คู่มือปฏิบัติจริงสำหรับ HR — ตั้งแต่เตรียมเอกสารก่อนเริ่มงาน จนถึง 90 วันแรก
การรับพนักงานใหม่เข้าทำงานเป็นเรื่องน่ายินดี แต่ในทางปฏิบัติ มันมาพร้อมกับขั้นตอนทางกฎหมาย เอกสาร และงานบริหารที่ HR ต้องจัดการอย่างรัดกุม
ขึ้นทะเบียนประกันสังคมไม่ทันภายใน 30 วัน? นั่นคือความเสี่ยงด้าน Compliance ลืมเก็บเอกสารก่อนวันเริ่มงาน? พนักงานใหม่เริ่มงานช้า ไม่ดูแลประสบการณ์สัปดาห์แรก? พนักงานเริ่มหมดไฟก่อนจะได้ลงมือทำงานจริง
บทความนี้รวบรวมทุกสิ่งที่บริษัทไทยต้องจัดการเมื่อรับพนักงานใหม่ในปี 2026 รวมถึงข้อกฎหมายและอัตราเงินสมทบที่อัปเดตล่าสุด
ทำไมเช็คลิสต์ Onboarding ที่เป็นระบบจึงสำคัญ
งานวิจัยชี้ให้เห็นอย่างต่อเนื่องว่าบริษัทที่มีกระบวนการ Onboarding ที่ชัดเจน มีอัตราการรักษาพนักงานสูงขึ้นและพนักงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพเร็วขึ้น
แต่นอกเหนือจากสถิติ ยังมีเหตุผลที่ใกล้ตัวกว่า: กฎหมายแรงงานไทยกำหนดให้ต้องดำเนินการบางอย่างภายในระยะเวลาที่กำหนด ไม่ว่าจะเป็นการขึ้นทะเบียนประกันสังคม การจัดทำทะเบียนลูกจ้าง หรือการทำสัญญาจ้างงาน
เช็คลิสต์ไม่ใช่แค่เครื่องมือจัดระเบียบ แต่เป็นวิธีที่ทำให้คุณไม่พลาดข้อกำหนดทางกฎหมาย
ก่อนเริ่มงาน (Pre-Boarding)
Onboarding ที่ดีเริ่มก่อนวันแรกของพนักงาน ใช้ช่วงเวลาระหว่างตอบรับข้อเสนอถึงวันเริ่มงานเพื่อจัดการเอกสารและเตรียมความพร้อม
เอกสารที่ต้องเก็บ:
- [ ] สำเนาบัตรประชาชน (พนักงานไทย)
- [ ] สำเนาพาสปอร์ตและใบอนุญาตทำงาน (พนักงานต่างชาติ)
- [ ] เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN)
- [ ] ข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับจ่ายเงินเดือน
- [ ] ข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉิน
- [ ] วุฒิการศึกษาและใบรับรองการทำงาน (ถ้ามี)
- [ ] หนังสือรับรองการทำงานจากที่เก่า (ถ้ามี)
- [ ] สัญญาจ้างงานที่ลงนามแล้ว
สิ่งที่ต้องระบุในสัญญาจ้างงาน:
กฎหมายแรงงานไทยกำหนดให้สัญญาจ้างงานระบุหน้าที่งาน ค่าจ้าง ชั่วโมงทำงาน เงื่อนไขทดลองงาน และสวัสดิการอย่างชัดเจน สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 10 คนขึ้นไป ต้องจัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย
เตรียมความพร้อมภายใน:
- [ ] จัดเตรียมโต๊ะทำงาน คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ที่จำเป็น
- [ ] สร้างอีเมลและบัญชีเข้าระบบ
- [ ] เตรียมเอกสารต้อนรับและคู่มือพนักงาน
- [ ] มอบหมาย Buddy หรือพี่เลี้ยงสำหรับพนักงานใหม่
- [ ] แจ้งทีมเรื่องวันเริ่มงานของพนักงานใหม่
- [ ] จัดตารางปฐมนิเทศสำหรับสัปดาห์แรก
