การประเมินผลการทำงานที่เป็นธรรมและโปร่งใส ควรทำอย่างไร

การประเมินผลการทำงานที่เป็นธรรมและโปร่งใส เป็นหัวใจสำคัญของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร เนื่องจากมีผลกระทบโดยตรงต่อความพึงพอใจของพนักงาน, การสร้างความไว้วางใจในองค์กร, และการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน โดยการประเมินผลการทำงานอย่างเป็นธรรมและโปร่งใสจะช่วยให้พนักงานรู้สึกได้รับการปฏิบัติอย่างยุติธรรมและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรโดยรวม ดังนั้น วิธีการที่สามารถทำให้การประเมินผลการทำงานเป็นธรรมและโปร่งใสมีดังนี้:

1. กำหนดเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจนและสอดคล้องกับงาน (Clear and Relevant Performance Criteria)

การตั้งเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจนเป็นพื้นฐานสำคัญในการทำให้การประเมินมีความยุติธรรมและโปร่งใส

• การระบุเกณฑ์การประเมิน: พนักงานควรทราบเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินตั้งแต่ต้น เช่น หากประเมินการทำงานในด้านความสามารถในการทำงาน (job competence), การทำงานเป็นทีม, ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร, หรือการทำงานภายใต้ความกดดัน เกณฑ์เหล่านี้ต้องถูกสื่อสารอย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย
• การใช้ตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรม: ใช้ตัวชี้วัดที่สามารถวัดได้จริง เช่น จำนวนการขาย, อัตราการทำงานที่เสร็จตามกำหนดเวลา, หรือผลลัพธ์จากการพัฒนาทักษะใหม่ๆ ตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรมจะช่วยให้การประเมินมีความโปร่งใสและสามารถเปรียบเทียบได้
• เกณฑ์ที่สอดคล้องกับหน้าที่ของพนักงาน: เกณฑ์การประเมินต้องเหมาะสมกับลักษณะงานของพนักงาน เช่น การประเมินผลงานของพนักงานขายอาจจะเน้นที่ยอดขายหรือการขยายฐานลูกค้า ขณะที่พนักงานฝ่ายสนับสนุนอาจจะเน้นที่ประสิทธิภาพการตอบคำถามลูกค้าหรือการแก้ไขปัญหา

ตัวอย่าง

• หากเป็นการประเมินพนักงานขาย, เกณฑ์อาจรวมถึง จำนวนลูกค้าที่ได้ปิดการขาย, ยอดขายที่ทำได้, และความพึงพอใจของลูกค้า (จากแบบสอบถามหลังการบริการ)
• หากเป็นการประเมินพนักงานในแผนกบริการลูกค้า, เกณฑ์อาจรวมถึง: ระยะเวลาที่ใช้ในการตอบคำถามลูกค้า, จำนวนข้อร้องเรียนที่ได้รับ, และคะแนนความพึงพอใจจากลูกค้า

2. ใช้การประเมินหลายมุมมอง (360-Degree Feedback)

การประเมินจากหลายแหล่งข้อมูลจะช่วยลดความลำเอียงและทำให้การประเมินผลมีความครอบคลุมและยุติธรรมมากขึ้น

• การประเมินจากหลายฝ่าย: ใช้การประเมินจากหัวหน้างาน, เพื่อนร่วมงาน, และพนักงานใต้บังคับบัญชา หรือแม้แต่ลูกค้า (ถ้าเหมาะสม) เพื่อนำเสนอความคิดเห็นและมุมมองที่หลากหลายเกี่ยวกับการทำงานของพนักงาน
• การประเมินจากมุมมองหลากหลาย: การได้รับข้อเสนอแนะจากหลายแหล่งข้อมูลจะช่วยให้การประเมินมีความแม่นยำและเป็นธรรมมากขึ้น เนื่องจากการประเมินจากแต่ละบุคคลหรือแหล่งข้อมูลอาจมีมุมมองที่แตกต่างกันออกไป

ตัวอย่าง

• การประเมินจากเพื่อนร่วมงานและหัวหน้าจะช่วยให้เห็นความสามารถในการทำงานเป็นทีมและการรับผิดชอบ
• การได้รับข้อเสนอแนะจากลูกค้าอาจจะช่วยวัดประสิทธิภาพในการบริการลูกค้าของพนักงานในด้านที่ไม่สามารถวัดจากผลลัพธ์ทางตัวเลขได้

3. การให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ (Constructive Feedback)

การประเมินผลไม่ควรเพียงแค่บอกว่าพนักงานทำได้ดีหรือไม่ดี แต่ควรให้คำแนะนำในการพัฒนาตนเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในอนาคต

• การให้ข้อเสนอแนะที่มีรายละเอียด: แทนที่จะบอกแค่ “ทำได้ดี” หรือ “ต้องปรับปรุง”, ควรให้ข้อเสนอแนะที่มีรายละเอียด เช่น “คุณสามารถเพิ่มความเร็วในการตอบคำถามลูกค้าด้วยการใช้ระบบ CRM ที่มีฟังก์ชันค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้น” หรือ “ในการประชุม, คุณสามารถมีส่วนร่วมมากขึ้นโดยการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับแผนงาน”
• การเน้นที่การพัฒนา: ข้อเสนอแนะควรเน้นที่การพัฒนาในอนาคตและการแก้ไขจุดที่พนักงานสามารถปรับปรุงได้ โดยไม่ทำให้พนักงานรู้สึกถูกวิจารณ์อย่างรุนแรง

