วิธีลด Workload ของ HR ด้วย Automation

การใช้ Automation เพื่อลด Workload ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงกระบวนการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม HR โดยเฉพาะในงานที่มีลักษณะซ้ำซากและเป็นกิจวัตร ซึ่งการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทำงานซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

วิธีลด Workload ของ HR ด้วย Automation

1. การจัดการและคัดเลือกผู้สมัครงาน (Recruitment Automation)การใช้เครื่องมืออัตโนมัติ: ใช้ Applicant Tracking System (ATS) และแพลตฟอร์มการคัดเลือกผู้สมัครที่ช่วยในการกรองและจัดระเบียบข้อมูลของผู้สมัคร
   • ฟีเจอร์:
     • การคัดกรองผู้สมัครโดยอัตโนมัติจากการกรอกฟอร์มสมัครงาน (Resume Screening) โดยการใช้ AI และ Machine Learning ช่วยให้สามารถกรองเรซูเม่ที่ตรงกับคุณสมบัติที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
     • การตอบกลับอีเมลอัตโนมัติและการตั้งคำถามอัตโนมัติให้กับผู้สมัคร
   • ตัวอย่างเครื่องมือ: Jobvite, Greenhouse, Lever
   • ประโยชน์: ลดเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบเรซูเม่และการตอบอีเมล เพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการสรรหาพนักงาน
2. การจัดการข้อมูลพนักงานและสัญญาจ้าง (Employee Records Management)ระบบการจัดการข้อมูลพนักงานแบบอัตโนมัติ: ใช้ HR Management Systems (HRMS) เพื่อจัดเก็บและจัดการข้อมูลพนักงานในรูปแบบดิจิทัล
   • ฟีเจอร์:
     • การบันทึกและอัปเดตข้อมูลพนักงานในระบบโดยอัตโนมัติ เช่น การจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล, ประวัติการทำงาน, การลา, การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน
     • การสร้างและส่งเอกสารสัญญาจ้างอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างเครื่องมือ: BambooHR, Workday, ADP Workforce Now
   • ประโยชน์: ลดการทำงานซ้ำซ้อนในการกรอกข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูล ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ
3. การประมวลผลเงินเดือน (Payroll Automation)ระบบการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ: ใช้เครื่องมือ Payroll Automation Software ในการคำนวณและโอนเงินเดือน
   • ฟีเจอร์:
     • คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ รวมถึงภาษี, ค่าล่วงเวลา, และผลประโยชน์ต่าง ๆ
     • การออกใบเสร็จเงินเดือนและการส่งรายงานทางการเงินอัตโนมัติ
     • การชำระเงินเดือนผ่านระบบธนาคารอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างเครื่องมือ: Gusto, Paycor, QuickBooks Payroll
   • ประโยชน์: ลดความยุ่งยากในการคำนวณเงินเดือน ลดความผิดพลาดในการคำนวณ และลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผล
4. การจัดการการลา (Leave Management Automation)ระบบการจัดการการลา: ใช้ Leave Management System เพื่อให้พนักงานสามารถขอลาและอนุมัติการลาได้โดยอัตโนมัติ
   • ฟีเจอร์:
     • การยื่นคำขอลาและการอนุมัติผ่านระบบออนไลน์โดยอัตโนมัติ
     • การบันทึกข้อมูลการลาและการคำนวณวันลาอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างเครื่องมือ: Zoho People, LeaveBoard, Keka
   • ประโยชน์: ลดการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการลา ลดขั้นตอนการอนุมัติที่ต้องใช้เวลานาน
5. การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน (Training & Development Automation)ระบบ Learning Management System (LMS): ใช้เครื่องมือ LMS ในการจัดการการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน
   • ฟีเจอร์:
     • การจัดการหลักสูตรฝึกอบรมและการติดตามความคืบหน้าของพนักงาน
     • การส่งข้อความแจ้งเตือนและการประเมินผลการฝึกอบรมอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างเครื่องมือ: TalentLMS, Moodle, Cornerstone OnDemand
   • ประโยชน์: ลดภาระในการจัดการและติดตามการฝึกอบรม สามารถเข้าถึงหลักสูตรได้ทุกที่ทุกเวลา
6. การประเมินผลการทำงานและข้อเสนอแนะ (Performance Management Automation)เครื่องมือการประเมินผลการทำงาน: ใช้ Performance Management Software ในการติดตามและประเมินผลการทำงานของพนักงาน
   • ฟีเจอร์:
     • การตั้งเป้าหมายและการประเมินผลการทำงานอัตโนมัติ
     • การให้ข้อเสนอแนะและการจัดทำรายงานการประเมินผลอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างเครื่องมือ: 15Five, Lattice, Trakstar
   • ประโยชน์: ลดเวลาที่ใช้ในการประเมินผลและจัดทำรายงาน เพิ่มความโปร่งใสและความเป็นธรรมในกระบวนการประเมิน
7. การสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication Automation)เครื่องมือการสื่อสารอัตโนมัติ: ใช้ Chatbot หรือ Employee Engagement Platforms เพื่อการสื่อสารภายในองค์กร
   • ฟีเจอร์:
     • การใช้ AI-powered Chatbots ในการตอบคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับนโยบายบริษัท, สิทธิประโยชน์ต่าง ๆ, หรือคำถามที่พบบ่อย
     • การส่งข่าวสาร, การอัปเดตกิจกรรม, และข้อมูลสำคัญให้พนักงานโดยอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างเครื่องมือ: Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook
   • ประโยชน์: ลดการทำงานที่ต้องตอบคำถามซ้ำ ๆ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในทีม HR และพนักงาน

ประโยชน์ของการใช้ Automation ในการลด Workload ของ HR

1. ประหยัดเวลาและทรัพยากร: ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถใช้เวลาในงานที่ต้องการการวิเคราะห์หรือการตัดสินใจแทนที่จะใช้เวลาบนงานที่ซ้ำซ้อน
2. ลดข้อผิดพลาด: ระบบอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ เช่น การคำนวณเงินเดือน หรือการกรอกข้อมูลพนักงาน
3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ด้วยการทำงานที่รวดเร็วขึ้น พนักงาน HR สามารถมุ่งเน้นไปที่การพัฒนากลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรบุคคลและการสนับสนุนพนักงานได้มากขึ้น
4. ปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน: การทำงานอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ เป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว ทำให้พนักงานรู้สึกสะดวกสบายในการทำงานและได้รับบริการที่มีคุณภาพ
5. เพิ่มความยืดหยุ่น: HR สามารถปรับตัวได้รวดเร็วเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การจัดการข้อมูลพนักงาน หรือการสรรหาพนักงานในช่วงเวลาที่มีการเติบโตของบริษัท

สรุป

วิธีลด Workload ของ HR ด้วย Automation เป็นการนำ Automation มาใช้ในกระบวนการต่าง ๆ ของ HR เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการลด Workload และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่าย HR ด้วยการทำให้กระบวนการต่าง ๆ เป็นอัตโนมัติ เช่น การสรรหาพนักงาน, การคำนวณเงินเดือน, การจัดการข้อมูลพนักงาน, และการประเมินผลการทำงาน ช่วยลดเวลาในการทำงานซ้ำซ้อน, ลดข้อผิดพลาด, และทำให้ทีม HR สามารถมุ่งเน้นในงานที่มีคุณค่ามากขึ้น

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI บริการของ EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ที่นี่