การประเมินผลการทำงาน ทำสม่ำเสมอและต่อเนื่อง เพื่อผลลัพธ์ที่ดีสุด

การประเมินผลการทำงาน “อย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง” เป็นกระบวนการที่ช่วยให้การพัฒนาผลการทำงานของพนักงานและองค์กรมีความต่อเนื่อง และช่วยสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ การประเมินที่สม่ำเสมอจะทำให้พนักงานได้รับข้อเสนอแนะและการปรับปรุงจากการประเมินอย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลดีต่อทั้งพนักงานและองค์กรในระยะยาว

ทำไมการประเมินที่สม่ำเสมอและต่อเนื่องถึงสำคัญ

1. การปรับปรุงผลการทำงานทันที (Real-time Improvement): การประเมินผลที่ทำอย่างสม่ำเสมอทำให้สามารถระบุจุดที่ต้องปรับปรุงได้ทันที ไม่ต้องรอถึงตอนสิ้นปี ซึ่งทำให้พนักงานสามารถปรับปรุงและพัฒนาตนเองได้ทันเวลา
2. การติดตามและสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง (Continuous Support and Monitoring): การประเมินเป็นระยะๆ ช่วยให้ผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้าในการทำงานและให้การสนับสนุนได้อย่างต่อเนื่อง ถ้าพนักงานมีปัญหาหรืออุปสรรคในระหว่างการทำงาน จะได้รับคำแนะนำหรือทรัพยากรที่จำเป็นในการปรับปรุงผลงาน
3. การเพิ่มขวัญกำลังใจ (Boosting Morale): เมื่อพนักงานได้รับข้อเสนอแนะที่สม่ำเสมอและรู้ว่าองค์กรให้ความสำคัญกับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง พวกเขามักจะรู้สึกได้รับการสนับสนุนและมีขวัญกำลังใจในการทำงาน ซึ่งช่วยกระตุ้นให้พนักงานมีความพยายามในการทำงานที่ดีขึ้น
4. การวัดผลได้ดีกว่า (Better Performance Metrics): การประเมินผลที่สม่ำเสมอจะทำให้มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการวัดผลการทำงานของพนักงานได้อย่างแม่นยำและเชื่อถือได้มากกว่าการประเมินแค่ปีละครั้ง ข้อมูลที่ได้จากการประเมินหลายๆ ครั้งจะช่วยให้เห็นพัฒนาการของพนักงานในระยะยาวและสามารถติดตามพัฒนาการได้ดีขึ้น
5. การเสริมสร้างความโปร่งใสและความยุติธรรม (Transparency and Fairness): การประเมินอย่างต่อเนื่องช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าผลงานของพวกเขาถูกติดตามอย่างใกล้ชิดและได้รับการประเมินอย่างเป็นธรรม ซึ่งช่วยลดความรู้สึกไม่แน่ใจหรือความไม่พอใจในการประเมินประสิทธิภาพในระยะยาว

วิธีการประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง

การประเมินผลการทำงาน อย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่องต้องมีการออกแบบกระบวนการและเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้การประเมินมีประสิทธิภาพและมีความยุติธรรม การทำประเมินอย่างต่อเนื่องสามารถทำได้ตามวิธีการดังนี้

1. การตั้งเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว (Setting Short-term and Long-term Goals)

การตั้งเป้าหมายเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผลการทำงานได้ดีขึ้น โดยเป้าหมายควรแบ่งออกเป็นระยะสั้นและระยะยาว:

• เป้าหมายระยะสั้น (Short-term goals): เป็นเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ภายใน 3 เดือนหรือ 6 เดือน เช่น การเพิ่มยอดขาย 10%, การลดระยะเวลาการตอบคำถามลูกค้า, การพัฒนาทักษะใหม่ เป็นต้น
• เป้าหมายระยะยาว (Long-term goals): เป็นเป้าหมายที่มีระยะเวลา 1 ปีหรือมากกว่านั้น เช่น การเป็นผู้จัดการทีม, การพัฒนาโปรแกรมการขายใหม่ๆ, การพัฒนาทักษะการจัดการโปรเจกต์

การตั้งเป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวทำให้สามารถติดตามความคืบหน้าและประเมินผลการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

ตัวอย่าง

• เป้าหมายระยะสั้น: พนักงานฝ่ายขายต้องเพิ่มจำนวนการติดต่อกับลูกค้าใหม่ให้ได้ 15 รายในไตรมาสหน้า
• เป้าหมายระยะยาว: พนักงานมีเป้าหมายในการพัฒนาทักษะการนำเสนอเพื่อเตรียมตัวสำหรับตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขายภายใน 1 ปี

2. การประเมินผลรายไตรมาส (Quarterly Performance Reviews)

การทำการประเมินผลอย่างสม่ำเสมอควรทำอย่างน้อยทุกๆ 3 เดือน (รายไตรมาส) เพื่อให้มีการติดตามผลการทำงานของพนักงานอย่างต่อเนื่องและไม่ปล่อยให้เวลาผ่านไปนานเกินไป

• การทบทวนและประเมินผล: ทุกๆ ไตรมาสผู้จัดการจะทบทวนเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ได้จากพนักงาน โดยให้ข้อเสนอแนะทั้งในด้านบวกและด้านที่ต้องการการปรับปรุง
• การปรับเป้าหมาย: หากมีการเปลี่ยนแปลงในเป้าหมายหรือทิศทางขององค์กร การประเมินทุกๆ ไตรมาสจะช่วยให้พนักงานปรับเป้าหมายของตนให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

