การจัดการ ผลการประเมิน ที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อให้พนักงานสามารถพัฒนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือขั้นตอนที่สามารถนำไปใช้
1. การวิเคราะห์ผลการประเมิน
- ตรวจสอบข้อมูล วิเคราะห์ผลการประเมินอย่างละเอียดเพื่อค้นหาสาเหตุที่ทำให้ไม่ตรงตามเป้าหมาย
- ระบุปัจจัยที่มีผล พิจารณาปัจจัยภายในและภายนอกที่อาจมีผลต่อผลการประเมิน
การปรับปรุง การวิเคราะห์ ผลการประเมิน ที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมาย เริ่มต้นด้วยการเก็บข้อมูลที่ละเอียด และ ครบถ้วนจากหลายแหล่ง เช่น รายงานการทำงาน คำติชมจากหัวหน้างาน และฟีดแบ็คจากเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครอบคลุมมากขึ้น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า ตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินนั้น เหมาะสม และสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร และบทบาทของพนักงาน
การใช้การวิเคราะห์เชิงลึก เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยระบุว่า มีปัจจัยภายนอกหรือภายในใด ที่ส่งผลต่อผลการทำงาน เช่น การขาดแคลนทรัพยากร ความท้าทายในการทำงาน หรือทักษะที่ยังไม่พัฒนาอย่างเต็มที่ การเปรียบเทียบผลการประเมินในอดีต กับ ปัจจุบัน ช่วยให้เห็นแนวโน้ม และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
อีกวิธีที่สำคัญคือการสัมภาษณ์พนักงาน เพื่อทำความเข้าใจข้อจำกัด หรือปัญหาที่พวกเขาเผชิญ การพูดคุยเชิงลึก ช่วยเพิ่มข้อมูล ที่ไม่สามารถวัดได้จากตัวเลข เพียงอย่างเดียว นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ช่วยวิเคราะห์ ยังทำให้กระบวนการรวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น
หากพบว่ากระบวนการประเมินในปัจจุบัน ไม่สอดคล้องกับเป้าหมาย การปรับแผนการประเมินใหม่เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้กระบวนการเหมาะสมยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การฝึกอบรมทีมประเมิน เพื่อให้มีความรู้ และทักษะที่ดียิ่งขึ้น จะช่วยเพิ่มความแม่นยำ และ ความยุติธรรมในการวิเคราะห์ผลการทำงาน
2. การประชุมกับพนักงานเพื่อสื่อสารอย่างเปิดเผย
- ประชุมหนึ่งต่อหนึ่ง จัดการประชุมกับพนักงานเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับผลการประเมินและความรู้สึกของพวกเขา
- รับฟังความคิดเห็น เปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นและแชร์มุมมองเกี่ยวกับปัญหาที่พบ
การประชุมกับพนักงาน เพื่อสื่อสารอย่างเปิดเผย ในการปรับปรุงผลการประเมิน ที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมาย ควรเริ่มต้นด้วยการสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร และเชิญชวนให้พนักงานรู้สึกปลอดภัย ในการแสดงความคิดเห็น ควรเริ่มต้นด้วย การอธิบายวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจน ว่ามีจุดมุ่งหมายเพื่อการพัฒนา และไม่ใช่การตำหนิ
การให้ฟีดแบ็ค ควรเป็นไปอย่างสร้างสรรค์ และเน้นการเสนอแนะแนวทางปรับปรุง โดยหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ทำให้พนักงานรู้สึกเสียกำลังใจ ให้มุ่งเน้นการพูดถึงจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนา พร้อมให้คำแนะนำเฉพาะเจาะจง เพื่อช่วยให้พนักงานเข้าใจว่า สามารถปรับปรุงตนเองได้อย่างไร
ควรเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็น และเสนอแนะ เกี่ยวกับสิ่งที่เป็นอุปสรรคในการทำงาน การฟังพนักงานอย่างจริงจัง จะทำให้พวกเขารู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขา มีค่า จะช่วยสร้างความเชื่อมั่น และทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วม ในกระบวนการพัฒนา
