ขั้นตอนการ Onboarding ที่ดีที่สุด คือการผสมผสานระหว่าง workflow งาน HR ที่เราคุ้นเคย กับเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่ทำให้พนักงานเกิดความประทับใจ
Monday.com ได้กลายเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารงาน HR ยุคใหม่ ตั้งแต่กระบวนการรับสมัครงานไปจนถึงการเก็บรักษาข้อมูลพนักงาน แพลตฟอร์มนี้ให้ความสามารถในการมองเห็นภาพรวมและระบบอัตโนมัติที่ทีมต้องการเพื่อจัดการงานอย่างเป็นระบบ
แต่มีคำถามหนึ่งที่ควรถาม: พนักงานใหม่ของคุณจำเป็นต้องเหนื่อยกับการเรียนรู้การใช้งานระบบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตั้งแต่วันแรกหรือไม่?
คำตอบของเราคือ ไม่จำเป็น
กระบวนการ Onboarding
ทุกกระบวนการ Onboarding มีผู้เกี่ยวข้องสองกลุ่ม ที่มีความต้องการแตกต่างกันอย่างชัดเจน
ทีม HR ต้องการระบบจัดการ Workflow ที่มีความสามารถในการมองเห็นภาพรวมของ ขั้นตอนการ Onboarding ของพนักงานใหม่หลายๆคนพร้อมกัน, การติดตามเอกสาร, ระบบอัตโนมัติ และการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ซึ่ง Monday.com ทำสิ่งเหล่านี้ได้อย่างยอดเยี่ยมอยู่แล้ว
พนักงานใหม่ ต้องการสิ่งที่เรียบง่ายกว่า: ขั้นตอนสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจน วิธีอัปโหลดเอกสารที่ง่าย และความมั่นใจว่าพวกเขากำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง พวกเขาไม่ต้องการ Dashboard ระบบอัตโนมัติ หรือฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องกับ Board ต่างๆ พวกเขาต้องการแค่ความเรียบง่ายในการใช้งาน
ระบบ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือระบบที่เข้าใจความแตกต่างนี้และปรับให้เหมาะสมกับทั้งสองฝ่าย
“Easy to Use” หมายความว่าอย่างไร
ลองนึกถึงแอปที่ผู้คนใช้ทุกวัน Grab, Airbnb, Foodpanda อะไรทำให้มันใช้งานง่ายขนาดนั้น?
- ทำแค่เรี่ยงเดียว แต่ละแอปทำสิ่งเดียวได้ดี
- ไม่ต้องเรียนรู้ เปิดมาก็รู้ทันทีว่าต้องทำอะไร
- ออกแบบมาเพื่อการใช้งานบน Mobile ออกแบบตามวิธีที่คนใช้โทรศัพท์จริงๆ
- เห็นความคืบหน้าได้ชัดเจน รู้เสมอว่าตัวเองอยู่ตรงไหน
ลองจินตนาการว่าถ้าการ Onboarding ทำให้พนักงานใหม่ของคุณรู้สึกแบบนั้นได้
ไม่ต้อง Login เข้าแพลตฟอร์มที่ไม่คุ้นเคย ไม่ต้องหาว่าต้องดู Board ไหน ไม่สับสนว่าต้องทำอะไร แค่ประสบการณ์ที่สะอาด โฟกัส และนำทางพวกเขาไปทีละขั้นตอน
นั่นคือความหมายของ Onboard ที่ง่าย เร็ว และแม่นยำ ลดอุปสรรคจนประสบการณ์รู้สึกง่ายดาย
ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญต่อการทำ Onboarding
ตามความเป็นจริงแล้ว ยิ่งคุณทำให้ Onboarding ง่ายขึ้นเท่าไหร่ พนักงานใหม่ก็ยิ่งมีโอกาสทำสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น
เมื่อการ Onboarding ต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่ งานก็ถูกเลื่อนออกไป เอกสารมาถึงช้า HR ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการติดตาม และพนักงานใหม่เริ่มวันแรกด้วยความรู้สึกว่าตามไม่ทันแทนที่จะพร้อม