ตัวอย่าง

• การประเมินพนักงานฝ่ายขายทุกๆ ไตรมาสสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานสามารถบรรลุยอดขายตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ และมีการฝึกอบรมพนักงานในทักษะที่ขาดไปในไตรมาสนั้นๆ
• สำหรับพนักงานฝ่ายสนับสนุนลูกค้า, การประเมินอาจเกี่ยวข้องกับความเร็วในการตอบข้อร้องเรียนและประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหา

3. การใช้การประเมินตามการมีส่วนร่วม (Continuous Feedback and Engagement)

การให้ข้อเสนอแนะและคำติชมทันทีหลังจากการปฏิบัติงานช่วยให้พนักงานสามารถปรับปรุงและพัฒนาผลงานได้อย่างรวดเร็ว

• การประเมินผลแบบทันที (Real-time Feedback): ผู้จัดการสามารถให้คำแนะนำทันทีหลังจากพนักงานทำงานหรือเสร็จสิ้นโครงการ ซึ่งช่วยให้พนักงานเข้าใจข้อดีหรือข้อควรปรับปรุงในงานนั้นๆ ได้ทันที
• การให้คำติชมบ่อยๆ: คำติชมไม่ควรมีแค่ในการประเมินอย่างเป็นทางการเท่านั้น แต่ควรเกิดขึ้นในทุกๆ โอกาสที่พนักงานทำผลงานดีหรือมีโอกาสที่จะปรับปรุง

ตัวอย่าง

• หากพนักงานขายสามารถปิดการขายได้สำเร็จ ผู้จัดการอาจให้คำชื่นชมทันที เช่น “เยี่ยมมากที่สามารถปิดการขายได้ในครั้งนี้ คุณทำการนำเสนอได้ดีมาก” หรือหากพนักงานมีปัญหาในการเจรจากับลูกค้า ผู้จัดการก็สามารถแนะนำวิธีที่สามารถทำได้ดีขึ้นในครั้งถัดไป

4. การใช้เครื่องมือเทคโนโลยีในการติดตาม (Using Technology for Performance Tracking)

การใช้ระบบหรือเครื่องมือออนไลน์ช่วยให้การติดตามผลการทำงานและประเมินผลเป็นไปอย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพ

• เครื่องมือการจัดการประสิทธิภาพ (Performance Management Software): เช่น Lattice, BambooHR, Workday หรือ 15Five ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถติดตามการตั้งเป้าหมาย, ความคืบหน้าของเป้าหมาย, และการให้ข้อเสนอแนะได้อย่างรวดเร็วและสม่ำเสมอ
• การบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูล: เครื่องมือเหล่านี้สามารถบันทึกข้อมูลประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคนและช่วยให้ผู้จัดการสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายขึ้น รวมถึงการวิเคราะห์ผลลัพธ์จากการประเมิน

ตัวอย่าง

• หากใช้ระบบ BambooHR, ผู้จัดการสามารถติดตามผลการประเมินได้ในทุกไตรมาส รวมถึงการตั้งเป้าหมายและข้อเสนอแนะ ซึ่งสามารถดูผลการประเมินย้อนหลังได้ง่าย

5. การประเมินผลตามแผนการพัฒนา (Development Plans)

การใช้การประเมินผลในการกำหนดแผนการพัฒนาพนักงานเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้พนักงานมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

• การพัฒนาในด้านต่างๆ: แผนการพัฒนาสามารถช่วยให้พนักงานเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ หรือปรับปรุงจุดอ่อนของตน เช่น การฝึกอบรมทักษะการขาย, การพัฒนาทักษะการจัดการเวลา หรือการเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่
• การติดตามแผนการพัฒนา: การประเมินผลในแต่ละครั้งสามารถใช้ในการติดตามว่าแผนการพัฒนานั้นๆ เป็นไปตามที่ตั้งไว้หรือไม่ และมีการปรับปรุงในด้านที่จำเป็นหรือไม่

ตัวอย่าง

• หากพนักงานมีจุดอ่อนในการจัดการเวลา แผนการพัฒนาสามารถรวมถึงการเข้าอบรมการจัดการเวลา และในแต่ละไตรมาสมีการประเมินความคืบหน้าในการพัฒนา

ความถี่ในการประเมินผล ความถี่ในการประเมินผลขึ้นอยู่กับลักษณะงานและนโยบายขององค์กร แต่โดยทั่วไปแล้ว การประเมินผลอย่างน้อยปีละครั้งถือเป็นเรื่องปกติ

สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการประเมินผลอย่างต่อเนื่อง

• การกำหนดเป้าหมาย กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้สำหรับแต่ละช่วงเวลา
• การเก็บรวบรวมข้อมูล เก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลงานของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
• การให้ข้อเสนอแนะ ให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่รอแค่ช่วงเวลาประเมินผล
• การติดตามผล ติดตามความคืบหน้าในการพัฒนาของพนักงาน

สรุป
การประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่องเป็นเหมือนการตรวจสุขภาพองค์กร ช่วยให้ทั้งองค์กรและพนักงานสามารถเติบโตและพัฒนาไปด้วยกันอย่างยั่งยืน

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI สำหรับฝ่ายขาย EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานฝ่ายขายได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ที่นี่