- [ ] เตรียมบัตรผ่านเข้าอาคาร
วันแรก (Day 1)
วันแรกกำหนดความรู้สึกที่พนักงานมีต่อบริษัท ทำให้เป็นระบบแต่อบอุ่น — พนักงานควรกลับบ้านด้วยความรู้สึกมั่นใจ ไม่ใช่สับสน
ช่วงเช้า:
- [ ] ต้อนรับและพาเดินชมออฟฟิศ
- [ ] แนะนำทีมงานและคนสำคัญที่ต้องรู้จัก
- [ ] อธิบายวัฒนธรรมองค์กร วิสัยทัศน์ และความคาดหวัง
- [ ] ทบทวนคู่มือพนักงาน
- [ ] ตรวจสอบเอกสาร Pre-Boarding ว่าครบถ้วน
ช่วงบ่าย:
- [ ] แนะนำการใช้ระบบ IT — อีเมล เครื่องมือทำงาน ระบบภายใน
- [ ] หัวหน้าอธิบายบทบาท ความรับผิดชอบ และเป้าหมายเบื้องต้น
- [ ] อธิบายช่องทางสื่อสาร (Line กลุ่ม, Slack, อีเมล)
- [ ] แจกผังองค์กรและสายการรายงาน
- [ ] แจ้งตารางงานสัปดาห์แรก
งาน Compliance:
- [ ] ตรวจสอบว่าสัญญาจ้างงานลงนามและเก็บเข้าแฟ้มแล้ว
- [ ] เริ่มกระบวนการขึ้นทะเบียนประกันสังคม (แบบ สปส. 1-03)
- [ ] ตั้งค่าระบบเงินเดือนและหักภาษี ณ ที่จ่าย
สัปดาห์แรก
สัปดาห์แรกเป็นช่วงสร้างความเข้าใจ พนักงานใหม่ควรรู้ว่าทีมทำงานอย่างไร ต้องติดต่อใครเรื่องอะไร และความสำเร็จในตำแหน่งนี้หน้าตาเป็นอย่างไร
- [ ] เข้าอบรมที่จำเป็น (ความปลอดภัย, ข้อมูลส่วนบุคคล, นโยบายบริษัท)
- [ ] Shadow การทำงานของสมาชิกในทีม
- [ ] ทำความเข้าใจโปรเจกต์ปัจจุบันและลำดับความสำคัญของทีม
- [ ] ตั้ง 1-on-1 กับหัวหน้าเป็นประจำ (แนะนำทุกสัปดาห์)
- [ ] ตรวจสอบว่าเข้าถึงระบบทั้งหมดได้ถูกต้อง
- [ ] ส่งแบบขึ้นทะเบียนประกันสังคมที่สำนักงานประกันสังคม
กำหนดสำคัญ: การขึ้นทะเบียนประกันสังคม (แบบ สปส. 1-03) ต้องส่งภายใน 30 วันนับจากวันเริ่มงาน อย่ารอจนใกล้ครบกำหนด — เริ่มดำเนินการตั้งแต่สัปดาห์แรก
30-60-90 วันแรก
วันที่ 1–30: เรียนรู้และปรับตัว
- [ ] เข้าอบรมทั้งหมดที่กำหนด
- [ ] เข้าใจเป้าหมายของทีมและ KPI ส่วนบุคคล
- [ ] สร้างความสัมพันธ์กับทีมข้ามสายงาน
- [ ] เข้าร่วมประชุมประจำที่สำคัญ
- [ ] Check-in สิ้นเดือน: รับ Feedback, แก้ไขข้อกังวล
วันที่ 31–60: ลงมือทำ
- [ ] รับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง
- [ ] มีส่วนร่วมในโปรเจกต์ทีมอย่างเป็นอิสระมากขึ้น
- [ ] เสนอแนวทางปรับปรุงกระบวนการ
- [ ] Review กลางทางกับหัวหน้า: ติดตามความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมาย
วันที่ 61–90: เป็นส่วนหนึ่งของทีม
- [ ] ทำงานในหน้าที่หลักได้อย่างเป็นอิสระ
- [ ] ประเมินผลช่วงทดลองงาน (กฎหมายไทยอนุญาตให้ทดลองงานได้สูงสุด 120 วัน)
- [ ] ยืนยันการจ้างงานถาวร หรือต่อทดลองงานถ้าจำเป็น
- [ ] ตั้งเป้าหมายและแผนพัฒนาสำหรับไตรมาสถัดไป
