ใน EP.1 เราเรียนรู้แล้วว่า KPI คืออะไร และ KPI ที่ดีต้องเป็น SMART
ตอนนี้ถึงเวลา ลงมือทำจริง แล้ว!
ในตอนนี้คุณจะได้:
– สร้างตาราง KPI ตัวแรกใน Excel ตั้งแต่เริ่มต้น
– ใส่สูตรคำนวณ Achievement % อัตโนมัติ
– จัดรูปแบบตาราง ให้อ่านง่าย ดูเป็นมืออาชีพ
– ใส่ Conditional Formatting เพื่อดูสถานะแบบเร็ว
ไม่ต้องมีพื้นฐาน Excel มาก่อน — ทำตามได้เลย
สิ่งที่ต้องเตรียม
- Microsoft Excel (Excel 365, 2019, 2021 หรือเวอร์ชันใดก็ได้)
- ไฟล์ใหม่เปล่าๆ 1 ไฟล์
หรือถ้าอยากทำตามเลย สามารถ ดาวน์โหลด Excel Template ฟรี ที่ท้ายบทความ
Step 1: สร้างโครงสร้างตาราง
เปิด Excel ขึ้นมา แล้วสร้าง Header ใน Row 1 ตามนี้:
| Column | Header | ใช้ทำอะไร |
|---|---|---|
| A1 | KPI Name | ชื่อตัวชี้วัด |
| B1 | Target | เป้าหมาย |
| C1 | Actual | ผลจริง |
| D1 | Achievement % | % ที่ทำได้ |
| E1 | Status | สถานะ |
นี่คือโครงสร้างพื้นฐานที่สุดของตาราง KPI — 5 คอลัมน์ ครบทุกอย่างที่จำเป็น
ทำไมต้อง 5 คอลัมน์นี้?
- KPI Name — ต้องรู้ว่าวัดอะไร
- Target — ต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน (SMART จาก EP.1)
- Actual — ผลที่เกิดขึ้นจริง
- Achievement % — เปรียบเทียบ Actual กับ Target เป็น % เพื่อให้เห็นภาพรวม
- Status — สรุปสั้นๆ ว่าผ่านหรือไม่ผ่าน
Step 2: ใส่ข้อมูลตัวอย่าง
มาลองใส่ KPI ตัวอย่าง 3 ตัว:
| A (KPI Name) | B (Target) | C (Actual) | |
|---|---|---|---|
| Row 2 | Sales Revenue (Monthly) | 10,000,000 | 9,500,000 |
| Row 3 | Customer Satisfaction Score | 4.5 | 4.7 |
| Row 4 | Employee Retention Rate (%) | 90% | 92% |
อธิบายแต่ละ KPI:
Sales Revenue — ยอดขายรายเดือน เป้า 10 ล้านบาท ทำได้จริง 9.5 ล้าน
– เป็น KPI แบบ “ยิ่งมาก ยิ่งดี”
Customer Satisfaction Score — คะแนนความพึงพอใจลูกค้า เป้า 4.5 ทำได้ 4.7
– วัดจากแบบสอบถามหรือ survey
Employee Retention Rate — อัตราการรักษาพนักงาน เป้า 90% ทำได้ 92%
– คำนวณจาก: (จำนวนพนักงานที่อยู่ / จำนวนพนักงานทั้งหมด) × 100
Step 3: จัดรูปแบบตัวเลข (Number Format)
ตัวเลขดิบอ่านยาก ต้องจัดรูปแบบให้เหมาะสม:
Sales Revenue (B2:C2)
- เลือก Cell B2 ถึง C2
- คลิกขวา → Format Cells
- เลือก Number → ติ๊ก Use 1000 Separator (,) → Decimal places: 0
- ผลลัพธ์:
10,000,000แทน10000000
Customer Satisfaction (B3:C3)
- เลือก Cell B3 ถึง C3
- Format Cells → Number → Decimal places: 1
- ผลลัพธ์:
4.5และ4.7
Retention Rate (B4:C4)
- เลือก Cell B4 ถึง C4
- Format Cells → Percentage → Decimal places: 0
- ผลลัพธ์:
90%และ92%
ปรับความกว้าง Column
- Column A: ความกว้าง 40 (ชื่อ KPI ยาว)
- Column B-E: ความกว้าง 15 (ตัวเลขพอดี)
