KPI คืออะไร และทำไมองค์กรต้องมี | Excel Performance Management EP.1

KPI คืออะไร? ถ้าคุณเป็น HR, หัวหน้าแผนก หรือเจ้าของธุรกิจ SME ที่กำลังมองหาวิธีวัดผลงานพนักงานให้ชัดเจน — ตอนนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ถูกที่สุดแล้วครับ

นี่คือ ตอนที่ 1 จาก 30 ตอน ของ Excel Performance Management Series ที่จะพาคุณสร้างระบบประเมินผลงานด้วย Excel ตั้งแต่เริ่มต้น

ในตอนนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• KPI (Key Performance Indicator) คืออะไร
• ทำไมองค์กรต้องมี KPI
• หลัก SMART สำหรับตั้ง KPI ที่ดี
• ตัวอย่าง KPI ที่ดี vs ไม่ดี

ข้อมูลเบื้องต้น (Prerequisites)

• ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้าน KPI มาก่อน
• ตอนนี้เป็นตอน conceptual — ยังไม่ต้องเปิด Excel
• ตอนหน้า (EP 2: เริ่มต้นสร้าง KPI ใน Excel) จะเริ่มลงมือทำจริง

KPI คืออะไร

KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator แปลเป็นไทยว่า “ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก” คือเครื่องมือที่ใช้วัดว่าบุคคลหรือองค์กรทำงานได้ดีแค่ไหน เทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ ตัวอย่างเช่น ยอดขายรายเดือน อัตราการลาออก หรือคะแนนความพึงพอใจลูกค้า

พูดง่ายๆ คือ การวัดว่าเราทำงานได้ดีแค่ไหน โดยใช้ตัวเลขที่จับต้องได้

ตัวอย่าง KPI ในชีวิตประจำวัน

ลองคิดแบบนี้: ถ้าคุณอยากลดน้ำหนัก คุณก็ต้องชั่งน้ำหนักเป็นประจำเพื่อดูว่าใกล้เป้าหรือยัง น้ำหนักก็คือ “KPI ของการลดน้ำหนัก” นั่นเอง

ตัวอย่าง KPI ในองค์กร

ในองค์กรก็เหมือนกัน — ทุกเป้าหมายต้องมีตัวเลขวัดผลที่ชัดเจน

• Sales Revenue = วัดยอดขาย (เป้าหมาย: 10 ล้านบาท/เดือน)
• Customer Satisfaction Score (CSAT) = วัดความพึงพอใจลูกค้า (เป้าหมาย: >= 4.5 จาก 5)
• Employee Retention Rate = วัดอัตราการรักษาพนักงาน (เป้าหมาย: >= 90%)
• Defect Rate = วัดอัตราของเสียในการผลิต (เป้าหมาย: <= 2%)
• Time to Hire = วัดระยะเวลาการสรรหาพนักงาน (เป้าหมาย: <= 30 วัน)

สังเกตว่าทุก KPI มี ชื่อที่ชัดเจน และ ตัวเลขเป้าหมายที่วัดได้ ครับ

ทำไมองค์กรต้องมี KPI

หลายองค์กรทำงานกันไปวันๆ โดยไม่มีตัวชี้วัดที่ชัดเจน ผลก็คือ ไม่รู้ว่าทำได้ดีหรือไม่ดี ไม่รู้ว่าต้องปรับปรุงตรงไหน

KPI ช่วยแก้ปัญหานี้ใน 4 มิติ:

1. วัดผลได้จริง — ไม่ต้องเดา

ไม่มี KPI = เดา
มี KPI = รู้จากตัวเลข

• ❌ “ทีมขายทำงานดี” (คิดเอง ไม่มีหลักฐาน)
• ✅ “ทีมขายทำได้ 95% ของเป้า” (มีตัวเลขยืนยัน)

เมื่อวัดผลได้ เราก็ตัดสินใจบนข้อมูลจริง ไม่ใช่ความรู้สึก

2. ตั้งเป้าหมายชัดเจน

ไม่มี KPI = เป้าคลุมเครือ “อยากขายเยอะๆ”
มี KPI = เป้าชัดเจน “ยอดขาย 10 ล้านบาท ภายใน Q1/2026”

เมื่อเป้าหมายชัดเจน ทีมก็รู้ว่าต้องทำอะไร ไม่ต้องเดาว่าหัวหน้าต้องการอะไร

3. ติดตามความก้าวหน้าได้

KPI ทำให้เราเห็นว่า:

• ตอนนี้ทำได้กี่ % ของเป้า
• ต้องเร่งเพิ่มหรือไม่
• ถ้าเห็นว่าจะไม่ถึงเป้า ก็แก้ไขได้ทันเวลา

