การวัดผลการปฏิบัติงานด้วยระบบออนไลน์ วิธีการและเคล็ดลับ

การวัดผลการปฏิบัติงานด้วยระบบออนไลน์ วิธีการและเคล็ดลับ เป็นการวัดผลการปฏิบัติงานด้วยระบบออนไลน์ในยุคปัจจุบันกลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการประเมินผลพนักงาน เนื่องจากช่วยให้การติดตามผลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสะดวกในการจัดการข้อมูลและวิเคราะห์ผลได้รวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ การใช้ระบบออนไลน์ในการประเมินผลพนักงานทำให้กระบวนการการประเมินผลมีความโปร่งใสและเป็นระบบ การวัดผลการปฏิบัติงานด้วยระบบออนไลน์ วิธีการและเคล็ดลับ มีดังต่อไปนี้

วิธีการวัดผลการปฏิบัติงานด้วยระบบออนไลน์

1. การกำหนดเกณฑ์การประเมินผล (Performance Criteria)

ก่อนที่จะเริ่มใช้ระบบออนไลน์ในการวัดผลการปฏิบัติงาน ควรกำหนดเกณฑ์การประเมินผลให้ชัดเจน เช่น ตัวชี้วัด (KPI) หรือเกณฑ์การประเมินทักษะต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับงานแต่ละประเภท โดยจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร

• ตัวอย่าง:
  • หากประเมินผลพนักงานในแผนก ฝ่ายขาย ควรมีการตั้ง KPI เช่น ยอดขายที่ทำได้ในแต่ละเดือน, จำนวนลูกค้าใหม่ที่ติดต่อต่อเดือน, ระยะเวลาการปิดการขาย ฯลฯ
  • สำหรับพนักงานใน แผนกการตลาด อาจใช้ตัวชี้วัดเช่น การเพิ่มผู้ติดตามในโซเชียลมีเดีย, การมีส่วนร่วมของผู้ใช้งาน (engagement rate) หรือยอดขายที่เกิดจากแคมเปญการตลาด

2. เลือกใช้ระบบออนไลน์ที่เหมาะสม

ปัจจุบันมีเครื่องมือและแพลตฟอร์มออนไลน์หลายชนิดที่สามารถใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน เช่น Google Forms, SurveyMonkey, Trello, Monday.com, Lattice, Workday, BambooHR หรือ 15Five ที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถประเมินผลพนักงานจากระยะไกลได้

• ตัวอย่าง:
  • Google Forms ใช้สำหรับการประเมินผลผ่านแบบสอบถามออนไลน์ ซึ่งสามารถออกแบบแบบสอบถามเพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานและเก็บข้อมูลได้แบบอัตโนมัติ
  • Trello หรือ Monday.com ใช้ในการติดตามการทำงานของทีมและการปฏิบัติงาน เช่น การตั้งเป้าหมาย (Goals), การติดตามสถานะของงาน (Task Status), และการให้คะแนนผลการทำงาน

3. การตั้งระบบการประเมินที่มีฟังก์ชันการติดตามผล

ระบบออนไลน์ที่ดีจะต้องสามารถติดตามผลการปฏิบัติงานได้แบบ Real-time และ อัตโนมัติ โดยสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือน (Notification) เมื่อถึงเวลาต้องประเมินหรือการอัปเดตผลการทำงาน

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ Trello หรือ Asana สามารถใช้ในการติดตามการทำงานที่แบ่งเป็น Task ต่าง ๆ โดยสามารถเห็นภาพรวมการทำงานของทุกคนในทีมได้ทันที และมีการแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตงานสำเร็จ
  • ระบบ Lattice และ Workday สามารถเชื่อมโยงผลการประเมินกับการพัฒนาอาชีพ เช่น การให้ feedback อัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนดหรือการติดตามความก้าวหน้าของพนักงานในแต่ละไตรมาส

4. การใช้การประเมิน 360 องศา

การประเมิน 360 องศา เป็นวิธีที่ใช้รวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน และผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ครอบคลุมและหลากหลายมุมมอง การใช้ระบบออนไลน์ช่วยให้การรวบรวมข้อมูลนี้ง่ายและรวดเร็ว

• ตัวอย่าง:
  • 15Five เป็นเครื่องมือที่สามารถทำการประเมิน 360 องศา ซึ่งทั้งผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมทีมสามารถให้คะแนนและความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำงานของพนักงานได้แบบออนไลน์
  • ระบบนี้สามารถช่วยให้ได้ข้อมูลหลายแหล่งเพื่อประเมินว่าพนักงานมีการทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างไร และมีทักษะในการทำงานเป็นทีมหรือไม่

5. การใช้ฟีดแบ็ก (Feedback) แบบทันที

การให้ฟีดแบ็กเป็นเรื่องสำคัญในการพัฒนาผลการทำงาน ระบบออนไลน์มักจะมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การให้ฟีดแบ็กเกิดขึ้นอย่างทันที เช่น ผ่าน การแสดงความคิดเห็นในแต่ละ Task หรือ การให้คะแนนจากผลการทำงาน สามารถให้คำแนะนำในการพัฒนาได้ทันที

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ Slack หรือ Microsoft Teams สามารถใช้ในการให้ฟีดแบ็กแบบ Instant Messaging ซึ่งจะทำให้การให้ฟีดแบ็กเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
  • 15Five หรือ Lattice ยังสามารถให้ฟีดแบ็กต่อพนักงานในเชิงบวกหรือคำแนะนำได้ทันทีภายในระบบ โดยไม่ต้องรอรอบการประเมินประจำปี

