การใช้เครื่องมือเพื่อบริหารทีมขายแบบรีโมทมีความสำคัญอย่างยิ่งในปัจจุบัน เพราะช่วยให้การสื่อสารและการทำงานระหว่างสมาชิกในทีมเป็นไปอย่างราบรื่น แม้ทุกคนจะอยู่ในสถานที่ต่างกัน การทำงานแบบรีโมทมักเผชิญกับความท้าทายในด้านการประสานงานและการติดตามผล แต่เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถแก้ปัญหานี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Photo by Desola Lanre-Ologun on Unsplash
การสื่อสารที่ชัดเจนและทันเวลาเป็นสิ่งสำคัญมากในทีมที่ไม่สามารถพบปะกันได้อย่างใกล้ชิด เครื่องมือสื่อสารเช่น LINE หรือ Microsoft Teams ช่วยให้การส่งข้อมูล การพูดคุย และการประสานงานเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ทำให้ทุกคนสามารถตอบสนองได้ทันที อีกทั้งยังสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมความร่วมมือในทีมอย่างต่อเนื่อง แม้จะไม่ได้ทำงานในสถานที่เดียวกัน
นอกจากนี้ การใช้เครื่องมือที่ช่วยในการติดตามและวัดผลการทำงาน เช่น monday.com ทำให้ผู้จัดการทีมสามารถดูข้อมูลการขายและความก้าวหน้าได้อย่างละเอียด ช่วยในการวิเคราะห์ผลการทำงานและปรับปรุงกลยุทธ์ได้อย่างแม่นยำ ข้อมูลที่ถูกรวบรวมจากเครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ทีมสามารถตอบสนองต่อตลาดและลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและตรงจุดมากขึ้น
อีกด้านหนึ่งของการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพคือการแชร์ข้อมูลและการจัดการงานร่วมกัน เครื่องมือเช่น Google Workspace หรือ Microsoft Sharepoint ช่วยให้ทีมสามารถทำงานบนโปรเจกต์เดียวกันได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการทำงานและทำให้การจัดการงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การเข้าถึงข้อมูลและเอกสารสำคัญจากที่ใดก็ได้ ช่วยลดข้อจำกัดในการทำงานระยะไกล
ที่สำคัญ การใช้ระบบ CRM ยังช่วยให้ทีมขายสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและติดตามการสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่มีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบจะช่วยให้ทีมสามารถดูประวัติการติดต่อกับลูกค้าและใช้ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์และการบริการได้อย่างต่อเนื่อง
1. สร้างบอร์ดสำหรับทีมขาย
- กำหนดหมวดหมู่: สร้างบอร์ดที่แยกตามประเภทของงาน เช่น โอกาสขาย (Sales Opportunities), ลูกค้า (Clients), และติดตามความก้าวหน้า (Pipeline).
- ใช้เทมเพลต: monday.com มีเทมเพลตที่ช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว เช่น บอร์ดติดตามลูกค้าและยอดขาย.
2. กำหนดการติดตามงาน
- สร้างสถานะต่าง ๆ: ใช้ฟิลด์สถานะเพื่อระบุความก้าวหน้า เช่น “กำลังดำเนินการ”, “ปิดการขาย”, “ต้องติดตาม”.
- กำหนดวันครบกำหนด: ใช้ฟิลด์วันครบกำหนดเพื่อให้ทุกคนทราบว่าเมื่อไหร่ควรทำการติดตามลูกค้า.
3. สื่อสารในทีม
- คอมเมนต์และแท็ก: ใช้ฟีเจอร์คอมเมนต์ในแต่ละงาน เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถถามคำถามหรือให้ความคิดเห็นได้.
- การแจ้งเตือน: ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการเปลี่ยนแปลงสถานะหรือวันครบกำหนดเพื่อให้ทีมทราบข้อมูลล่าสุด.