ลองจินตนาการว่าคุณวิ่ง marathon แต่ไม่มีป้ายบอกระยะทาง — คุณจะไม่รู้เลยว่าใกล้เส้นชัยหรือยัง KPI ก็คือ “ป้ายบอกระยะทาง” ขององค์กรนั่นเอง

4. สื่อสารง่าย ทีมเข้าใจตรงกัน

เมื่อทุกคนเห็น ตัวเลขเดียวกัน ก็ไม่ต้องเดา ไม่ต้องตีความ ไม่เข้าใจผิด

ผู้บริหารเห็นว่าแผนกไหนทำได้ดี แผนกไหนต้องช่วย
หัวหน้าทีมเห็นว่าลูกทีมคนไหนต้องการ support เพิ่ม
พนักงานเห็นว่าตัวเองทำได้กี่ % ของเป้า

SMART KPI: หลักการตั้ง KPI ที่ดี

ไม่ใช่ทุก KPI จะเป็น KPI ที่ดี บางตัวตั้งมาแล้ววัดไม่ได้ บางตัวไม่เกี่ยวกับงาน บางตัวตั้งเป้าสูงเกินจริง

KPI ที่ดีต้องผ่านเกณฑ์ SMART ทั้ง 5 ข้อ:

S — Specific (ชัดเจน)

บอกได้ชัดเจนว่าวัดอะไร

• ❌ ไม่ดี: “เพิ่มยอดขาย”
• ✅ ดี: “เพิ่มยอดขายจาก 8 ล้าน เป็น 10 ล้านบาท”

M — Measurable (วัดได้)

ต้องเป็นตัวเลขที่วัดได้จริง ไม่ใช่ความรู้สึก

• ❌ ไม่ดี: “ลูกค้าพอใจ”
• ✅ ดี: “Customer Satisfaction Score >= 4.5/5”

A — Achievable (ทำได้จริง)

ท้าทายแต่เป็นไปได้ ไม่ใช่ตั้งมาให้ดูดีแต่ทำไม่ได้

• ❌ ไม่ดี: “เพิ่มยอดขาย 1,000%”
• ✅ ดี: “เพิ่มยอดขาย 20%” (ท้าทายแต่เป็นไปได้)

R — Relevant (เกี่ยวข้องกับเป้าหมาย)

KPI ต้องเกี่ยวข้องกับหน้าที่ของแผนกนั้นๆ

• ❌ ไม่ดี: HR วัด “จำนวน Likes บน Facebook”
• ✅ ดี: HR วัด “Employee Retention Rate”

T — Time-bound (มีกรอบเวลา)

ต้องกำหนดว่า “ภายในเมื่อไหร่”

• ❌ ไม่ดี: “สักวันหนึ่งจะเพิ่มยอดขาย”
• ✅ ดี: “เพิ่มยอดขาย 20% ภายใน Q1/2026”

ตัวอย่าง KPI ที่ดี vs ไม่ดี

เคล็ดลับ: ลองเอา KPI ที่คุณใช้อยู่มาเทียบกับ SMART ทั้ง 5 ข้อ ถ้าไม่ผ่านข้อไหน ก็ปรับให้ผ่านก่อน — แค่นี้ KPI ก็จะมีคุณภาพขึ้นมากแล้วครับ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการตั้ง KPI

1. ตั้ง KPI มากเกินไป — พนักงานคนหนึ่งมี KPI 15-20 ตัว จนไม่รู้จะโฟกัสอะไร แนะนำ 3-5 ตัวต่อคน
2. ตั้ง KPI ที่วัดไม่ได้ — เช่น “ทำงานด้วยทัศนคติที่ดี” ไม่มีตัวเลข ไม่รู้จะวัดอย่างไร
3. ใช้ KPI เดียวกันทุกแผนก — แต่ละแผนกมีหน้าที่ต่างกัน KPI ก็ต้องต่างกัน HR ไม่ควรใช้ KPI เดียวกับ Sales
4. ไม่มีกรอบเวลา — ตั้ง KPI แล้วไม่กำหนดว่าวัดเมื่อไหร่ จนไม่มีใครติดตาม
5. ตั้งเป้าสูงเกินจริง — ตั้งเป้าเพิ่มยอดขาย 200% ทั้งที่ปีที่แล้วโต 10% ทำให้ทีมท้อตั้งแต่เริ่ม

สรุป

ในตอนนี้เราได้เรียนรู้ว่า:

• KPI (Key Performance Indicator) = ตัวชี้วัดว่าทำงานได้ดีแค่ไหน ใช้ตัวเลขจับต้องได้ ไม่ใช่ความรู้สึก
• องค์กรต้องมี KPI เพราะช่วยวัดผล ตั้งเป้า ติดตาม และสื่อสารในทีม
• KPI ที่ดี = SMART — Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound
• หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เช่น ตั้ง KPI มากเกินไป หรือตั้ง KPI ที่วัดไม่ได้

พื้นฐานเหล่านี้สำคัญมาก เพราะทุกอย่างที่เราจะทำใน 29 ตอนถัดไปจะต่อยอดจากตรงนี้ ถ้าเราตั้ง KPI ผิดตั้งแต่แรก ระบบ Excel ดีแค่ไหนก็ช่วยไม่ได้ครับ

ในตอนถัดไป EP 2: เริ่มต้นสร้าง KPI ใน Excel เราจะเริ่มลงมือสร้างตาราง KPI จริงใน Excel แล้ว

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร?