วิธี: ดับเบิลคลิกที่เส้นขอบระหว่าง Column header เพื่อ auto-fit หรือคลิกขวาที่ Column header → Column Width → ใส่ตัวเลข
Step 4: ใส่สูตร Achievement %
นี่คือ หัวใจ ของตาราง KPI — สูตรคำนวณว่าทำได้กี่ % ของเป้าหมาย
สูตร:
=C2/B2
ง่ายมาก: Actual ÷ Target = Achievement %
วิธีทำ:
- คลิกที่ Cell D2
- พิมพ์
=C2/B2แล้วกด Enter - Format Cell D2 เป็น Percentage (Decimal places: 0-1)
- ผลลัพธ์: 95% (9,500,000 ÷ 10,000,000)
Copy สูตรไปแถวอื่น:
- คลิกที่ Cell D2
- เอาเมาส์ไปที่ มุมขวาล่าง ของ Cell (จะเห็นเครื่องหมาย +)
- ลากลง ไปถึง D4
- Excel จะ copy สูตรให้อัตโนมัติ:
- D3:
=C3/B3→ 4.7/4.5 = 104% - D4:
=C4/B4→ 92%/90% = 102%
ผลลัพธ์:
| KPI Name | Target | Actual | Achievement % |
|---|---|---|---|
| Sales Revenue | 10,000,000 | 9,500,000 | 95% |
| Customer Satisfaction | 4.5 | 4.7 | 104% |
| Employee Retention Rate | 90% | 92% | 102% |
ดูแค่ตัวเลข Achievement % ก็เข้าใจได้ทันทีว่า KPI ไหนถึงเป้า KPI ไหนยังไม่ถึง
Step 5: เพิ่มคอลัมน์ Status
ตัวเลข % ดีแล้ว แต่ถ้ามีข้อความสถานะด้วย จะยิ่งอ่านง่ายขึ้น
ใส่ Status ด้วยมือ (สำหรับตอนนี้):
| Achievement % | Status | เหตุผล |
|---|---|---|
| 95% | At Risk | ใกล้เป้า แต่ยังไม่ถึง |
| 104% | On Track | เกินเป้า |
| 102% | On Track | เกินเป้า |
พิมพ์ลงใน Column E:
– E2: At Risk
– E3: On Track
– E4: On Track
หมายเหตุ: ใน EP.3 เราจะเปลี่ยนมาใช้ สูตร IF เพื่อให้ Status คำนวณอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์เอง
Step 6: จัดรูปแบบตาราง (Formatting)
ตารางที่ดูดี = อ่านง่าย = ใช้งานจริงได้
เพิ่มเส้นขอบ (Borders):
- เลือก A1:E4 (ทั้งตาราง)
- ไปที่ Home → กลุ่ม Font → คลิกลูกศรข้าง Borders
- เลือก All Borders
จัด Header Row:
- เลือก A1:E1
- Bold (Ctrl+B)
- Fill Color: เลือกสีฟ้าอ่อน (Light Blue)
- Font Color: สีเข้ม (Dark Blue หรือ Black)
- Alignment: Center
จัดตำแหน่ง:
- Column B-E: Center alignment (เลือกแล้วกด Center ใน Home tab)
- Column A: ปล่อย Left alignment (ชื่อ KPI อ่านง่ายกว่า)
Step 7: Conditional Formatting (สีอัตโนมัติ)
Conditional Formatting ทำให้ Excel เปลี่ยนสีอัตโนมัติ ตามค่าตัวเลข — ไม่ต้องระบายสีเอง
วิธีทำ:
- เลือก D2:D4 (Column Achievement %)
- ไปที่ Home → Conditional Formatting → Color Scales
- เลือก Green – Yellow – Red (สีเขียว-เหลือง-แดง)
ผลลัพธ์:
- 95% → สีส้ม/เหลือง (ยังไม่ถึงเป้า)
- 104% → สีเขียว (เกินเป้า)
- 102% → สีเขียว (เกินเป้า)
แค่นี้ก็เห็นภาพรวมได้ทันทีโดย ไม่ต้องอ่านตัวเลข — สีเขียวคือดี สีแดงคือมีปัญหา
