ใช้ โปรแกรมประเมิน ดีกว่าใช้งาน excel อย่างไร

การใช้ โปรแกรมประเมิน (Evaluation Software) เปรียบเทียบกับการใช้ Excel เพื่อประเมินผลหรือวิเคราะห์ข้อมูล มีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับลักษณะงานที่ต้องการประเมิน, ความซับซ้อนของข้อมูล, และฟังก์ชันที่ต้องการจากเครื่องมือแต่ละตัว ดังนั้น การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจึงขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะในการทำงาน

ความแตกต่างระหว่างการใช้ โปรแกรมประเมิน กับ Excel

ความยืดหยุ่นและความง่ายในการใช้งาน

• Excel เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่น และสามารถใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ โดยไม่ต้องการการตั้งค่าเฉพาะเจาะจง เช่น การคำนวณสูตรต่างๆ หรือการจัดรูปแบบตารางข้อมูล แต่ก็ต้องการทักษะในการจัดการ และออกแบบกราฟหรือการคำนวณบางอย่างที่ซับซ้อน
• โปรแกรมประเมิน โปรแกรมเฉพาะทางสำหรับการประเมินผล เช่น ระบบการประเมินผลการทำงานของพนักงาน (Performance Appraisal System) หรือการประเมินความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction Survey) มีฟังก์ชันที่ทำงานอัตโนมัติ และได้รับการออกแบบมาให้เหมาะสมกับงานนั้นๆ ทำให้การใช้งานง่ายขึ้น และได้ผลลัพธ์ที่มีความแม่นยำสูง

1. ข้อดีของการใช้ Excel

• ความยืดหยุ่นสูง Excel สามารถใช้ในการคำนวณข้อมูลหรือวิเคราะห์ข้อมูลแบบปรับแต่งได้ตามความต้องการ เช่น การคำนวณค่าเฉลี่ย, มัธยฐาน, การทำ Pivot Table, และการสร้างกราฟ เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล
• เหมาะสำหรับข้อมูลที่ไม่ซับซ้อน หากข้อมูลที่ต้องการประเมินไม่ซับซ้อนเกินไป เช่น ข้อมูลการขายรายวันหรือการคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI), การใช้ Excel จะทำให้การทำงานเร็วและง่าย
• เข้าถึงง่ายและใช้สะดวก Excel เป็นเครื่องมือที่คุ้นเคยสำหรับหลายๆ คน และมีอยู่ในหลายองค์กร ทำให้ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม
• การประยุกต์ใช้หลายฟังก์ชัน: สามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆ เช่น การคำนวณสูตร (Formula), การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis), การทำ Pivot Table และการสร้างกราฟได้อย่างง่ายดาย

2. ข้อจำกัดของการใช้ Excel

• ต้องมีความเชี่ยวชาญ การใช้ฟังก์ชันที่ซับซ้อน เช่น การใช้สูตรหรือการทำ Pivot Table อาจต้องการความรู้ทางด้านเทคนิคหรือทักษะการใช้งาน Excel
• ไม่เหมาะสำหรับข้อมูลขนาดใหญ่ เมื่อข้อมูลมีขนาดใหญ่หรือมีความซับซ้อน การใช้ Excel อาจทำให้ระบบช้าลงหรือทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้
• ไม่มีระบบการตรวจสอบอัตโนมัติ การตรวจสอบผลการประเมินหรือความถูกต้องของข้อมูลใน Excel จะต้องทำด้วยมือ ไม่มีระบบอัตโนมัติในการตรวจสอบความถูกต้อง

3. ข้อดีของการใช้โปรแกรมประเมิน

โปรแกรมประเมินที่ถูกออกแบบมาเฉพาะมีฟังก์ชันที่ช่วยในการประเมินผลที่มีความซับซ้อน เช่น การประเมินผลการทำงานหรือการประเมินความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้มักมีฟังก์ชันที่พร้อมใช้ และเป็นระบบระเบียบมากกว่า Excel

