ทำไมองค์กรควรเปลี่ยนมาใช้ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานออนไลน์

ทำไมองค์กรควรเปลี่ยนมาใช้ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานออนไลน์ (Online Performance Management Systems) ถือเป็นการปรับตัวที่สำคัญสำหรับองค์กรในยุคปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว, ประสิทธิภาพ, และความโปร่งใสในการประเมินผลการทำงานของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกที่เทคโนโลยีและข้อมูลมีบทบาทมากขึ้น ระบบออนไลน์สามารถช่วยให้การประเมินผลมีความแม่นยำและมีประสิทธิภาพสูงขึ้น

ทำไมองค์กรควรเปลี่ยนมาใช้ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานออนไลน์ เหตุผลที่องค์กรควรเปลี่ยนมาใช้ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานออนไลน์

1. การประเมินผลแบบเรียลไทม์

ระบบออนไลน์ช่วยให้สามารถติดตามและประเมินผลพนักงานได้ทันทีในทุกช่วงเวลา ไม่ต้องรอถึงช่วงการประเมินประจำปี ซึ่งช่วยให้พนักงานได้รับฟีดแบ็กทันทีและสามารถปรับปรุงการทำงานได้อย่างรวดเร็ว

• ตัวอย่าง:
  • Trello หรือ Monday.com สามารถติดตามสถานะของการทำงานของพนักงานในแต่ละวันหรือสัปดาห์ได้แบบเรียลไทม์ เช่น เมื่อพนักงานทำภารกิจสำเร็จหรือเมื่อเกิดปัญหาในการทำงาน ผู้บังคับบัญชาสามารถติดตามและให้คำแนะนำหรือฟีดแบ็กทันที โดยไม่ต้องรอรอบประเมินประจำปี
  • ระบบ 15Five หรือ Lattice ยังสามารถให้ฟีดแบ็กแบบทันทีโดยอัตโนมัติ หรือมีการติดตามผลการทำงานในแต่ละโครงการ ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามความก้าวหน้าได้ตลอดเวลา

2. การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

การใช้ระบบออนไลน์ในการประเมินผลช่วยให้การจัดการข้อมูลผลการประเมินต่างๆ เป็นไปอย่างมีระเบียบและง่ายต่อการค้นหาข้อมูล เช่น ประวัติการประเมิน, ข้อมูลผลการทำงานในช่วงต่างๆ รวมถึงการเปรียบเทียบผลลัพธ์ในช่วงเวลาแตกต่างกัน

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ BambooHR หรือ Workday ช่วยให้ข้อมูลการประเมินผลของพนักงานถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลและสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เช่น สามารถเข้าถึงข้อมูลการประเมินประจำปี, ข้อมูลจากการประเมิน 360 องศา, หรือฟีดแบ็กจากเพื่อนร่วมงานได้ง่ายในคลิกเดียว

3. ความโปร่งใสและการให้ฟีดแบ็กที่ยุติธรรม

ระบบออนไลน์ช่วยให้กระบวนการประเมินผลมีความโปร่งใสมากขึ้น โดยสามารถให้ฟีดแบ็กแบบเป็นมาตรฐานและเป็นระบบ รวมทั้งสามารถตรวจสอบและเปรียบเทียบผลการประเมินในระยะเวลาต่างๆ ได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังลดความเสี่ยงจากการมีอคติในการประเมิน

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ Lattice และ Workday ช่วยให้การให้ฟีดแบ็กหรือการประเมินผลมีการวัดตามเกณฑ์ที่ชัดเจน เช่น การประเมินตาม KPI หรือการประเมินความสามารถในการทำงานตามตัวชี้วัดที่มีการกำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งทำให้ผลการประเมินมีความยุติธรรมและโปร่งใส
  • 15Five สามารถให้ฟีดแบ็กจากหลายแหล่ง (360 องศา) เช่น หัวหน้างาน, เพื่อนร่วมงาน, และพนักงานเอง ช่วยลดความเสี่ยงของการประเมินที่ไม่เป็นธรรม

4. การประเมินผลที่สะดวกและมีความยืดหยุ่น

ระบบออนไลน์ช่วยให้การประเมินผลสามารถทำได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่จำเป็นต้องพบหน้ากันจริง ทำให้สะดวกทั้งสำหรับผู้บริหารและพนักงาน โดยเฉพาะในยุคที่การทำงานจากระยะไกลหรือการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) กลายเป็นเรื่องปกติ