ตัวอย่าง

• ถ้าพนักงานมีการจัดการเวลาที่ไม่ดี, คำแนะนำอาจจะเป็น “ลองใช้เครื่องมือการจัดการเวลาเช่น Trello หรือ Asana เพื่อช่วยให้การทำงานมีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจนและสามารถติดตามความคืบหน้าได้”
• หากพนักงานมีการทำงานร่วมกับทีมได้ไม่ดี, คำแนะนำอาจจะเป็น “การฝึกการสื่อสารภายในทีม เช่น การใช้ประชุมสั้นๆ เพื่ออัปเดตสถานะของโครงการ, จะช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น”

4. การให้โอกาสในการพูดคุยและอธิบาย (Open Dialogue and Self-Assessment)

การให้โอกาสพนักงานได้พูดคุยและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการประเมินผลจะช่วยเสริมสร้างความโปร่งใสและเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นของตนเอง

• การสนทนาแบบสองทาง: ในกระบวนการประเมินควรให้พนักงานมีโอกาสพูดถึงความรู้สึก, ปัญหาหรือข้อท้าทายที่พวกเขาพบในงาน ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจบริบทการทำงานของพนักงานและสามารถให้คำแนะนำที่เหมาะสมได้
• การประเมินตนเอง: กระบวนการประเมินควรมีส่วนที่พนักงานสามารถประเมินตนเอง (Self-Assessment) เพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมในการประเมินและสามารถสะท้อนความรู้สึกของตัวเองได้

ตัวอย่าง

• ในการประชุมประเมินผลการทำงาน, ผู้จัดการอาจเริ่มด้วยการถามพนักงานว่า “คุณคิดว่าอะไรที่คุณทำได้ดีในช่วงที่ผ่านมา?” หรือ “มีอุปสรรคอะไรที่คุณพบและคิดว่าจะสามารถพัฒนาได้อย่างไร?”
• การให้พนักงานทำการประเมินตนเองก่อนการประเมินจากผู้จัดการเพื่อให้มุมมองและการประเมินเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

5. การใช้ระบบที่โปร่งใสและยุติธรรม (Transparent and Fair Systems)

การใช้เครื่องมือหรือระบบที่โปร่งใส เช่น ระบบการประเมินผลออนไลน์ที่มีการบันทึกและติดตามการประเมิน จะช่วยให้กระบวนการประเมินมีความยุติธรรมมากขึ้น

• การใช้ระบบที่โปร่งใส: ระบบที่มีการบันทึกข้อมูลประเมินอย่างโปร่งใสช่วยให้ทั้งผู้จัดการและพนักงานสามารถดูข้อมูลการประเมินและตรวจสอบได้ เช่น การใช้ระบบ Performance Management Software ที่สามารถแสดงผลการประเมินได้แบบเรียลไทม์
• การตรวจสอบและทบทวน: ให้โอกาสในการทบทวนผลการประเมินจากหลายแหล่งข้อมูล และทำให้สามารถตรวจสอบความเป็นธรรมได้

ตัวอย่าง

• การใช้เครื่องมือ BambooHR หรือ Workday เพื่อจัดการและติดตามผลการประเมิน ซึ่งสามารถสร้างรายงานผลการประเมินที่โปร่งใสและให้ผู้จัดการหรือพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลการประเมินได้ทุกเมื่อ

6. การประเมินอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง (Consistent and Ongoing Evaluation)

การประเมินควรเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและไม่ใช่เพียงการประเมินปีละครั้งเท่านั้น การประเมินที่สม่ำเสมอช่วยให้พนักงานสามารถปรับปรุงผลงานได้อย่างต่อเนื่องและลดความรู้สึกไม่แน่ใจ

• การประเมินที่สม่ำเสมอ: ควรทำการประเมินผลการทำงานเป็นระยะๆ เช่น ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน เพื่อให้พนักงานได้รับข้อเสนอแนะในการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง
• การตั้งเป้าหมายระยะสั้น: ให้พนักงานตั้งเป้าหมายระยะสั้นและมีการติดตามผลในระยะเวลาใกล้เคียงกัน เพื่อให้พวกเขารู้ว่าต้องพัฒนาในเรื่องใดบ้างในระยะสั้น

ตัวอย่าง

• การตั้งเป้าหมายในแต่ละไตรมาสที่ชัดเจนและตรวจสอบผลในระหว่างไตรมาส เช่น “เราคาดหวังว่าในไตรมาสนี้คุณจะต้องพัฒนาแผนการตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่”
• การประชุมติดตามผลการประเมินอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้พนักงานได้รับข้อเสนอแนะจากผู้จัดการตลอดทั้งปี

ข้อควรระวังในการประเมินผล

• หลีกเลี่ยงอคติส่วนตัว ผู้ประเมินควรหลีกเลี่ยงการให้คะแนนตามความชอบส่วนตัวหรืออคติ
• ใช้ภาษาที่สุภาพ ใช้ภาษาที่สุภาพและเป็นกันเองในการให้ข้อเสนอแนะ
• รักษาความเป็นส่วนตัว รักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

สรุป

การประเมินผลการทำงานที่เป็นธรรมและโปร่งใส จำเป็นต้องมีการกำหนดเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจน, การใช้หลายมุมมองในการประเมิน, การให้ข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์และสร้างสรรค์, การเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วม, การใช้ระบบที่โปร่งใส และการประเมินอย่างต่อเนื่อง โดยทั้งหมดนี้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกมั่นใจว่าการประเมินนั้นยุติธรรมและมีความโปร่งใส

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI สำหรับฝ่ายขาย EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานฝ่ายขายได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ที่นี่