีแผนฟรีและแผนชำระเงิน)
   • ใช้การเชิญสมาชิกทีมเพื่อเข้าร่วมในการตั้งค่าเบื้องต้น
2. ตั้งค่า Workspace และ Boards:
   • สร้าง Workspace ใหม่สำหรับทีม HR หรือแผนก HR
   • สร้าง Boards ที่ใช้สำหรับการจัดการต่าง ๆ เช่น การสรรหาพนักงาน, การฝึกอบรม, การติดตามผลงาน, และการบริหารจัดการเอกสาร

2. สร้างและจัดการ Boards สำหรับ HR

1. สร้าง Boards ใหม่:
   • คลิกที่ “+ Add” หรือ “New Board” เพื่อสร้าง Boards ใหม่
   • ตั้งชื่อ Boards ให้ชัดเจนตามความต้องการ เช่น “Recruitment”, “Employee Onboarding”, “Performance Reviews”
2. เพิ่ม Columns และ Rows:
   • ใช้ Columns เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น ชื่อผู้สมัคร, สถานะการสัมภาษณ์, วันที่กำหนด, ชื่อพนักงาน, วันครบกำหนด
   • เพิ่ม Rows สำหรับแต่ละรายการที่ต้องติดตาม เช่น ผู้สมัครแต่ละคน, พนักงานแต่ละคน
3. กำหนด Columns ตามประเภทข้อมูล:
   • Status Column: ใช้เพื่อระบุสถานะของงานหรือกระบวนการ (เช่น “In Progress”, “Completed”)
   • Text Column: สำหรับการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติม
   • Date Column: ใช้เพื่อติดตามวันที่สำคัญ
   • People Column: เพื่อระบุสมาชิกทีมที่รับผิดชอบ
   • Files Column: สำหรับอัปโหลดเอกสารที่เกี่ยวข้อง

3. จัดการการสรรหาพนักงาน

1. สร้าง Board สำหรับการสรรหา
   • สร้าง Board สำหรับการติดตามกระบวนการสรรหา เช่น “Hiring Pipeline”
   • เพิ่ม Columns เช่น ชื่อผู้สมัคร, สถานะการสัมภาษณ์, วันที่สัมภาษณ์, และความคิดเห็น
2. ใช้ Automations
   • ตั้งค่า Automations เพื่อให้กระบวนการสรรหาเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนเมื่อถึงวันสัมภาษณ์หรือการเปลี่ยนสถานะผู้สมัคร
3. ติดตามและรายงาน
   • ใช้ Dashboard และการรายงานเพื่อสรุปข้อมูลการสรรหา เช่น จำนวนผู้สมัครที่ผ่านการสัมภาษณ์และจำนวนที่ได้รับการเสนอการจ้างงาน

4. การจัดการการฝึกอบรมและการพัฒนา

1. สร้าง Board สำหรับการฝึกอบรม
   • สร้าง Board เพื่อจัดการการฝึกอบรมและการพัฒนาของพนักงาน เช่น “Training Programs”
   • เพิ่ม Columns เช่น ชื่อโปรแกรม, วันที่เริ่มต้น, วันที่สิ้นสุด, ผู้ฝึกสอน, และสถานะการเสร็จสิ้น
2. ติดตามความก้าวหน้า
   • ใช้ Columns และ Views เพื่อติดตามความก้าวหน้าของการฝึกอบรมแต่ละโปรแกรม
   • เพิ่มฟีเจอร์การรายงานเพื่อสรุปการเข้าร่วมและผลลัพธ์

5. การจัดการผลการทำงานและข้อเสนอแนะแบบรายไตรมาส

1. สร้าง Board สำหรับการประเมินผล
   • สร้าง Board เพื่อการประเมินผลพนักงานและข้อเสนอแนะแบบรายไตรมาส เช่น “Performance Reviews”
   • เพิ่ม Columns เช่น ชื่อพนักงาน, วันที่ประเมินผล, คะแนน, และความคิดเห็น
2. ใช้ Form และ Automations
   • ใช้ Form เพื่อรวบรวมข้อมูลการประเมินจากผู้จัดการ
   • ตั้งค่า Automations เพื่อแจ้งเตือนเมื่อถึงวันที่กำหนดการประเมินหรือการอัปเดตผล

6. การจัดการเอกสาร HR

1. สร้าง Board สำหรับเอกสาร HR
   • สร้าง Board สำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น “HR Documents”
   • ใช้ Columns สำหรับประเภทเอกสาร, วันที่อัปโหลด, และสถานะการตรวจสอบ
2. ใช้ Files Column และ Tags
   • อัปโหลดเอกสารและจัดระเบียบโดยใช้ Files Column
   • ใช้ Tags เพื่อระบุประเภทของเอกสาร (เช่น “Policies”, “Contracts”)

7. การใช้ Dashboards และการรายงาน

1. สร้าง Dashboard
   • สร้าง Dashboard เพื่อสรุปข้อมูลจาก Boards ต่าง ๆ เช่น การสรรหา, การฝึกอบรม, การประเมินผล
   • เพิ่ม Widgets เพื่อแสดงข้อมูลที่สำคัญ เช่น กราฟ, ตาราง, และสรุปข้อมูล
2. ใช้การรายงาน
   • สร้างรายงานที่กำหนดเองเพื่อวิเคราะห์ข้อมูล HR เช่น ประสิทธิภาพของการฝึกอบรม, ความก้าวหน้าในการสรรหา

8. การใช้ Integrations

1. เชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่น ๆ
   • ใช้ Integrations ของ monday.com เพื่อเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น Gmail, Slack, Google Drive
   • ตั้งค่า Integrations เพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น