Google Workspace สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการงาน HR (Human Resources) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยในกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล เช่น การจัดการเอกสาร การสื่อสารภายในองค์กร และการติดตามงานต่าง ๆ รวมถึงการดูแลพนักงานต่าง ๆ ในบริษัท ให้ทำงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งสามารถอธิบายการใช้งาน Google Workspace สำหรับการจัดการงาน HR ได้ดังนี้
1. การจัดการเอกสาร (Google Drive, Google Docs, Google Sheets)
- Google Drive: ใช้สำหรับเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงาน เช่น ประวัติพนักงาน ข้อตกลงการจ้างงาน แบบฟอร์มการลา หรือแบบประเมินผลการทำงาน เอกสารเหล่านี้สามารถจัดเก็บและแชร์กับทีม HR หรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างสะดวก โดยสามารถตั้งสิทธิ์ในการเข้าถึงได้ เช่น บางคนอาจเห็นได้แค่ในรูปแบบอ่านเท่านั้น หรือบางคนอาจสามารถแก้ไขได้
- Google Docs: ใช้สำหรับการสร้างเอกสารที่เกี่ยวกับ HR เช่น นโยบายบริษัท ข้อตกลงในการทำงาน หรือการเขียนรายงานการสัมภาษณ์ ซึ่งสามารถร่วมกันทำงานแบบเรียลไทม์ได้
- Google Sheets: ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลสำคัญ เช่น ตารางการขาดลาหรือการบันทึกชั่วโมงทำงาน ซึ่งสามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้ เช่น คำนวณจำนวนชั่วโมงทำงานของพนักงานหรือค่าจ้างรายเดือน
2. การสื่อสารภายในองค์กร (Gmail, Google Meet, Google Chat)
- Gmail: ใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารกับพนักงาน โดยการส่งอีเมลแจ้งข่าวสาร ข้อมูล หรือประกาศสำคัญต่าง ๆ เช่น การประชุม การเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือการอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน
- Google Meet: สามารถใช้สำหรับการสัมภาษณ์พนักงานผ่านวิดีโอคอล การประชุมทีม HR หรือการฝึกอบรมพนักงาน โดยสามารถจัดการประชุมแบบออนไลน์ได้สะดวก
- Google Chat: ใช้ในการสื่อสารภายในทีม HR หรือกับพนักงานในบริษัท โดยสามารถส่งข้อความและสร้างช่องทางการสื่อสารสำหรับการทำงานแบบร่วมมือและการตอบคำถามต่าง ๆ
3. การจัดการการลาและการขาดงาน (Google Calendar, Google Forms)
- Google Calendar: ใช้ในการติดตามการลาและการขาดงานของพนักงาน เช่น การจัดตารางเวลาในการลาพักร้อน วันลาป่วย หรือวันหยุดประจำปี ซึ่งสามารถตั้งเตือนการลาได้ และสามารถทำการตรวจสอบตารางเวลาของพนักงานได้อย่างง่ายดาย
- Google Forms: ใช้ในการสร้างฟอร์มการขอลาหรือการขออนุมัติในกรณีต่าง ๆ เช่น การลาเพื่อเหตุผลส่วนตัว การลาเพื่อต้องการอบรม ซึ่งสามารถเชื่อมโยงข้อมูลไปยัง Google Sheets ได้เพื่อการติดตามและการประมวลผล
4. การจัดการข้อมูลพนักงาน (Google Contacts, Google Sheets)
- Google Contacts: ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลติดต่อของพนักงานหรือข้อมูลสำคัญของผู้ที่เกี่ยวข้องในการจัดการ HR เช่น เบอร์โทรศัพท์ อีเมล หรือที่อยู่
- Google Sheets: ใช้สำหรับการจัดเก็บข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพนักงาน เช่น ประวัติการทำงาน ตำแหน่งงาน เงินเดือน และข้อมูลอื่น ๆ ซึ่งสามารถทำการจัดเรียงและกรองข้อมูลได้ง่าย
5. การวิเคราะห์ข้อมูล (Google Sheets, Google Data Studio)
- Google Sheets: ใช้ในการคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูล HR เช่น การคำนวณการทำงานล่วงเวลา การติดตามผลการประเมินผลการทำงาน หรือการติดตามประสิทธิภาพของพนักงาน
- Google Data Studio: สามารถนำข้อมูลจาก Google Sheets มาทำการสร้างรายงานหรือแดชบอร์ดที่สวยงามและเข้าใจง่ายเพื่อใช้ในการนำเสนอผลการวิเคราะห์ให้กับผู้บริหาร
6. การจัดการกระบวนการสรรหาพนักงาน (Google Forms, Google Sheets, Gmail)
- Google Forms: สามารถใช้ในการรับสมัครงาน โดยการสร้างฟอร์มสำหรับผู้สมัครกรอกข้อมูล เช่น ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการศึกษา และประสบการณ์การทำงาน ซึ่งสามารถนำข้อมูลมาเก็บใน Google Sheets เพื่อทำการคัดเลือกหรือสรุปผลการสมัคร
- Google Sheets: ใช้ในการจัดระเบียบและติดตามสถานะการสมัครงานของผู้สมัคร เช่น ผู้สมัครคนไหนสัมภาษณ์แล้ว ผู้สมัครคนไหนผ่านการคัดเลือกแล้ว
- Gmail: ใช้ในการติดต่อกับผู้สมัคร เพื่อแจ้งผลการสัมภาษณ์หรือการเสนอข้อเสนอในการทำงาน
7. การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน (Google Classroom, Google Meet)
- Google Classroom: ใช้ในการจัดหลักสูตรการฝึกอบรมออนไลน์สำหรับพนักงาน โดยสามารถอัปโหลดเนื้อหาการเรียนรู้และให้พนักงานสามารถเข้าไปศึกษาได้
- Google Meet: ใช้ในการจัดการประชุมหรือการฝึกอบรมผ่านวิดีโอคอล โดยสามารถจัดให้มีการสนทนาและถามตอบแบบเรียลไทม์
8. การสร้างและจัดการนโยบาย (Google Docs, Google Sites)
- Google Docs: ใช้ในการสร้างและบันทึกนโยบายต่าง ๆ ของบริษัท เช่น นโยบายการลา การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน หรือแนวทางการดำเนินงาน
- Google Sites: ใช้ในการสร้างเว็บไซต์ภายในองค์กรที่รวบรวมนโยบายต่าง ๆ รวมถึงเอกสารสำคัญที่พนักงานสามารถเข้าไปดูได้
สรุป
Google Workspace สำหรับการจัดการงาน HR เป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยในการจัดการได้หลากหลายด้าน ตั้งแต่การจัดเก็บเอกสาร การสื่อสาร การติดตามการลา การวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงการฝึกอบรมพนักงาน ซึ่งสามารถนำมาปรับใช้ตามความต้องการขององค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบาย
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI บริการของ EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ ที่นี่