หลังการสนทนา ควรสรุปสิ่งที่ได้พูดคุย และยืนยัน แผนการดำเนินการต่อไป เช่น การฝึกอบรมเพิ่มเติม หรือ การจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็น และกำหนดเวลาในการติดตามความก้าวหน้า เพื่อให้พนักงานรู้สึกมีความรับผิดชอบ และ เห็นความคืบหน้าในเป้าหมายที่ตั้งไว้
3. ตั้งเป้าหมายใหม่
- กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ร่วมกันตั้งเป้าหมายใหม่ที่มีความสมจริงและสามารถวัดผลได้
- สร้างแผนพัฒนา วางแผนการพัฒนาที่ชัดเจนซึ่งรวมถึงขั้นตอนและเวลาในการดำเนินการ
การตั้งเป้าหมายใหม่เพื่อปรับปรุง ผลการประเมิน ที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายเดิม ควรเริ่มด้วยการประเมินความเป็นจริงของปัญหา และ ปัจจัยที่ทำให้ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายเดิมได้ เช่น ทักษะที่ขาดหายไป ทรัพยากรที่ไม่เพียงพอ หรืออุปสรรคที่พนักงานต้องเผชิญ
เมื่อเข้าใจปัจจัยต่าง ๆ แล้ว ควรตั้งเป้าหมายใหม่ที่มีความชัดเจน และเป็นไปได้ (SMART goals) โดยมีองค์ประกอบคือ ความเฉพาะเจาะจง (Specific) วัดผลได้ (Measurable) เป็นไปได้จริง (Achievable) มีความเกี่ยวข้อง (Relevant) และมีกรอบเวลา (Time-bound) การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสมเหตุสมผลจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ
ควรสื่อสาร เป้าหมายใหม่กับพนักงานอย่างเปิดเผย และโปร่งใส เพื่อให้พนักงานเข้าใจความคาดหวัง และ วิธีการที่จะบรรลุเป้าหมายนั้น การมีส่วนร่วมของพนักงานในการตั้งเป้าหมาย ยังช่วยสร้างความมุ่งมั่น และการมีส่วนร่วม นอกจากนี้ ควรให้การสนับสนุนที่เหมาะสม เช่น การฝึกอบรมหรือทรัพยากรเพิ่มเติม เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
สุดท้าย ควรมีการติดตามและประเมินผลเป็นระยะ เพื่อปรับแผนการทำงานหรือเป้าหมายให้สอดคล้องกับสถานการณ์ และ ความก้าวหน้าที่เกิดขึ้น การสื่อสารและการให้ฟีดแบ็คอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้พนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุน และพร้อมที่จะปรับปรุงการทำงานของตนเองอย่างต่อเนื่อง
4. ให้การสนับสนุน
- การฝึกอบรม จัดโปรแกรมฝึกอบรมหรือเวิร์กช็อปเพื่อเสริมสร้างทักษะที่จำเป็น
- การให้คำปรึกษา มีโค้ชหรือที่ปรึกษาเพื่อสนับสนุนการพัฒนาของพนักงาน
การให้การสนับสนุน เพื่อปรับปรุงผลการประเมินที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมาย มีบทบาทสำคัญ ในการช่วยให้พนักงานพัฒนาตนเอง และบรรลุเป้าหมายขององค์กร การสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ ควรประกอบด้วยหลายด้านดังนี้:
เริ่มจากการให้คำแนะนำ และฟีดแบ็ค ที่สร้างสรรค์อย่างสม่ำเสมอ หัวหน้างานควรสื่อสารกับพนักงานอย่างเปิดเผย เกี่ยวกับผลการประเมินและวิธีการปรับปรุง โดยให้ข้อมูลเฉพาะเจาะจง เกี่ยวกับจุดที่ควรพัฒนา พร้อมทั้งระบุวิธีการ และ แนวทาง ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง การใช้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม จะช่วยให้พนักงานเข้าใจได้ง่ายขึ้น และสามารถนำไปปฏิบัติ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ การจัดโปรแกรมฝึกอบรม หรือการพัฒนาทักษะที่จำเป็น เป็นอีกแนวทางที่ช่วยเสริมความรู้ และความสามารถของพนักงาน หัวหน้างานควรประเมินว่า พนักงานต้องการ การฝึกอบรมเพิ่มเติมในด้านใด เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ การให้โอกาสในการเข้าร่วมเวิร์กช็อป หรือคอร์สฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง จะช่วยเสริมทักษะเฉพาะทาง และทำให้พนักงานมีความพร้อมมากขึ้น ในการทำงาน