KPI (Key Performance Indicator) คือตัวชี้วัดผลงานที่วัดได้เป็นตัวเลข เน้นการติดตามผลลัพธ์ ส่วน OKR (Objectives and Key Results) คือกรอบการตั้งเป้าหมายที่เน้นทิศทางและผลลัพธ์สำคัญ โดย KPI มักใช้วัดงานประจำ ส่วน OKR ใช้สำหรับเป้าหมายเชิงรุก

ในทางปฏิบัติ หลายองค์กรใช้ทั้ง KPI และ OKR ควบคู่กัน โดย OKR ใช้ตั้งทิศทาง และ KPI ใช้วัดว่าทำได้ตามเป้าหรือไม่

KPI ต้องมีกี่ตัวต่อคน?

แนะนำ 3-5 ตัวต่อคน เพื่อให้โฟกัสได้ ถ้ามากเกินไปจะกระจายความสนใจ ถ้าน้อยเกินไปอาจไม่ครอบคลุมงานสำคัญ โดยควรแบ่งเป็น KPI หลัก (สำคัญที่สุด) 2-3 ตัว และ KPI รอง 2 ตัว

ใช้ Google Sheets แทน Excel ได้ไหม?

ได้ครับ สูตรส่วนใหญ่ในซีรีส์นี้ทำงานได้ใน Google Sheets เช่นกัน แต่บาง feature เช่น Power Query, Power Pivot และ VBA Macros ใช้ได้เฉพาะใน Excel เท่านั้น สำหรับ EP 1-16 สามารถใช้ Google Sheets ทดแทนได้

KPI เหมาะกับบริษัทขนาดไหน?

KPI เหมาะกับทุกขนาดองค์กร ตั้งแต่ SME 10 คน ไปจนถึงบริษัทพันคน สิ่งที่ต่างคือ ความซับซ้อน — บริษัทเล็กอาจมี KPI 10-20 ตัว ส่วนบริษัทใหญ่อาจมี 200+ ตัวที่ต้องจัดการ

ควร update KPI บ่อยแค่ไหน?

ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน — Sales KPI อาจ update รายวันหรือรายสัปดาห์ ส่วน HR KPI อย่าง Retention Rate อาจ update รายเดือนหรือรายไตรมาส หลักการคือ update ถี่พอที่จะแก้ไขได้ทันถ้าผลงานไม่เข้าเป้า

KPI กับ Competency ต่างกันอย่างไร?

KPI วัด “ผลลัพธ์ของงาน” เช่น ยอดขาย 10 ล้านบาท ส่วน Competency วัด “ความสามารถ/พฤติกรรม” เช่น ทักษะการสื่อสาร ความเป็นผู้นำ ระบบประเมินผลที่สมบูรณ์ควรใช้ทั้งสองอย่าง โดยทั่วไปสัดส่วน KPI 70% + Competency 30%

📥 ดาวน์โหลดฟรี: KPI Assessment Checklist

[IMAGE: ep1-kpi-checklist-preview.webp | alt: ตัวอย่าง KPI Assessment Checklist แสดง SMART criteria checklist]

ในไฟล์ PDF จะมี:

• SMART KPI Checklist — เอาไว้ตรวจสอบ KPI ที่คุณมีอยู่
• ตัวอย่าง KPI แต่ละแผนก — HR, Sales, Finance, QC, Logistics
• Template การเขียน KPI — กรอกแล้วใช้ได้เลย

วิธีใช้:

1. พิมพ์ออกมาหรือเปิดใน tablet
2. เอา KPI ที่องค์กรใช้อยู่มาเทียบ SMART ทีละข้อ
3. KPI ไหนไม่ผ่าน ให้ปรับตามตัวอย่างในไฟล์

ตอนถัดไป

EP 2: เริ่มต้นสร้าง KPI ใน Excel (พื้นฐาน)

ในตอนหน้าเราจะได้ลงมือทำจริงแล้ว:

• เปิด Excel สร้างตาราง KPI แรก
• ใส่ข้อมูลตัวอย่าง
• ใส่สูตรคำนวณ Achievement %
• จัดรูปแบบให้ดูเป็นมืออาชีพ
• ดาวน์โหลด Excel template ไปใช้ได้เลย