- [ ] Review Onboarding รอบสุดท้าย: อะไรดี อะไรควรปรับปรุง
เอกสารและข้อกำหนด Compliance สำหรับบริษัทไทย (2026)
ข้อกฎหมายที่นายจ้างไทยต้องปฏิบัติตาม อัปเดตล่าสุดปี 2026:
ประกันสังคม (สปส.):
- ขึ้นทะเบียนลูกจ้างทุกคนภายใน 30 วันนับจากวันเริ่มงาน
- ฐานค่าจ้างสูงสุดสำหรับคำนวณเงินสมทบปี 2026: 17,500 บาท/เดือน
- เงินสมทบสูงสุดต่อฝ่าย: 875 บาท/เดือน (17,500 x 5%)
- นายจ้างและลูกจ้างสมทบฝ่ายละ 5% ของค่าจ้าง
- นำส่งเงินสมทบภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
- แจ้งลูกจ้างลาออก/เลิกจ้าง ด้วยแบบ สปส. 6-09 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
- แจ้งเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกจ้าง ด้วยแบบ สปส. 6-10
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย:
- ลงทะเบียนพนักงานสำหรับหักภาษี ณ ที่จ่าย
- หักภาษีจากทุกรอบจ่ายเงินเดือนตามประมาณการรายได้ทั้งปี
- นำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด. 1) ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือวันที่ 15 หากยื่นออนไลน์)
ทะเบียนลูกจ้าง:
- บริษัทที่มีพนักงาน 10 คนขึ้นไป ต้องจัดทำทะเบียนลูกจ้างเป็นภาษาไทย
- เก็บรักษาทะเบียนอย่างน้อย 2 ปีหลังสิ้นสุดการจ้าง
- ข้อมูลที่ต้องระบุ: ชื่อ วันเกิด เพศ สัญชาติ วันเริ่มงาน ตำแหน่ง ค่าจ้าง และชั่วโมงทำงาน
ค่าแรงขั้นต่ำ (2026):
- กรุงเทพฯ: 400 บาท/วัน (มีผลตั้งแต่กรกฎาคม 2025)
- อัตราแตกต่างตามจังหวัด — ตรวจสอบอัตราที่ใช้สำหรับพื้นที่ของคุณ
ดาวน์โหลดเช็คลิสต์ฟรี
เรารวบรวมทุกอย่างด้านบนเป็นเช็คลิสต์หน้าเดียวที่สามารถปริ้นท์ใช้ได้กับทุกการรับพนักงานใหม่
ดาวน์โหลดเช็คลิสต์ Onboarding (PDF) →
ปรับแต่งเพิ่มเติมตามข้อกำหนดเฉพาะของบริษัทคุณได้เลย
เลิกจัดการ Onboarding ด้วย Spreadsheet
เช็คลิสต์เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่ถ้าคุณรับพนักงานใหม่หลายคนต่อเดือน การติดตามทุกอย่างผ่าน Spreadsheet, Line และอีเมลจะยุ่งเหยิงอย่างรวดเร็ว
OnboardFlow ช่วยทำให้ทุกอย่างเป็นระบบอัตโนมัติ:
- HR จัดการ Onboarding ใน monday.com — สร้างเทมเพลต ติดตามความคืบหน้า ตรวจสอบเอกสาร ทั้งหมดใน Workspace เดียว
- พนักงานใหม่ใช้แอปมือถือที่ใช้ง่าย — รายการงานชัดเจน อัปโหลดเอกสารสะดวก แจ้งเตือนผ่าน Push Notification
- ทุกอย่าง Sync อัตโนมัติ — ไม่ต้องติดตามเอง ไม่มีเอกสารหาย ไม่พลาดกำหนดเวลา
ทีม HR ได้ระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพ พนักงานใหม่ได้ประสบการณ์ที่ราบรื่น กำหนดเวลา Compliance ไม่พลาดอีกต่อไป