• ตัวอย่าง:
  • Google Forms หรือ SurveyMonkey สามารถใช้ในการสร้างแบบสอบถามออนไลน์เพื่อประเมินผลการทำงานได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องใช้เวลานานในการตั้งค่าหรือจัดการ และสามารถให้พนักงานทำการประเมินได้ทุกที่ทุกเวลา
  • ระบบ BambooHR ช่วยให้การประเมินผลแบบออนไลน์สามารถดำเนินการได้แม้ในกรณีที่พนักงานทำงานจากระยะไกลหรือจากที่บ้าน โดยสามารถกรอกข้อมูลการประเมินหรือฟีดแบ็กออนไลน์ได้อย่างสะดวก

5. การประเมินผลที่เชื่อมโยงกับการพัฒนาอาชีพ

ระบบประเมินผลออนไลน์ช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมโยงผลการประเมินกับแผนการพัฒนาอาชีพของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การจัดทำแผนการฝึกอบรมหรือการเลื่อนตำแหน่งในอนาคตโดยพิจารณาจากผลการประเมิน

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ Lattice ช่วยให้ผู้จัดการสามารถเชื่อมโยงผลการประเมินของพนักงานกับแผนพัฒนาทักษะหรือแผนการเติบโตทางอาชีพได้ เช่น หากพนักงานทำงานได้ดีในแง่ของการจัดการโครงการ ระบบสามารถแนะนำให้พนักงานเข้าร่วมการอบรมเพื่อพัฒนา ทักษะการเป็นผู้นำ หรือ การบริหารจัดการทีม
  • ระบบ Workday อาจใช้ผลการประเมินจาก Self-Assessment และ Manager Review เพื่อปรับแผนการพัฒนาทักษะหรือการเติบโตทางอาชีพให้สอดคล้องกับผลการประเมิน

6. ลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการจัดการ

การประเมินผลแบบออนไลน์ช่วยลดต้นทุนในการจัดทำเอกสารและลดเวลาในการกรอกข้อมูล เนื่องจากกระบวนการทั้งหมดถูกจัดการในระบบเดียว ทำให้ทั้งผู้ประเมินและพนักงานประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ

• ตัวอย่าง:
  • แทนที่จะต้องพิมพ์หรือสแกนแบบฟอร์มประเมินผลในกระดาษ ระบบ Workday หรือ BambooHR สามารถช่วยให้กระบวนการประเมินผลทั้งหมดทำในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถส่งผลประเมินได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เวลานานในการจัดการ

7. เพิ่มความมุ่งมั่นและแรงจูงใจของพนักงาน

การใช้ระบบออนไลน์ช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการประเมินอย่างยุติธรรมและสามารถเห็นผลการประเมินได้ทันที นอกจากนี้ยังสามารถเห็นความเชื่อมโยงระหว่างการทำงานของตนเองกับการเติบโตในองค์กรได้อย่างชัดเจน

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ 15Five อาจช่วยให้พนักงานสามารถเห็นการพัฒนาของตนเองในช่วงเวลาที่ผ่านมา เช่น การได้ฟีดแบ็กที่ดีหรือการได้รับคำชมจากเพื่อนร่วมงาน หรือการเห็นผลการประเมินที่เกี่ยวข้องกับการเติบโตและโอกาสในการเลื่อนตำแหน่ง

8. สามารถวิเคราะห์ผลลัพธ์ได้ง่าย

ระบบออนไลน์สามารถเก็บข้อมูลผลการประเมินจากทุกๆ การประเมินในระยะยาวและทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย เช่น การเปรียบเทียบผลการประเมินในช่วงต่างๆ หรือการวิเคราะห์ว่าพนักงานในแผนกไหนมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด

ระบบ Lattice สามารถสร้างรายงานที่แสดงผลการประเมินของพนักงานในแง่ต่างๆ เช่น ผลลัพธ์จากการประเมินตาม KPI หรือผลการประเมิน 360 องศา โดยสามารถวิเคราะห์ผลนี้เพื่อใช้ในการปรับกลยุทธ์การฝึกอบรมหรือการส่งเสริมตำแหน่งในองค์กร

ตัวอย่าง: ระบบ Lattice สามารถสร้างรายงานที่แสดงผลการประเมินของพนักงานในแง่ต่างๆ เช่น ผลลัพธ์จากการประเมินตาม KPI หรือผลการประเมิน 360 องศา โดยสามารถวิเคราะห์ผลนี้เพื่อใช้ในการปรับกลยุทธ์การฝึกอบรมหรือการส่งเสริมตำแหน่งในองค์กร

เหตุผลที่องค์กรควรเปลี่ยนมาใช้ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานออนไลน์ร่วมกับ KPI

1. การติดตามและการประเมินผลที่ชัดเจนและเป็นระบบ

ระบบออนไลน์ช่วยให้การติดตามผลการทำงานของพนักงานตาม KPI (ตัวชี้วัดผลสำคัญ) เป็นไปอย่างมีระเบียบและไม่พลาดข้อมูลสำคัญ โดยที่ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บในระบบเดียวกัน ซึ่งง่ายต่อการตรวจสอบและการวิเคราะห์ผลการทำงานในระยะยาว