Tip: ใน EP.4 เราจะเรียนรู้ Conditional Formatting แบบละเอียด รวมถึง Icon Sets (ลูกศร, ไฟจราจร) และ Custom Rules
ตารางที่เสร็จแล้ว
หลังจากทำครบ 7 Steps ตารางของคุณจะหน้าตาแบบนี้:
| KPI Name | Target | Actual | Achievement % | Status |
|---|---|---|---|---|
| Sales Revenue (Monthly) | 10,000,000 | 9,500,000 | 95% 🟡 | At Risk |
| Customer Satisfaction Score | 4.5 | 4.7 | 104% 🟢 | On Track |
| Employee Retention Rate (%) | 90% | 92% | 102% 🟢 | On Track |
Header row: Bold, สีฟ้าอ่อน พร้อมเส้นขอบ
ยินดีด้วย! คุณเพิ่งสร้างตาราง KPI ตัวแรกใน Excel สำเร็จแล้ว
สิ่งที่ได้เรียนรู้ใน EP.2
สรุปสิ่งที่ทำในตอนนี้:
| สิ่งที่ทำ | Excel Skill ที่ได้ |
|---|---|
| สร้างโครงสร้างตาราง | Table structure, Column headers |
| ใส่ข้อมูลตัวอย่าง | Data entry |
| จัดรูปแบบตัวเลข | Number Format, Percentage |
| สูตร Achievement % | Basic formula (=C/B) |
| จัดรูปแบบตาราง | Borders, Fill color, Bold |
| สีอัตโนมัติ | Conditional Formatting |
ลองทำเอง: เพิ่ม KPI ของคุณ
ลองเพิ่ม KPI ขององค์กรคุณเอง เริ่มจาก 3-5 ตัวก่อน:
ตัวอย่าง KPI ที่น่าลอง:
– อัตราการมาทำงานตรงเวลา (เป้า: 95%)
– จำนวนข้อร้องเรียนลูกค้า (เป้า: <10 ครั้ง/เดือน)
– ยอดขายต่อพนักงาน (เป้า: 500,000 บาท/คน)
– ระยะเวลาส่งมอบงาน (เป้า: ภายใน 3 วัน)
คำแนะนำ: เลือก KPI ที่วัดได้จริงและมีข้อมูลอยู่แล้ว อย่าเพิ่งเลือก KPI ที่ต้องสร้างระบบเก็บข้อมูลใหม่
ข้อจำกัดของตารางนี้ (แก้ใน EP ถัดไป)
ตาราง KPI ที่เราสร้างวันนี้ใช้งานได้ แต่ยังมีข้อจำกัด:
| ข้อจำกัด | แก้ใน EP ไหน |
|---|---|
| Status ต้องพิมพ์เอง | EP.3 — สูตร IF อัตโนมัติ |
| สีแค่ Color Scale | EP.4 — Icon Sets & Custom Rules |
| ไม่มีมิติเวลา (เดือน) | EP.5 — Monthly Tracking |
| ไม่มีเจ้าของ KPI | EP.6 — Multiple Owners |
| ไม่มีน้ำหนัก KPI | EP.7 — KPI Weighting |
| ยังไม่เป็น Dashboard | EP.8 — Complete Dashboard |
ทุกตอนจะ ต่อยอดจากตอนก่อนหน้า — ดังนั้นตาราง EP.2 นี้คือ รากฐาน ที่สำคัญ
📥 ดาวน์โหลดฟรี: EP2-KPI-Basic-Template.xlsx
ในไฟล์จะมี 3 Sheets:
– Instructions — คำแนะนำการใช้งานภาษาไทย
– Example — ตัวอย่างเต็มรูปแบบ (ตามที่สอนในบทความ)
– Template — ว่างเปล่า พร้อมใช้งานทันที (มี Header + สูตร + Formatting พร้อม)
ตอนต่อไป
Episode 3: สูตรคำนวณ KPI ที่ต้องรู้
ในตอนหน้า เราจะ:
– เปลี่ยน Status จากพิมพ์เอง → สูตร IF อัตโนมัติ
– เรียนรู้สูตร Inverse KPI (KPI ที่ยิ่งน้อยยิ่งดี เช่น Defect Rate)
– เพิ่ม Data Validation เพื่อป้องกันการกรอกข้อมูลผิด
– Protect formulas ไม่ให้ถูกแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