จุดที่เกิดปัญหาเป็นสิ่งที่คาดเดาได้:
- การอัปโหลดเอกสาร ติดอยู่ใน Email/Spam/Junk หรือข้อความในไลน์
- การมองเห็นงาน หายไปในโครงสร้าง Board ที่ซับซ้อน
- การเตือนความจำ HR ต้องติดตามด้วยตนเอง
- การติดตามความคืบหน้า กลายเป็นงาน Excel ที่น่าเบื่อและจำเจ
แต่ละจุดปัญหาใช้เวลาหลายต่อหลายชั่วโมงต่อพนักงานใหม่คนนึงในการติดตามเพียงอย่างเดียว คูณด้วยจำนวนคนที่คุณรับเข้ามา ไม่อยากจะบรรยาย
ข้อได้เปรียบของการใช้งานบน Mobile
พนักงานใหม่ส่วนใหญ่ทำการ Onboarding นอกเวลาทำงาน พวกเขาอัปโหลดรูปบัตรประชาชนจากบ้าน ดูวิดีโอฝึกอบรมระหว่างอยู่บนรถ
ประสบการณ์ Onboarding แบบ Mobile-First มอบสิ่งเหล่านี้:
ถ่ายเอกสารด้วยกล้องได้เลย แตะ ถ่าย อัปโหลด ไม่ต้องสแกน ไม่ต้องส่งไฟล์หาตัวเองทาง Email ไม่สับสนเรื่องรูปแบบไฟล์
Push Notifications เตือนทันทีเมื่องานใกล้ถึงกำหนด ไม่ต้องส่ง Email ติดตามที่น่าอึดอัด
ใช้งานได้ในแบบที่คุ้นเคย ปัด แตะ เลื่อน การโต้ตอบแบบเดียวกับที่พวกเขาใช้ในแอปอื่นทุกแอป
เมื่อพนักงานใหม่ที่ส่วนใหญ่ใช้โทรศัพท์มือถือกันเป็นอยู่แล้ว อัตราการทำ Onboarding ได้สำเร็จก็เพิ่มขึ้นและภาระงานของ HR ก็ลดลง
ให้ Monday.com เป็นศูนย์กลาง
การตั้งค่าที่เหมาะสมที่สุดมีลักษณะดังนี้:
- HR จัดการทุกอย่างใน Monday.com สร้าง Onboarding ติดตามความคืบหน้า ตรวจสอบเอกสาร ติดตามกำหนดเวลา ทั้งหมดใน Workspace ที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้ว
- พนักงานใหม่ใช้แอปมือถือที่โฟกัส รายการงานง่ายๆ อัปโหลดสะดวก ความคืบหน้าชัดเจน ไม่ต้องมีบัญชี Monday.com
- ทุกอย่าง Sync อัตโนมัติ เมื่อพนักงานใหม่ทำงานเสร็จหรืออัปโหลดเอกสาร มันจะปรากฏใน Monday.com ทันที เมื่อ HR อนุมัติเอกสาร พนักงานใหม่จะได้รับการแจ้งเตือน
คุณยังคงมีพลังในการดำเนินงาน พวกเขาได้ประสบการณ์ที่ราบรื่น ทั้งสองฝ่ายได้ประโยชน์
ผลลัพธ์: First Impression ที่ดีกว่า
การ Onboarding คือประสบการณ์จริงครั้งแรกของพนักงานใหม่กับการดำเนินงานของบริษัทคุณ มันกำหนดโทนสำหรับทุกสิ่งที่ตามมา
เมื่อการ Onboarding ราบรื่น เป็นมืออาชีพ และนำทางได้ง่าย มันส่งสัญญาณว่าบริษัทของคุณมีระบบที่ดี มันสร้างความมั่นใจ มันลดความกังวลในวันแรก
เมื่อการ Onboarding สับสน กระจัดกระจาย หรือต้องเรียนรู้เครื่องมือที่ซับซ้อนก่อนวันแรก มันส่งสัญญาณตรงกันข้าม แม้จะไม่ได้ตั้งใจก็ตาม
ประสบการณ์ที่ทันสมัยและใส่ใจขนาดนี้ ไม่ใช่แค่เรื่องประสิทธิภาพ แต่เป็นเรื่องของความประทับใจที่คุณสร้าง
รวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน
Monday.com ให้คุณเป็น Workflow Engine แอปมือถือเฉพาะทางให้ความเรียบง่ายที่พนักงานใหม่ต้องการ การผสมผสานนี้มีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้อย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียว
ดูว่า OnboardFlow เชื่อมต่อทั้งสองอย่างได้อย่างไร →
OnboardFlow คือแอป Onboarding พนักงานที่เชื่อมต่อโดยตรงกับ Monday.com มีให้บริการบน Monday.com Marketplace