6. การใช้การประเมินตนเอง (Self-Assessment)

ระบบออนไลน์มักจะมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำการประเมินผลการทำงานของตนเองได้ การประเมินตนเองนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถมองเห็นการพัฒนาและอธิบายได้ว่าเขาได้บรรลุเป้าหมายหรือไม่ และยังช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบต่อผลการทำงานของตนเอง

• ตัวอย่าง:
  • ในระบบ BambooHR พนักงานสามารถทำ Self-Assessment โดยกรอกคำถามเกี่ยวกับเป้าหมายการทำงานที่ได้ตั้งไว้ในช่วงก่อนหน้า เช่น “คุณได้บรรลุ KPI ที่ตั้งไว้หรือไม่?”, “คุณได้เผชิญกับอุปสรรคใดในการทำงาน?” และ “คุณคิดว่าอะไรเป็นจุดที่คุณสามารถพัฒนาได้?”
  • การให้พนักงานทำการประเมินตนเองสามารถช่วยให้กระบวนการประเมินผลมีความเป็นธรรมและพนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาหรืออุปสรรคที่เจอได้

เคล็ดลับในการใช้ระบบออนไลน์ในการวัดผลการปฏิบัติงาน

1. ให้การฝึกอบรมในการใช้ระบบ

การใช้ระบบออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพต้องอาศัยการฝึกอบรมให้กับพนักงานและผู้บริหาร การทำให้ทุกคนเข้าใจการใช้งานระบบจะช่วยให้กระบวนการประเมินเป็นไปได้อย่างราบรื่น

• ตัวอย่าง:
  • จัดฝึกอบรมหรือเวิร์คช็อปให้กับพนักงานเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือการประเมิน เช่น Workday หรือ Trello เพื่อให้พวกเขารู้วิธีการตั้งค่าหรือการตรวจสอบผลการประเมิน

2. การตั้งค่าการประเมินที่มีความยืดหยุ่น

การตั้งค่าการประเมินผลในระบบออนไลน์ควรมีความยืดหยุ่น เพื่อให้เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งงานและความต้องการขององค์กร

• ตัวอย่าง:
  • ใน Lattice สามารถตั้งค่าแบบประเมินผลที่มีความยืดหยุ่น เช่นการเลือกประเภทของการประเมินต่างๆ (การประเมินตาม KPI หรือการประเมิน 360 องศา) ขึ้นอยู่กับประเภทงานและเป้าหมายที่ต้องการวัด

3. การเชื่อมโยงผลการประเมินกับการพัฒนาอาชีพ

เมื่อประเมินผลพนักงานผ่านระบบออนไลน์ ควรให้ความสำคัญในการ เชื่อมโยงผลการประเมินกับโอกาสในการพัฒนา เช่น การเสนอโอกาสฝึกอบรม, การมอบหมายงานใหม่, หรือการให้คำแนะนำในการพัฒนาในเชิงลึก

• ตัวอย่าง:
  • หากพนักงานทำการประเมินผ่าน Lattice และได้คะแนนต่ำในเรื่องของการ จัดการเวลา ระบบอาจเสนอ การฝึกอบรมทักษะการบริหารเวลา หรือ คอร์สการพัฒนาทักษะในการจัดการโครงการ

4. การตั้งค่าการประเมินผลที่มีความเท่าเทียม

การให้ความสำคัญกับ การประเมินผลอย่างเท่าเทียม และไม่ลำเอียงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากการประเมินไม่เป็นธรรมจะทำให้พนักงานรู้สึกไม่พึงพอใจ

• ตัวอย่าง:
  • การใช้ ระบบการประเมินที่มีความเป็นมาตรฐาน เช่น ใช้คะแนนจากการประเมินที่มีการระบุอย่างชัดเจนเพื่อให้ทุกคนสามารถได้รับการประเมินอย่างเท่าเทียมกัน

เคล็ดลับ

1. สื่อสารอย่างชัดเจน
   • แจ้งให้พนักงานทราบถึงวัตถุประสงค์และประโยชน์ของการประเมิน เพื่อสร้างความเข้าใจและความร่วมมือ
2. ให้ข้อเสนอแนะแบบต่อเนื่อง
   • การประเมินไม่ควรเป็นเพียงกิจกรรมครั้งเดียว ควรมีการให้ข้อเสนอแนะแบบต่อเนื่องเพื่อช่วยให้พนักงานพัฒนาตนเอง
3. วิเคราะห์ข้อมูลอย่างละเอียด
   • ใช้เครื่องมือวิเคราะห์เพื่อสรุปผลการประเมิน และหาแนวทางในการพัฒนาองค์กร
4. จัดให้มีการฝึกอบรม
   • ให้การฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้งานระบบประเมินผล และการตั้งเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
5. ปรับปรุงระบบตามข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์
   • รับฟังความคิดเห็นจากผู้ใช้งานและปรับปรุงระบบหรือวิธีการประเมินให้ดียิ่งขึ้น

สรุป

การใช้ระบบออนไลน์ในการวัดผลการปฏิบัติงานช่วยให้องค์กรสามารถประเมินผลพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ ช่วยในการติดตามความก้าวหน้าของพนักงานได้แบบเรียลไทม์ มีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ช่วยให้การประเมินมีความหลากหลายและโปร่งใส รวมถึงยังสามารถใช้เพื่อการพัฒนาพนักงานและสร้างแรงจูงใจในการทำงานได้มากขึ้น

✨สนใจเริ่มต้นใช้งานระบบประเมินผลออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อเราได้ที่นี่