4. วิเคราะห์ข้อมูล
- แดชบอร์ด: สร้างแดชบอร์ดเพื่อแสดงภาพรวมของยอดขายและกิจกรรมที่เกิดขึ้นในทีม.
- กราฟและสถิติ: ใช้กราฟเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของทีม เช่น ยอดขายต่อเดือนหรือโอกาสในการปิดการขาย.
5. การบูรณาการกับเครื่องมืออื่น ๆ
- เชื่อมต่อกับ CRM: หากทีมของคุณใช้ CRM อื่น ๆ สามารถบูรณาการกับ monday.com เพื่อให้ข้อมูลขายอัปเดตอัตโนมัติ.
- ใช้การเชื่อมต่อ API: หากมีระบบอื่น ๆ เช่นระบบประเมินผลงาน EsteeMATE ที่จำเป็น ต้องใช้ API ของ monday.com เพื่อเชื่อมต่อข้อมูล
ตัวอย่าง การจัดการโอกาสขาย
1. สร้างบอร์ดใหม่
- ตั้งชื่อบอร์ด “โอกาสขาย (Sales Opportunities)”
- เลือกเทมเพลต เริ่มต้นจากเทมเพลตที่เกี่ยวข้องกับการขาย หรือสร้างบอร์ดใหม่จากศูนย์
2. เพิ่มคอลัมน์
- ชื่อโอกาสขาย คอลัมน์แบบข้อความ (Text) สำหรับระบุชื่อโอกาส
- ลูกค้า คอลัมน์แบบข้อความสำหรับชื่อบริษัทหรือลูกค้า
- สถานะ: คอลัมน์สถานะ (Status) เช่น “ติดต่อแล้ว”, “กำลังเจรจา”, “ปิดการขาย”
- วันที่ครบกำหนด: คอลัมน์วันที่ (Date) เพื่อระบุวันติดตาม
- มูลค่าโอกาสขาย: คอลัมน์ตัวเลข (Numbers) เพื่อระบุมูลค่าการขาย
3. การสร้างการ์ดสำหรับโอกาสขาย
- เพิ่มการ์ดใหม่ เมื่อมีโอกาสขายใหม่ ให้คลิก “เพิ่มการ์ด” และกรอกข้อมูลในคอลัมน์ต่าง ๆ
- ระบุเจ้าหน้าที่ขาย ใช้คอลัมน์ที่สามารถระบุสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบโอกาสนั้น
4. การติดตามงาน
- ตั้งค่าการแจ้งเตือน ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับวันที่ครบกำหนด เพื่อเตือนสมาชิกในทีมให้ติดตามลูกค้า
- เพิ่มคอมเมนต์ สมาชิกในทีมสามารถใช้คอมเมนต์ในแต่ละการ์ดเพื่อสอบถามหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติม
5. การวิเคราะห์และติดตามผล
- สร้างแดชบอร์ด สร้างแดชบอร์ดที่แสดงภาพรวมของยอดขาย เช่น ยอดขายรายเดือน หรือจำนวนโอกาสขายที่ปิดได้
- กราฟและแผนภูมิ เพิ่มกราฟเพื่อดูแนวโน้มของยอดขายและประสิทธิภาพทีม
6. การบูรณาการกับเครื่องมืออื่น ๆ
- เชื่อมต่อกับ CRM หากใช้ CRM อื่น ๆ เช่น Salesforce สามารถบูรณาการข้อมูลอัตโนมัติ
- ใช้การเชื่อมต่อ API หากต้องการเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ใช้ API ของ monday.com เพื่อดึงข้อมูลที่จำเป็น
monday.com เป็นซอฟท์แวร์เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของทีมขาย ให้มีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใสมากขึ้น ถ้าใครยังไม่มีแอคเคาท์สำหรับเข้าใช้งาน monday.com แบบใช้งานฟรี สามารถ กดสร้างบัญชีใหม่ได้ที่นี่เลย