การสนับสนุน ในรูปแบบของการมอบหมายงานที่ท้าทาย และ สร้างแรงจูงใจให้พนักงาน เป็นสิ่งที่ช่วยส่งเสริมการเรียนรู้ และพัฒนา พนักงานจะได้รับโอกาสในการพัฒนาทักษะใหม่ ๆ และ เพิ่มความเชี่ยวชาญในงานของตน การให้คำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ หรือพี่เลี้ยงในทีม สามารถช่วยให้พนักงาน ได้รับคำแนะนำที่ตรงประเด็น และเพิ่มความมั่นใจในการทำงาน
ท้ายที่สุด การติดตามผล และให้ฟีดแบ็คอย่างต่อเนื่อง จะช่วยประเมินความก้าวหน้าของพนักงาน และทำให้พนักงานรู้สึกว่ามีคนคอยสนับสนุน การแสดงความชื่นชมต่อความพยายามและความสำเร็จเล็ก ๆ ที่เกิดขึ้นจะช่วยเพิ่มกำลังใจ และความเชื่อมั่นในการพัฒนา
5. การติดตามผล
- การติดตามผล เพื่อปรับปรุง ผลการประเมิน ที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมาย เป็นกระบวนการสำคัญ ที่ช่วยให้พนักงาน มีโอกาสพัฒนาและปรับปรุงตนเองอย่างต่อเนื่อง
เริ่มต้นจากการกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจน สำหรับการติดตามผล เช่น การตรวจสอบความคืบหน้ารายเดือนหรือรายไตรมาส เพื่อให้มีการตรวจสอบ อย่างเป็นระยะ
การตั้งเป้าหมายย่อยที่วัดผลได้ เป็นอีกแนวทางที่ช่วยให้การติดตามผล เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เป้าหมายเหล่านี้ควรเป็นส่วนหนึ่งของเป้าหมายใหญ่ ที่ต้องการบรรลุ - การแบ่งเป้าหมายออกเป็นขั้นตอนย่อย จะทำให้พนักงานเห็นภาพรวมของการพัฒนาตนเอง และสามารถปรับกลยุทธ์ได้ทันที หากพบปัญหาการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ หัวหน้างานควรจัดการประชุม หรือติดต่อเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความก้าวหน้า รับฟังปัญหา และให้ฟีดแบ็คที่สร้างสรรค์ การเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหา หรือความท้าทายที่เผชิญในการทำงาน ยังช่วยให้เกิดการปรับปรุงกระบวนการ และสร้างความเชื่อมั่นในทีมงาน
- การใช้เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ในการติดตามผล เช่น ระบบการประเมินผลการทำงาน หรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ สามารถช่วยให้การติดตามเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซอฟต์แวร์เหล่านี้จะช่วยบันทึกข้อมูลที่สำคัญ และให้ภาพรวมของความก้าวหน้าที่ชัดเจนสุดท้าย การให้การสนับสนุนและคำแนะนำเพิ่มเติมตามความจำเป็น ก็มีความสำคัญ หากพบว่าพนักงานยังมีปัญหา หรือไม่สามารถพัฒนาตนเองได้ตามที่คาดหวัง หัวหน้างานควรพิจารณาแนวทางใหม่ ๆ เช่น การปรับวิธีการทำงาน การจัดอบรมเพิ่มเติม หรือการมอบหมายงาน ที่เหมาะสมกับทักษะและความสามารถของพนักงาน
6. สร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้
- ส่งเสริมการเรียนรู้จากข้อผิดพลาด กระตุ้นให้พนักงานมองข้อผิดพลาดเป็นโอกาสในการเรียนรู้
- การสนับสนุนการสื่อสารที่เปิดเผย สร้างบรรยากาศที่ให้พนักงานรู้สึกสบายใจในการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาและการพัฒนา
7. การเฉลิมฉลองความสำเร็จ
- ยกย่องความพยายาม แม้จะมีผลการประเมินที่ไม่ดี แต่การยกย่องความพยายามในการพัฒนาก็เป็นแรงจูงใจ
- ส่งเสริมการเติบโต เฉลิมฉลองความสำเร็จที่เกิดขึ้นเพื่อกระตุ้นความมุ่งมั่นในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
การจัดการผลการประเมินที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายต้องใช้การวิเคราะห์ที่รอบคอบ การสื่อสารที่เปิดเผย และการสนับสนุนที่เหมาะสม เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถพัฒนาได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ
สนใจทดลองใช้งานโปรแกรมประเมินออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อได้ที่นี่