• การประเมินที่มีความแม่นยำและอัตโนมัติ โปรแกรมประเมินหลายตัวมีฟังก์ชันอัตโนมัติที่ช่วยให้การประเมินผลง่ายขึ้น เช่น การคำนวณคะแนนโดยอัตโนมัติ, การให้คำแนะนำโดยอิงจากข้อมูลที่กรอก, หรือการแสดงผลทันที
• การติดตามและรายงานที่ละเอียด โปรแกรมประเมินมักจะมีฟังก์ชันในการจัดเก็บข้อมูล และรายงานผลได้ดี โดยสามารถติดตามความคืบหน้าของการประเมินในแต่ละรอบ และสามารถสร้างรายงานที่เข้าใจง่ายในรูปแบบต่างๆ
• ความปลอดภัยและความถูกต้อง เนื่องจากโปรแกรมประเมินมักจะได้รับการพัฒนา และออกแบบโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง จึงมักจะมีระบบตรวจสอบความถูกต้องและการป้องกันข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง

4. ข้อจำกัดของโปรแกรมประเมิน

• ต้องการการติดตั้งและการเรียนรู้ โปรแกรมประเมินบางตัวอาจต้องการการติดตั้งและมีค่าใช้จ่ายในการซื้อลิขสิทธิ์หรือการใช้งาน จึงอาจไม่สะดวกเท่าการใช้ Excel ที่ทุกคนคุ้นเคย
• บางครั้งต้องการการปรับแต่งที่ซับซ้อน แม้ว่าโปรแกรมประเมินจะได้รับการออกแบบมาสำหรับการใช้งานเฉพาะ แต่บางโปรแกรมก็อาจมีฟังก์ชันที่ต้องปรับแต่งหรือต้องเรียนรู้ก่อนจึงจะใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
• จำกัดฟังก์ชันตามประเภทของโปรแกรม บางโปรแกรมประเมินอาจมีฟังก์ชันที่จำกัดเฉพาะบางประเภทของการประเมิน เช่น การประเมินผลการทำงานหรือการประเมินความพึงพอใจ ซึ่งหากต้องการใช้ในลักษณะอื่นๆ อาจจะไม่เหมาะสม

ตัวอย่างโปรแกรมประเมินที่มีประโยชน์

1. Performance Appraisal Systems (การประเมินผลการทำงาน)
   • ตัวอย่าง: Trakstar, BambooHR, Lattice
     โปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้การประเมินผลการทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ด้วยการให้คะแนนอัตโนมัติและการสร้างรายงานการประเมินที่ละเอียด
2. Customer Satisfaction Surveys (การประเมินความพึงพอใจของลูกค้า)
   • ตัวอย่าง: SurveyMonkey, Google Forms, Qualtrics
     โปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้สามารถสร้างแบบสอบถามและรวบรวมข้อมูลความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถวิเคราะห์ผลได้ในรูปแบบกราฟหรือรายงานที่เข้าใจง่าย
3. Employee Engagement Tools (เครื่องมือการประเมินการมีส่วนร่วมของพนักงาน)
   • ตัวอย่าง: Officevibe, 15Five, Culture Amp
     เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการติดตามระดับการมีส่วนร่วมของพนักงาน รวมถึงการรวบรวมความคิดเห็นและการประเมินความพึงพอใจในที่ทำงาน

สรุป

Excel เป็นเครื่องมือที่มีความยืดหยุ่นสูงและสามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ โดยเหมาะสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลที่ไม่ซับซ้อนหรือข้อมูลที่มีจำนวนไม่มากนัก แต่ โปรแกรมประเมิน ที่ออกแบบเฉพาะสำหรับการประเมินผลจะมีข้อได้เปรียบในเรื่องของการคำนวณอัตโนมัติ, การสร้างรายงานที่ละเอียด, ความแม่นยำในการประเมิน, และการติดตามผลอย่างเป็นระบบ ทำให้การเลือกใช้เครื่องมือเหล่านี้ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่ต้องการประเมินและความซับซ้อนของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI สำหรับฝ่ายขาย EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานฝ่ายขายได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ที่นี่