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ Lattice หรือ Workday ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตั้ง KPI ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับพนักงานแต่ละคนได้ เช่น สำหรับพนักงานในทีมขายอาจตั้ง KPI ที่เกี่ยวกับยอดขายหรือจำนวนลูกค้าใหม่ที่เพิ่มขึ้น ระบบจะติดตามและแสดงผลได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้การประเมินผลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและไม่ยุ่งยาก

2. การให้ฟีดแบ็กแบบทันที (Real-time Feedback)

ระบบออนไลน์สามารถให้ฟีดแบ็กจากการประเมินผลตาม KPI ได้ทันที ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถรับรู้ผลการทำงานของตนเองและปรับปรุงการทำงานได้ทันทีหากพบปัญหาหรือข้อบกพร่อง โดยไม่ต้องรอถึงรอบการประเมินประจำปี

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ 15Five ช่วยให้พนักงานสามารถรับฟีดแบ็กได้ในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นประจำ เช่น ฟีดแบ็กเกี่ยวกับการบรรลุ KPI ของตนเอง เช่น การปิดการขาย หรือการทำตามแผนการตลาด สิ่งนี้ช่วยกระตุ้นให้พนักงานพัฒนาการทำงานทันที

3. การเชื่อมโยงการประเมินกับการพัฒนาอาชีพ

การประเมินผลตาม KPI จะช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมโยงผลการทำงานกับการพัฒนาอาชีพของพนักงานได้ เช่น การให้การฝึกอบรม, การปรับตำแหน่งงาน, หรือการให้โอกาสในการเติบโตในองค์กร ซึ่งการทำทั้งหมดนี้ผ่านระบบออนไลน์จะทำให้การติดตามผลการพัฒนาเป็นไปได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ

• ตัวอย่าง:
  • หากพนักงานในแผนกขายไม่สามารถบรรลุ KPI ที่กำหนด เช่น ไม่สามารถปิดการขายตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ระบบออนไลน์สามารถบันทึกผลการประเมินนี้และเสนอโอกาสการพัฒนา เช่น การเข้าร่วมอบรมการขาย หรือการตั้งเป้าหมายที่เหมาะสมขึ้นใหม่

4. การประเมินผลที่ยุติธรรมและโปร่งใส

การใช้ระบบออนไลน์ช่วยให้การประเมินผลตาม KPI มีความโปร่งใสมากขึ้น โดยสามารถให้ผลการประเมินที่เป็นไปตามมาตรฐานเดียวกัน และทุกคนสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการประเมินที่มีอคติหรือไม่เป็นธรรม

• ตัวอย่าง:
  • ระบบ Trello หรือ Monday.com สามารถใช้ในการตั้งเป้าหมาย (Goals) สำหรับทีมต่างๆ เช่น ทีมขาย ทีมการตลาด หรือทีมพัฒนาเทคโนโลยี แต่ละทีมสามารถมองเห็นการทำงานของทีมอื่น ๆ และผลการประเมินตาม KPI ได้ ซึ่งทำให้เกิดความโปร่งใสในการประเมินผล

5. การปรับตัวและการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

ระบบออนไลน์ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงและปรับเปลี่ยน KPI ได้อย่างยืดหยุ่น เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจหรือตลาด ทำให้การประเมินผลเป็นไปตามเป้าหมายใหม่ๆ ได้ทันที

• ตัวอย่าง:
  • หากองค์กรเปลี่ยนกลยุทธ์การตลาดหรือการขาย เช่น ย้ายจากการขายสินค้าไปเป็นการขายบริการ, หรือการเปลี่ยนกลุ่มเป้าหมาย ระบบออนไลน์สามารถอัปเดต KPI ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว โดยที่พนักงานและผู้บริหารสามารถมองเห็นเป้าหมายใหม่ได้ทันทีและปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงนั้น

สรุป

การเปลี่ยนมาใช้ ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานออนไลน์ จะช่วยให้องค์กรมีความคล่องตัวในการประเมินผลพนักงาน, ลดต้นทุนและเวลาในการจัดการ, เพิ่มความโปร่งใส, และช่วยให้พนักงานได้รับฟีดแบ็กที่รวดเร็วและทันที ซึ่งส่งผลให้กระบวนการพัฒนาพนักงานและการเติบโตในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยให้องค์กรสามารถวิเคราะห์ผลลัพธ์ได้ง่ายและนำข้อมูลไปใช้ในการปรับปรุงและพัฒนาในอนาคต

📌 สนใจเริ่มต้นใช้งานระบบประเมินผลออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อเราได้ที่นี่